Adjointe administrative senior

Vous êtes une adjointe administrative d'expérience qui aime prendre de l'initiative et bien encadrer le gestionnaire ? Vous avez une vision claire et efficace des tâches à mettre en priorité pour que les projets et objectifs soient réalisés avec succès ? Vous êtes proactive, débrouillarde et vous souhaitez un nouveau défi dans votre carrière ?

Nous travaillons en collaboration avec une entreprise de Varennes qui est un joueur clé de la recherche et de l'enseignement au Québec. Vous aurez la chance de rejoindre une équipe multidisciplinaire engagée dans la recherche de pointe, repoussant les frontières du savoir dans les domaines des sciences fondamentales, de l'ingénierie, de la santé et de l'environnement. Ils sont à la recherche d'une nouvelle personne clé dans leur équipe pour soutenir le directeur du centre dans ses fonctions.

Avantages
En rejoignant cette équipe à Varennes, vous bénéficierez d'un environnement stimulant qui vous permettra de faire les choses avec rigueur et qualité. De plus, une possibilité de télétravail partiel est possible selon les périodes de l'année, offrant ainsi une certaine flexibilité dans votre emploi du temps en plus de la semaine de 35 heures de travail. Vous aurez droit à 4 semaines de vacances flexibles pendant l'année plus 2 semaines de vacances payées dans la période des fêtes. Pour conclure, des assurances collectives et une cotisation au REER font également partie des avantages de ce poste.

Responsabilités
Voici à quoi ressemblera vos tâches hebdomadaires dans ce rôle d'adjointe administrative senior à Varennes :

- Effectuer la gestion de l'agenda du directeur, la planification des réunions, des assemblées et événements, ainsi que certains comités du centre. Vous devrez effectuer la préparation minutieuse des documents pertinents pour ces rencontres.
- Faire un suivi rigoureux des dossiers et rappel des échéances importantes pour une prise de décisions éclairées.
- Assister le directeur dans la gestion des dépenses et production de rapports financiers.
- Faire la prise de notes précises lors des réunions et rédaction soignée des procès-verbaux.
- Effectuer la transcription et la mise en page de documents, lettres et rapports.
- Compiler et mettre à jour des données dans les systèmes pour générer des statistiques et rapports.
- Planifier et organiser les déplacements du directeur ainsi que les rapports de dépenses.
- Accueillir des visiteurs et faire le suivi du courrier et de la boîte courriel.
- Rédiger les correspondances professionnelles et les transmettre au directeur et aux gestionnaires.
- Être la personne-ressource pour les dossiers relevant de votre compétence.
- Effectuer des recherches approfondies, rassembler des informations et la documentation des dossiers pour des rapports de synthèse clairs et concis.


Qualifications
En tant qu'adjoint(e) exécutif(ve), votre expertise et votre rigueur seront essentielles pour soutenir le directeur et contribuer au succès de cette entreprise à Varennes. Votre maîtrise des outils bureautiques tels qu'Outlook, Word et Excel, ainsi que votre aptitude à utiliser Powerpoint pour des présentations professionnelles, seront des atouts précieux. Vous devrez faire preuve d'une grande organisation, de gestion du stress et de gestion des priorités dans un environnement stimulant qui valorise la qualité du travail. Votre parfaite maîtrise du français écrit et votre niveau d'anglais avancé faciliteront les communications avec la communauté anglophone des enseignants. Si vous êtes curieuse, débrouillarde et dotée d'une forte initiative, nous vous invitons à postuler dès maintenant pour cette opportunité exceptionnelle!

Sommaire
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Fanny, Alex-Anne et Karine, l'humain en tête !




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