Adjointe exécutive

Notre client, une compagnie en gestion immobilière (résidentiel, commercial, institutionnel et communautaire) au niveau local et international, cherche à embaucher, une adjointe exécutive pour leur bureau du centre-ville Montréal.



Avantages
- 37,5h par semaine en présentiel;
- 2 semaines de congés (fermé entre noël et jour de l'an / payé) ;
- 6 journées flottantes;
- Assurance maladie ;
- REER ;
- Carte de transport payé ;
- Équipe stable et humaine en croissance;
- Échelle salariale compétitive en fonction de l'expérience (60k$-65k$);



Responsabilités
Gestion d’agenda
- Assister l’associé dans ses tâches administratives (agenda, courriels,
appels téléphoniques, etc.);
- Organiser des réunions à l’interne et/ou à l’externe (Microsoft Teams,
Zoom ou autre plateforme);
- Planifier et gérer de l’agenda de l’associé, les rencontres et coordonner
les déplacements; 
- Assurer le suivi des communications envoyées par la direction (courriels);
- Tenir à jour les bases de données contacts; 
- Organiser les déplacements de l’associé (voyages, hôtels, billets d’avion
etc);
- Effectuer des inscriptions à des évènements extérieurs (forums,
conférences, etc.);
- Au besoin, rédiger les procès-verbaux et autres rapports de rencontres;

Comptabilité:
- Préparer les comptes de dépenses mensuels;
 
Achats / commandes
- Faire des achats en ligne pour des événements corporatifs;
- Effectuer des commandes spéciales (achats-cadeaux, billets de
spectacles, événements sportifs);
- Impression et mise en page;
- Imprimer des documents demandés;
- Mettre en page et relier des documents;
- Rédiger, créer, réviser et faire la mise en page de la correspondance ou
des présentations PowerPoint (avec graphiques ou tableaux); 
- Vérifier l’exactitude des données, de la grammaire ainsi que l’esthétique
des documents;

Autres :
- Prendre des initiatives et faire preuve de proactivité au quotidien dans la
prise de décision et la réalisation de tâches dans son champ de
compétences;
- Collaborer / assister au besoin les deux autres associés et les divers
membres de l’équipe ;
- Collaborer, avec les membres de l’équipe, à l’élaboration et à la mise en
œuvre de divers autres projets;
- Collaborer avec la réceptionniste à l’organisation de la logistique pour des
rencontres en présentiel au bureau;
- Prendre part à certaines réunions (prendre des notes et gérer les
documents reliés à ces réunions);
- Effectuer diverses tâches cléricales et administratives demandées par
l’associé;
- Assurer un suivi de tous les documents soumis pour signature ou
approbation par l’associé;
- Envoi de masse (ex : Carte de Noël virtuelle et physique en collaboration
avec un des associés);
- Au besoin, compléter des recherches sur internet ou auprès d’autres
sources;
- Procéder à la classification des dossiers et de la documentation, tant
électronique que papier, et ce, en fonction du système de gestion
documentaire en place;
- Contribuer si besoin est à l’aménagement des espaces du bureau;
- Fournir de l’aide à l’organisation des activités corporatives;
- Exécuter toutes autres tâches connexes;

Qualifications
o Diplôme collégial, ou combinaison équivalente d'études ;
o Minimum de trois ans d'expérience professionnelle dans un poste similaire ;
o Bilinguisme français et anglais (requis);
o Maîtrise de l'utilisation de la suite MS Office ainsi que d'autres logiciels pertinents ;
o Discrétion et normes d'éthique élevées pour traiter des informations confidentielles et sensibles;
o Professionnalisme, flexibilité et excellentes capacités d'organisation et de communication ;
o Capacité à travailler de manière autonome sous pression et avec des contraintes de temps ;
o Bonnes compétences en gestion de projets multitâches ;
o Esprit d'équipe et capacité à travailler efficacement au sein d'une équipe avec des cadres supérieurs et des dirigeants et à tous les niveaux de l'organisation ;
o Capacité à exercer un bon jugement, à faire preuve d'initiative et à être proactif
o Techno-friendly;

Sommaire
Ce poste vous intéresse ? Veuillez envoyer votre candidature par courriel à gregory.milhau@randstad.ca, et/ou Anty.Tzitzikas@randstad.ca et nous vous contacterons rapidement si votre profil correspond aux critères.

Au plaisir de vous parler.

L'humain en tête!

Randstad Canada s'engage à favoriser une main-d'œuvre représentative de toutes les populations du Canada. Nous nous engageons en conséquence à développer et à mettre en œuvre des stratégies pour promouvoir l'équité, la diversité et l'inclusion dans toutes nos sphères d'activité en examinant nos politiques, pratiques et systèmes internes tout au long du cycle de vie de notre main-d'œuvre, y compris au niveau du recrutement, de la rétention et de l'avancement pour tout individu. En plus de notre profond engagement sur le respect des principes des droits de la personne, nous nous engageons à prendre toute mesure positive pour influer sur les changements à mettre en place en vue de garantir la participation de tout individu dans le monde du travail et ce, sans obstacle, systémique ou autre, en particulier pour les groupes en quête d'équité généralement sous-représentés dans la main-d'œuvre au Canada, y compris les personnes qui s'identifient comme femmes ou personnes non-binaires/non conformes au genre, les Peuples et communautés autochtones, les personnes en situation de handicap (visible ou invisible), les personnes faisant partie des minorités visibles, les personnes racisées et des communautés LGBTQ2+.

Randstad Canada s'engage à créer et à maintenir un milieu de travail inclusif et accessible pour toutes les personnes candidates et employés en soutenant leurs besoins d'accessibilité et d'accommodation tout au long du cycle de vie de l'emploi. Nous demandons à toutes les personnes demandeuses d'emploi de bien vouloir identifier leurs besoins en matière d'accommodation en envoyant un courriel à accessibilite@randstad.ca pour s'assurer de leur capacité à participer pleinement au processus d'entrevue.