Réceptionniste et adjointe administrative en immobilier

Notre client, une entreprise dans le domaine de l'immobilier commercial, cherche à embaucher, une adjointe administrative - réceptionniste pour leur bureau situé à Côte-des-Neiges, Montréal.

Ce que l'entreprise vous offre:
- Poste permanent;
- 40 heures / semaine;
- 2 semaines de vacances;
- 3 journées maladie;
- Assurance
- 100% présentiel ;
- Équipe stable et humaine ;
- Échelle salariale entre 38k$ et 45k$ /an (en fonction de l'expérience) ;

Avantages
- Poste permanent;
- 40 heures / semaine;
- 2 semaines de vacances;
- 3 journées maladie;
- Assurance
- 100% présentiel ;
- Équipe stable et humaine ;
- Échelle salariale entre 38k$ et 45k$ /an (en fonction de l'expérience) ;

Responsabilités
Fonctions de réceptionniste :
- Accueillir les visiteurs du bureau de manière accueillante (offrir des sièges, des rafraîchissements, etc.) ;
- Coordonner les réunions à la demande des services de location, de comptabilité ou des opérations ;
- Prévoir les sièges de la salle de conférence, l'eau, le papier, les stylos et les appareils audiovisuels avant les réunions ;
- Offrir des rafraîchissements dans la salle de conférence au début des réunions et selon les besoins;
- Commander ou acheter du café, du thé, du lait, du sucre, des serviettes, des couverts en plastique, des assiettes en carton, de l'eau et toute autre fourniture de cuisine de bureau, selon les besoins et les ranger ;
- Débarrasser le lave-vaisselle tous les matins et maintenir les comptoirs propres et dégagés tout au long de la journée ;
- Apprendre et maîtriser le système téléphonique à 6 lignes et aider les autres employés à configurer la fonctionnalité des messages, les conférences, etc. ;
- Filtrer et diriger tous les appels téléphoniques ou les demandes/plaintes des locataires vers les services appropriés ;

Opérations, comptabilité et location
- Prendre les messages téléphoniques si nécessaires et être capable de discerner les priorités de l'appelant et agir en conséquence ;
- Maintenir l'inventaire de toutes les fournitures de bureau et d'impression ;
- Distribuer à tout le personnel les dates limites pour les commandes de bureau et commander les fournitures de bureau et d'impression ;
- Recevoir toutes les fournitures de bureau et d'imprimante et les ranger aux endroits désignés ;
- S'assurer que toutes les imprimantes sont chargées de papier chaque matin et qu'elles sont opérationnelles ;
- Contact principal pour le support des imprimantes ;
- Coordonner et assurer le suivi du courrier recommandé, de la livraison par messager ou de la livraison par huissier des documents, selon les besoins ;
- Composer et faire circuler les mémos internes selon les besoins ;
- Rédiger des mémos en français et en anglais à l'intention des locataires (Les ébauches seront relues) ;
- Tenir à jour le système de classement par code de couleur ;

Tâches de marketing :
- Planification d'événements - village de Noël, Halloween, Pâques. Les tâches comprennent des recherches sur les options annuelles disponibles pour les fêtes ci-dessus ;
- Coordination des fêtes, ventes/événements publicitaires spéciaux sur les médias sociaux et imprimés ;
- Rédaction de projets de contenu publicitaire ;
- Coordination des cadeaux et des cartes de vœux destinés à tous les locataires et fournisseurs ;

Soutien aux opérations :
- Maintenir une base de données Excel de toutes les demandes d'exploitation/entretien ;
- Classer par ordre de priorité toutes les demandes d'entretien, créer tous les formulaires de demande d'entretien pour les transmettre au département des opérations ;
- Contacter les ressources appropriées du département des opérations ou de l'entretien selon les besoins ;
- Tenir à jour une base de données Excel de toutes les demandes/plaintes relatives à la sécurité ;
- Travailler directement avec le directeur de la sécurité pour coordonner/expédier les demandes/plaintes liées à la sécurité;
- Publier des offres d'emploi dans le domaine de l'exploitation et de la sécurité, selon les besoins ;

Soutien à la location :
- Organiser des réunions avec les locataires, selon les besoins ;
- Coordonner les vérifications de crédit pour les nouveaux locataires ;
- Numériser et classer les documents de bail exécutés et les faire circuler en interne, le cas échéant ;
- Envoyer les documents de bail exécutés aux locataires, si nécessaire ;
- Tenir à jour et faire circuler une liste de contacts des locataires ;
- Récupération des dossiers de location, le cas échéant ;

Soutien comptable :
- Enregistrer les paiements de loyers selon les besoins ;
-Classer toutes les factures payées ;
- Récupération des documents comptables selon les besoins ;
- Création et étiquetage du dossier annuel Y/E ;

Qualifications
- Diplômé du CEGEP ou équivalent ;
- Avoir déjà travaillé dans le secteur immobilier;
- Parler couramment l'Anglais et français (autres langues un atout) ;
- Compétences rédactionnelles en l'Anglais et français ;
- Comportement poli et professionnel ;
- Habitudes de travail ordonnées ;
- Calme et respectueux des collègues de travail ;
- Motivé(e) et capable de travailler de façon autonome ;
- Intérêt pour l'apprentissage de l'administration des biens immobiliers commerciaux ;
- Volonté d'assumer de nouvelles tâches et fonctions à mesure que l'on se familiarise avec le poste ;


Sommaire
Ce poste vous intéresse ? Veuillez envoyer votre candidature par courriel à gregory.milhau@randstad.ca et stephanie.desgagnes@randstad.ca et nous vous contacterons rapidement si votre profil correspond aux critères.

Au plaisir de vous parler.

L'humain en tête!

Randstad Canada s'engage à favoriser une main-d'œuvre représentative de toutes les populations du Canada. Nous nous engageons en conséquence à développer et à mettre en œuvre des stratégies pour promouvoir l'équité, la diversité et l'inclusion dans toutes nos sphères d'activité en examinant nos politiques, pratiques et systèmes internes tout au long du cycle de vie de notre main-d'œuvre, y compris au niveau du recrutement, de la rétention et de l'avancement pour tout individu. En plus de notre profond engagement sur le respect des principes des droits de la personne, nous nous engageons à prendre toute mesure positive pour influer sur les changements à mettre en place en vue de garantir la participation de tout individu dans le monde du travail et ce, sans obstacle, systémique ou autre, en particulier pour les groupes en quête d'équité généralement sous-représentés dans la main-d'œuvre au Canada, y compris les personnes qui s'identifient comme femmes ou personnes non-binaires/non conformes au genre, les Peuples et communautés autochtones, les personnes en situation de handicap (visible ou invisible), les personnes faisant partie des minorités visibles, les personnes racisées et des communautés LGBTQ2+.

Randstad Canada s'engage à créer et à maintenir un milieu de travail inclusif et accessible pour toutes les personnes candidates et employés en soutenant leurs besoins d'accessibilité et d'accommodation tout au long du cycle de vie de l'emploi. Nous demandons à toutes les personnes demandeuses d'emploi de bien vouloir identifier leurs besoins en matière d'accommodation en envoyant un courriel à accessibilite@randstad.ca pour s'assurer de leur capacité à participer pleinement au processus d'entrevue.