cinq étapes du processus de planification de la main-d’œuvre.

La pénurie de main-d’œuvre qui sévit actuellement est bien réelle et touche des entreprises de presque tous les secteurs. Toutefois, pour les entreprises qui ont besoin d’effectifs importants, comme celles des secteurs de la fabrication, du commerce de détail et de la construction, il est particulièrement difficile de pourvoir les postes vacants. Ce facteur peut malheureusement entraîner des retards de production, une hausse des coûts et une perte de revenus.

Dans une récente étude menée par le Conseil canadien des affaires, 80 % des organisations interrogées ont déclaré avoir de la difficulté à pourvoir les postes vacants. Par ailleurs, près des deux tiers de ces chefs d’entreprise ont dit avoir dû refuser des contrats ou retarder des projets et 60 % ont subi des pertes de revenus en raison de la pénurie de main-d’œuvre. En fait, les entreprises perdent des milliards de dollars en raison des défis actuels en matière de main-d’œuvre.

Certaines entreprises ont tenté d’augmenter les salaires pour attirer plus de travailleurs qualifiés. Bien que cette méthode puisse être utile, elle ne peut régler le fond du problème sans être accompagnée d’une stratégie détaillée. La planification de la main-d’œuvre est un outil qui a le pouvoir d’aider les entreprises à surmonter la pénurie de main-d’œuvre actuelle et à se préparer à leurs futurs besoins de talents.

Dans ce guide, nous discuterons de ce qu’est la planification de la main-d’œuvre et de son importance, et nous expliquerons les cinq étapes du processus.

pourquoi investir dans la planification de la main-d’œuvre?

La planification de la main-d’œuvre consiste à évaluer les besoins actuels et futurs de l’organisation en matière de main-d’œuvre, d’aptitudes et de compétences, puis à élaborer une stratégie pour acquérir ces compétences recherchées. Mettre en œuvre une stratégie de planification de la main-d’œuvre ou revoir votre stratégie actuelle est important pour de nombreuses raisons. Par exemple :

• déterminer les compétences déjà en place par l’entreprise;
• prévoir les besoins futurs de l’entreprise en matière d’aptitudes, de main-d’œuvre et de compétences;
• améliorer les résultats en matière d’embauche;
• réduire les coûts de recrutement;
• réduire l’écart de compétences;
• améliorer la communication en milieu de travail;
• améliorer la mobilisation des employés;
• bâtir une main-d’œuvre agile et souple que vous pouvez adapter au besoin.

Une fois que vous aurez compris les multiples avantages que la planification du milieu de travail peut offrir aux entreprises quel que soit le volume de leurs effectifs, il est facile de comprendre pourquoi investir dans cette stratégie peut aider votre entreprise à surmonter bon nombre des défis actuels en matière de talents.

le processus de planification de la main-d’œuvre

Que vous vous en rendiez compte ou non, vous avez déjà un processus de planification de la main-d’œuvre en place. Toutefois, s’il n’est pas structuré et aligné sur la mission globale de l’entreprise, ce processus ne fera pas grand-chose pour aider votre entreprise à combler ses besoins actuels ou futurs en matière de talents.

Pour faire face efficacement aux défis de main-d’œuvre d’aujourd’hui et constituer une main-d’œuvre souple pour répondre aux demandes fluctuantes, votre entreprise doit élaborer une stratégie de planification de la main-d’œuvre bien structurée, bien définie et en phase avec ses buts et objectifs spécifiques. Vous devez également prioriser la collaboration fréquente entre tous les acteurs clés, y compris le personnel des ressources humaines (RH), le service des finances, les cadres, les gestionnaires et les superviseurs. Cette collaboration de haut niveau garantit que vos stratégies contribuent à l’atteinte des objectifs de votre entreprise.

Voici un aperçu détaillé des cinq étapes de l’élaboration d’une stratégie de planification du milieu de travail.

1. susciter un sentiment d’urgence

Pour élaborer une stratégie efficace de planification de la main-d’œuvre, vous devez obtenir l’appui de la haute direction. Habituellement, c’est le service des RH qui est responsable d’obtenir cette adhésion. Malgré les multiples avantages qu’offre la planification de la main-d’œuvre, il peut être difficile d’obtenir l’approbation de ce type d’investissement. C’est particulièrement vrai aujourd’hui, car de nombreuses entreprises se remettent encore des effets de la COVID-19 et doivent composer avec les demandes fluctuantes des clients et des préoccupations croissantes en matière d’inflation.

L’une des façons les plus efficaces d’obtenir ce soutien est de susciter un sentiment d’urgence quant à la planification de la main-d’œuvre. Cette étape ne devrait pas être trop difficile à réaliser compte tenu du resserrement du marché du travail et des défis continus liés aux talents, comme l’écart croissant de compétences. Il est important que les dirigeants de l’entreprise comprennent que se concentrer uniquement sur les besoins actuels en matière de talents de l’organisation la préparera mal pour l’avenir.

Par exemple, si votre entreprise souhaite investir dans des technologies de pointe, comme l’automatisation, elle aura besoin de travailleurs qualifiés pour gérer cette technologie. Toutefois, attendre que l’entreprise soit prête à implanter cette technologie pour acquérir ces talents pourrait être trop tard. La planification de la main-d’œuvre vous permet de commencer à acquérir les compétences dès maintenant afin que votre entreprise puisse garder une longueur d’avance sur la concurrence.

Comme la pénurie de main-d’œuvre n’est pas en voie de se terminer et que l’écart de compétences continue de se creuser, la vraie question n’est pas de savoir si votre entreprise peut se permettre d’investir dans la planification de la main-d’œuvre, mais si elle peut se permettre de ne pas le faire.

2. passer de la stratégie aux ressources humaines

Une fois que vous avez obtenu l’adhésion de la haute direction, la prochaine étape consiste à déterminer les objectifs actuels et futurs de l’entreprise. Votre équipe devrait travailler ensemble pour déterminer où l’entreprise souhaite se situer dans un, trois, cinq et dix ans. Par exemple, votre entreprise prévoit-elle lancer un nouveau produit ou service dans un avenir rapproché, prévoit-elle investir dans de nouvelles technologies au cours des cinq prochaines années ou prévoit-elle ouvrir un nouvel emplacement?

Connaître les plans actuels et futurs de l’entreprise permet de mieux prévoir ses besoins futurs en main-d’œuvre. Par exemple, votre entreprise doit-elle acquérir de nouvelles compétences, constituer un plus grand bassin de travailleurs occasionnels ou se concentrer sur la formation interne? En veillant à ce que tous les membres de l’équipe comprennent bien la vision de l’entreprise, votre stratégie de planification de la main-d’œuvre demeure conforme à ces objectifs.

Avec ces informations, vous pouvez commencer à fusionner les objectifs de l’entreprise avec les objectifs des ressources humaines. Au moment de créer ces objectifs, assurez-vous de tenir compte à la fois des objectifs quantitatifs, comme le nombre de travailleurs ou de gestionnaires dont l’entreprise a besoin au cours des trois prochaines années, et des objectifs qualitatifs, comme les compétences numériques que l’entreprise doit acquérir maintenant. Cette étape peut vous aider à élaborer une stratégie globale qui permet à l’entreprise d’atteindre ses objectifs.

3. analyser l’effectif et classifier les compétences

Connaître les compétences dont votre entreprise a besoin, aujourd’hui et demain, peut vous permettre d’effectuer une analyse exhaustive de la main-d’œuvre. Commencez par évaluer les aptitudes, les talents et les compétences que votre entreprise possède déjà. Ensuite, vous devez faire la distinction entre les compétences dont votre entreprise a besoin maintenant, celles dont elle aura besoin à l’avenir et celles qui seront susceptibles de devenir désuètes au cours des prochaines années.

Assurez-vous de recueillir les commentaires des gestionnaires et des superviseurs qui connaissent directement les compétences dont l’entreprise a besoin au quotidien. Par exemple, interroger les superviseurs de quart, les chefs de secteur et les gestionnaires de terrain pour mieux comprendre les besoins actuels de l’entreprise. Ces travailleurs peuvent également avoir une connaissance directe des compétences que l’entreprise doit encore acquérir.

Ensuite, vous pouvez classer ces différentes aptitudes, talents et compétences en plusieurs groupes, y compris les suivants.

Bien que cette classification des talents et des compétences puisse prendre du temps, nos équipes de Randstad peuvent vous aider. Dans le cadre des services internes de Randstad, votre gestionnaire attitré peut travailler directement avec votre entreprise pour vous aider à mieux comprendre ces classifications et à utiliser ces désignations pour préparer votre entreprise à l’avenir. Une fois que vous avez classé ces aptitudes, talents et compétences, vous pouvez vous pencher de plus près sur la planification de chaque groupe.

4. effectuer la transition

Une fois que vous aurez terminé l’analyse de l’effectif, déterminé les lacunes actuelles et futures en matière de compétences et classifié ces compétences et talents, votre équipe pourra passer à la phase de transition. À cette étape, votre équipe de planification doit évaluer attentivement chaque classification mentionnée ci-dessus et déterminer quelles interventions RH peuvent aider l’entreprise à atteindre ses buts et objectifs.

Par exemple, si votre entreprise prévoit mettre à niveau sa technologie en milieu de travail dans un avenir proche, il est temps de commencer à planifier. Les compétences nécessaires pour gérer cette technologie, comme les compétences numériques, doivent être classées dans le groupe « les plus recherchés ».

Savoir que votre entreprise a besoin de ces compétences n’est que la première partie du processus de planification de la main-d’œuvre. Il faut maintenant déterminer la meilleure façon d’acquérir ces compétences.  Par exemple, vous devrez peut-être élaborer une solide stratégie de recrutement qui cible les candidats possédant ces compétences particulières. Une autre méthode pourrait consister à offrir une formation interne pour doter les travailleurs ciblés de votre organisation de ces compétences très recherchées.

Il pourrait s’agir d’une bonne occasion de s’adresser aux travailleurs classés dans le groupe « à déplacer ». Le fait d’aider ces travailleurs à acquérir les compétences dont l’entreprise a besoin leur permet d’occuper de nouveaux postes et de combler simultanément l’écart de compétences de l’entreprise.

Nos services internes de Randstad sont spécialement conçus pour aider les grands employeurs à élaborer des stratégies de gestion de la main-d’œuvre. Tout d’abord, notre vaste bassin de candidats présélectionnés offre un accès facile à des travailleurs flexibles, ce qui vous permet d’augmenter ou de diminuer votre effectif au besoin. Deuxièmement, nos solides techniques d’embauche aident nos clients à pourvoir les postes vacants, même les postes difficiles à pourvoir. Enfin, votre gestionnaire attitré sur place peut gérer le processus de planification des quarts de travail afin de donner plus de temps à votre équipe pour se concentrer sur d’autres aspects de la gestion de la main-d’œuvre. 

En raison du besoin de collaboration, la communication est essentielle, surtout pendant la phase de transition. Assurez-vous d’organiser des réunions régulières où l’équipe pourra se réunir pour discuter des forces et des faiblesses de la stratégie et relever les défis du processus de mise en œuvre. Ces communications fréquentes permettent à votre équipe d’ajuster et de modifier chaque stratégie de planification de la main-d’œuvre au besoin.

5. intégrer le plan

La planification de la main-d’œuvre n’est pas une stratégie ponctuelle, mais plutôt un processus continu de planification et d’évolution. Ce type de processus est nécessaire parce que les buts et objectifs de l’entreprise sont susceptibles de changer et d’évoluer au fil du temps. Par exemple, votre entreprise n’envisage peut-être pas d’ouvrir un nouvel emplacement en ce moment, mais cela pourrait changer dans trois ans. Ce changement pourrait entraîner la nécessité d’un nouvel ensemble de stratégies de recrutement et de formation.

Il est essentiel de répéter fréquemment ces cinq étapes de planification de la main-d’œuvre. Ce processus circulaire permet d’évaluer et d’ajuster continuellement ces stratégies de main-d’œuvre pour répondre aux besoins croissants de l’entreprise. Cette étape permet à votre équipe de cerner les nouvelles lacunes en matière de compétences au sein de l’entreprise et de se tenir au courant des besoins actuels et futurs en matière de talents de l’entreprise.

À cette étape, votre équipe peut utiliser des jalons et des mesures prédéfinis pour mesurer le succès ou l’inefficacité de chaque stratégie mise en place. Cette étape est essentielle au succès global de votre stratégie de planification de la main-d’œuvre. Votre équipe peut également déterminer quelles stratégies sont maintenant désuètes et n’ont plus besoin de faire partie de votre stratégie globale de planification de la main-d’œuvre. Par exemple, si votre entreprise se préparait au lancement d’un nouveau produit et que ce lancement est maintenant terminé, il n’est peut-être plus nécessaire de développer certaines compétences et certains talents.

En fin de compte, la planification de la main-d’œuvre devrait faire partie intégrante du processus de planification organisationnelle et constituer une fonction permanente au sein de l’entreprise. Heureusement, nos services internes de Randstad peuvent vous accompagner tout au long du processus de planification de la main-d’œuvre. Nos services sont entièrement personnalisables. Vous pouvez donc déterminer les tâches de planification de la main-d’œuvre que vous souhaitez confier à nos équipes et les tâches que vous souhaitez conserver à l’interne.