comment établir un processus de vérification de références efficace.

Même si de nombreuses entreprises traitent la vérification de références comme une simple formalité, cela vaut la peine de prendre le processus au sérieux. Avec le coût élevé d'embauche du personnel et l'impact négatif d'une mauvaise embauche, il est essentiel d'obtenir le plus d'informations possible sur les candidats lors de la sélection avant l'emploi. Même si seulement un candidat sur 50 est écarté du processus d'embauche en raison d'une référence négative, vous verrez un retour sur l'investissement en temps que vous avez fait en vérifiant les références de tous.

Pour obtenir les meilleurs résultats, vous devez traiter les vérifications de références comme plus qu'une simple validation de CV. Dans cet article, je couvrirai les bases du processus de vérification de références et expliquerai certaines des meilleures pratiques clés que vous devriez adopter avant, pendant et après la vérification des références d'un candidat.

avant la vérification de références — comment se préparer.

informez le candidat avant de vérifier ses références

Cela se fera naturellement si le candidat ne fournit pas de références dans sa candidature. Il sera informé lorsque vous demanderez les coordonnées des répondants.

Cependant, si vous avez déjà les coordonnées des répondants dans la candidature du candidat, vous devriez quand même l'informer que vous commencerez la vérification. Les réglementations sur la protection de la vie privée comme le RGPD signifient que les employeurs ont un « intérêt légitime » à traiter les données des candidats pendant l'embauche, de sorte que le consentement du candidat n'est pas requis. En raison du déséquilibre de pouvoir entre un employeur et un chercheur d'emploi, même un consentement explicite peut ne pas être suffisant pour assurer la conformité.

Toutefois, si vous avez l'intention de stocker les données, par exemple pour garder le candidat dans votre base de données pour de futures opportunités d'emploi, il devrait en être informé. Pour renforcer la conformité, envisagez d'ajouter des informations sur votre processus de vérification de références à votre politique de confidentialité. Comme toujours, consultez les experts pour vous assurer que votre processus de vérification de références est entièrement conforme aux réglementations pertinentes.

Au-delà des exigences légales, informer le candidat avant de vérifier ses références crée également un sentiment de confiance et de respect et donne un bon départ à la relation entre vous et la future recrue.

assurez-vous qu'une des références soit un ancien gestionnaire

Obtenir l'avis d'anciens collègues, surtout s'ils ont travaillé en étroite collaboration avec le candidat, peut être précieux. Ces collègues sont susceptibles d'offrir des perspectives uniques sur les forces et les qualités du candidat qu'un gestionnaire n'aurait peut-être pas.

Cependant, un gestionnaire est en fin de compte la personne responsable d'évaluer le rendement et peut fournir les meilleures indications sur le candidat en tant qu'employé — et pas seulement en tant que collègue. Bien qu'il n'y ait pas de statistiques fédérales uniques sur le taux de vérification des références, la vérification des antécédents et des références est une étape essentielle et largement adoptée au Canada pour garantir des embauches de qualité.

En contactant un ancien gestionnaire, vous êtes beaucoup plus susceptible d'obtenir des informations pertinentes qui feront une différence dans votre décision d'embauche.

Les anciens gestionnaires sont également les mieux placés pour vérifier les affirmations du candidat. Bien que vous deviez aborder la vérification des références en présumant l'honnêteté du candidat, il est un fait que des enquêtes indiquent que jusqu'à la moitié des employeurs canadiens ont déjà détecté un mensonge sur un CV ou une candidature. Lorsque vous confirmez les projets dans lesquels un candidat a été impliqué ou ses contributions à son ancien lieu de travail, les gestionnaires sont les mieux informés.

n'oubliez pas de consulter vos « références internes »

Dans les grandes entreprises, plusieurs personnes sont généralement impliquées dans le processus d'embauche. Toutes ne participent pas aux entrevues, mais elles peuvent quand même avoir rencontré le candidat dans un cadre plus informel. Lorsque vous essayez d'obtenir un portrait du candidat, n'oubliez pas de demander l'avis de ces collègues. Ils peuvent être en mesure de fournir des informations et de nouvelles perspectives basées sur leurs propres départements ou rôles.

Avant de vous engager à embaucher quelqu'un, obtenir ces commentaires internes peut garantir que la nouvelle recrue s'intégrera à la culture et aux valeurs de l'entreprise.

décidez comment mener votre appel de référence - courriel, appel téléphonique ou appel vidéo?

Un large éventail de solutions sur le marché simplifient le processus de vérification de références grâce à des courriels automatisés. Ces logiciels de vérification de références envoient des demandes et stockent les commentaires automatiquement sans responsable de la vérification de références. Les grandes entreprises avec un flux constant de nouvelles embauches peuvent vraiment réduire le fardeau de l'administration en utilisant des outils comme ceux-ci. Cependant, le courriel ne peut pas fournir la profondeur d'une conversation « en direct » menée par téléphone, en appel vidéo ou en personne. Un appel téléphonique ou vidéo est le meilleur moyen pour les postes de direction dans des rôles très critiques.

pendant la vérification de références

combien de temps prend une vérification de références?

Le processus de vérification de références peut prendre une ou deux semaines, selon le nombre de références et le temps qu'il leur faut pour répondre. La durée des vérifications de références, qu'elles soient effectuées par téléphone ou par appel vidéo, variera également. Si vous voulez faire plus que simplement confirmer l'historique d'emploi du candidat, vous devez prévoir du temps. Cependant, la conversation ne devrait pas être si longue que vous ayez du mal à naviguer dans vos notes ou que le répondant ait du mal à trouver le temps. Une bonne règle de base est de réserver une heure et de finir plus tôt si vous obtenez des réponses à toutes vos questions.

fournissez une description de poste précise

Ne vous lancez pas directement dans vos questions. Une fois que vous avez confirmé que vous parlez à la bonne personne, donnez-lui quelques informations sur le poste pour lequel vous recrutez et les tâches dont le candidat s'occupera. Cela aidera le répondant à adapter ses commentaires à vos besoins. C'est également essentiel pour obtenir des commentaires précis. Même si le candidat était un employé vedette dans un rôle précédent, il ne serait pas nécessairement le meilleur choix pour le poste pour lequel vous recrutez.

restez à l'affût des « signaux d'alarme »

Dans la plupart des vérifications de références, le répondant donnera des commentaires positifs. Si les candidats eux-mêmes les ont choisis, il est peu probable qu'ils fassent de fortes critiques. Cependant, soyez attentif pendant la conversation aux petits détails qui laissent entrevoir quelque chose de négatif. S'ils s'avèrent être significatifs, vous risquez de faire une mauvaise embauche. Cependant, les « signaux d'alarme » ne devraient pas disqualifier le candidat complètement. Prenez plutôt note et faites un suivi directement avec le candidat. Des sondages auprès de gestionnaires seniors aux États-Unis montrent qu'environ 34 % des candidats sont retirés de la considération après les vérifications de références, alors restez à l'affût des informations qui pourraient en faire une perspective moins attrayante.

après la vérification de références

comparez les conclusions des vérifications de références et des entrevues

Combinez vos conclusions de toutes les vérifications de références et vos principaux apprentissages de toutes les entrevues avec le candidat. Essayez de trouver un portrait global du candidat et recherchez des modèles. Voyez-vous les mêmes choses revenir plusieurs fois? Si oui, il pourrait être utile d'y donner suite avec le candidat lors d'une entrevue supplémentaire, surtout si elles peuvent être considérées comme négatives.

prenez une décision d'embauche

Les candidats savent que la vérification de références est généralement la dernière étape du processus de recrutement avant qu'une offre d'emploi ne soit faite. Donc, une fois que vous avez vérifié leurs références, ils attendront votre réponse. Épargnez-leur du stress et faites une bonne impression en leur répondant le plus rapidement possible. Les faire attendre longtemps ou ne pas répondre du tout n'est pas seulement impoli, cela nuit gravement à votre marque employeur.

améliorez votre processus d'embauche avec notre liste de contrôle pour la vérification de références

Cet article aurait dû vous donner un cadre de base pour un excellent processus de vérification de références, mais si vous voulez plus de détails, assurez-vous de télécharger notre liste de contrôle Excel. Elle couvre les étapes clés à suivre tout au long du processus et facilite la délégation et le suivi des progrès pour les tâches de vérification de références individuelles. Jetez-y un coup d'œil et n'hésitez pas à l'adapter pour qu'elle corresponde aux besoins uniques de votre entreprise.