Le processus d’embauche de personnel administratif se doit d’inclure un entretien qui vous permette de juger si les candidats pressentis sont effectivement adaptés au poste et à votre équipe.

Que vous cherchiez à pourvoir un poste d'adjoint administratif ou d'agent de centre d'appel, il peut être judicieux de  rechercher des candidats possédant des compétences généralistes s'appliquant à toute une gamme de postes de soutien administratif, parmi lesquelles : 

  • Des compétences communicationnelles, tant écrites qu’orales.
  • La capacité à accomplir plusieurs tâches simultanément et à jongler avec de nombreuses responsabilités tout en restant professionnel, agréable et précis. 
  • Un grand sens de l’organisation, qu’il s’agisse de la gestion efficace du temps ou de savoir garder les informations et données, processus, et effectifs organisés et travaillant dans la bonne direction.
  • Des compétences technologiques et informatiques, dont une expérience de l’équipement de bureau telles que les photocopieuses et une connaissance de logiciels TI dont le traitement de texte, les tableurs et les logiciels de présentation.
  • Un esprit d’équipe et de solides compétences interpersonnelles.
  • Faire preuve de fiabilité en étant non seulement ponctuel au travail mais aussi en effectuant leurs tâches telles que requises.

questions générales d’entretien à poser lorsque vous recrutez du personnel administratif

   •   décrivez votre environnement de travail idéal.

Cette question vous aidera à comprendre si le candidat est capable de travailler pour votre entreprise. Si par exemple, vous proposez un espace de travail ouvert où l'agitation règne en maître, un individu qui apprécie les bureaux calmes ne sera probablement pas un choix judicieux. 

   •   avez-vous déjà fait l'expérience du travail à distance ?

Il s’agit d’une question que, de nos jours, vous devriez poser à tout employé administratif. En effet, la pandémie a démontré que dans certaines circonstances, les collaborateurs administratifs peuvent être amenés à travailler depuis chez eux. Même si vous préférez que le personnel administratif travaille depuis les bureaux de l’entreprise, les employés doivent être capables de collaborer à distance avec des équipes et des fournisseurs. 

   •   quels aspects des tâches administratives vous plaisent-ils le plus ?

Les questions ouvertes permettent aux candidats de dévoiler certaines facettes de leurs personnalités et sont ainsi toujours intéressantes à poser dans le cadre d’un entretien. Demander à un candidat ce qu’il apprécie le plus dans un certain type de tâches peut vous aider à déterminer s’il comprend réellement le poste que vous offrez et s’il s’épanouira dans ce rôle sur le long terme.  

   •   selon vous, quelle est la compétence la plus importante dans le cadre du travail administratif ?

Cette question vous en dira long sur la façon dont un candidat perçoit le travail administratif. S’il mentionne une compétence à laquelle vous n’avez jamais songé, cela pourrait indiquer que sa vision de ce travail est très différente de la vôtre, ce qui peut s’avérer positif ou au contraire négatif selon la situation et le contexte. 

   •   comment jonglez-vous avec des priorités concurrentes ?

Qu’un candidat sache expliquer quels outils et ressources il utilise afin d’effectuer de nombreuses tâches simultanément et sans accrocs est crucial. Vous devriez recruter des employés administratifs qui savent quels instruments et façons de travailler leur conviennent. En cas contraire, vous vous trouverez face à un employé administratif en poste moins expérimenté, qui procèdera par tâtonnement afin d’établir ce qui est le plus efficace pour lui, et ce à vos frais.

questions relatives aux compétences informatiques et numériques 

   •   utilisez-vous le logiciel X avec aisance ? 

Cette question doit répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise. Ainsi, le personnel administratif d’une entreprise de vente doit par exemple être capable d’utiliser les logiciels de CRM avec facilité, tandis que les employés en charge de la saisie de données au sein d’une institution financière doivent maîtriser les logiciels de comptabilité. Vous n’avez pas nécessairement besoin de candidats qui connaissent exactement votre système, mais demandez-leur de décrire les logiciels qu’ils maîtrisent afin de comprendre s’il existe des compétences croisées.

   •   avez-vous une bonne maîtrise de microsoft office?

Word, Excel et PowerPoint sont souvent indispensables lorsque vous recrutez du personnel administratif. Et même si vous n’utilisez pas ces outils précis, vous avez certainement recours à des logiciels similaires. Un candidat à un poste administratif qui ne sache pas utiliser un tableur basique n’est probablement pas le choix idéal pour de nombreux postes.

   •   quels outils vous aident-ils à rester organisé ?

Qu’il s’agisse d’applis de gestion du temps ou d’outils testés éprouvés tels que les planificateurs et bullet journals, les outils organisationnels constituent une aide précieuse pour ne pas dire fondamentale pour les professionnels de l'administration efficaces et compétents. Si votre candidat n’est pas capable d’évoquer avec facilité certains des outils qu’il utilise volontiers, il est probable qu’il n'ait pas suffisamment conscience de l’importance d’une bonne organisation. 

posez ces questions aux candidats administratifs afin de juger de leur adéquation avec l’équipe 

   •   décrivez-nous une situation dans laquelle vous avez assumé la responsabilité d’une erreur.

Même si c’est assurément important, il ne suffit pas qu’un candidat soit capable de résoudre un problème ou de corriger une erreur. La façon dont il l’a fait vous en dira beaucoup sur ses compétences interpersonnelles et s’il a réellement un bon esprit d’équipe. 

   •   décrivez-nous une situation dans laquelle vous avez dû faire preuve de discrétion et comment vous l'avez gérée. 

Les adjoints administratifs et autres postes similaires ont souvent accès à des informations sensibles ou sont impliqués dans des communications requérant une grande discrétion. Demander à un candidat de démontrer ce type de compétences par le biais d’une anecdote passée peut vous aider à juger de sa capacité à s’intégrer au sein de votre équipe.

   •   parlez-moi d’une occasion lors de laquelle vous avez résolu un conflit au travail. 

La façon dont quelqu’un gère un conflit, c’est-à-dire de façon proactive ou réactive, les actions qu’il a entreprises, et la résolution finale du problème, sont autant de considérations importantes. En effet, elles vous aideront à comprendre comment il travaillera avec les membres de l’équipe actuelle. 

   •   avez-vous déjà dépendu simultanément de plusieurs superviseurs ? comment les choses se sont-elles passées ?

Dépendre de plusieurs personnes peut poser certaines difficultés et requiert toute une variété de compétences, qu’il s’agisse de tact, d’une capacité à poser des limites claires et solides ou encore d’excellentes capacités communicationnelles et organisationnelles. Qu’un employé administratif soit parvenu à faire face à cette situation avec succès dans le passé, démontre sa capacité à gérer des tâches multiples et des problèmes de communication à venir.

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