Qui ne se souvient pas d’avoir été un nouvel employé ? Tout le monde y passe, et nous nous souvenons généralement de la manière dont nous nous sommes sentis. Plusieurs émotions et sentiments se mettent de la partie : la nervosité, l’anticipation et l’excitation. L’employeur qui reconnaît ces états chez un nouvel employé pourra dresser des stratégies qui moduleront et personnifieront son accueil. Cette attention est essentielle à la création d’un climat de bienvenue, atmosphère dans laquelle les nouvelles recrues développeront un sentiment d’appartenance dès leur arrivée.
C’est important de se rappeler que la première journée de travail donne le ton de l’emploi à une nouvelle ressource et lui permet d’être productif rapidement. Le contraire — se voulant un accueil médiocre — peut faire peur à des recrues de qualité, et aussi engendrer des erreurs inutiles et évitables.
Votre première étape : construire un plan d’intégration pour chaque nouvel employé. Dans les prochaines lignes, vous trouverez des moyens efficaces de bonifier l’intégration des nouvelles ressources afin qu’elles se mettent au travail dès leur tout premier jour d’embauche.
préparez leur poste de travail avant leur arrivée
Configurer un poste de travail avant l’arrivée d’un nouvel employé peut paraître banal, mais c’est la base d’un bon accueil. Évitez-lui des embarras comme une connexion réseau défectueuse, des accès et des mots de passe qui ne fonctionnent pas, etc. Faites tout en votre possible pour effectuer à l’avance les opérations nécessaires à un poste pleinement fonctionnel : votre employé pourra démarrer son nouveau travail plus aisément.
évitez la surcharge d’informations
Les nouveaux employés vivent un réel changement et s’adaptent à un tout nouvel environnement : leur donner trop d’informations lors du premier jour demeure, pour la plupart des cas, un coup d’épée dans l’eau. Chaque lieu de travail est différent et c’est aussi vrai pour chaque employé : chaque adaptation est unique. Les employeurs bombardent souvent des tas d’informations aux employés lors de leur premier jour... La vérité reste que ces derniers auront peine à se souvenir des noms de leurs nouveaux collègues. Laissez-leur au moins les premiers jours pour se fondre dans cette nouveauté, remplir les nombreux formulaires et consulter les différents documents propres à l’entreprise.
revoyez les politiques de l’entreprise
Vous seriez surpris du nombre d’organisations qui recrutent de nouveaux employés sans même leur donner une vue d’ensemble des règles et des processus de leur nouvel environnement de travail. Cependant, il est essentiel de prioriser ces informations pour encadrer concrètement le nouvel arrivé. Toutes règles ou tous déroulements d’opérations spécifiques doivent être adressés en priorité, avant que la nouvelle ressource ne s’installe dans sa routine de travail.
montez un système de jumelage
Être accompagné par une personne désignée favorise grandement l’intégration d’un nouvel employé. Le jumelage reste, à ce jour, la méthode la plus efficiente pour l’encadrer. Pour ajouter de la valeur à cette démarche, jumelez-le avec un employé d’expérience, afin de bénéficier d’une immersion complète.
Même si c’est toujours gagnant d’avoir un gestionnaire pour montrer aux nouveaux les marches à suivre, il est moins intimidant d’être avec quelqu’un d’autre que le patron. La nouvelle recrue se sentira plus à l’aise de soulever certaines questions : bombarder son nouveau patron avec d’innombrables questions peut s’avérer impressionnant pour plusieurs. Les nouveaux employés veulent faire bonne impression, ce qui les pousse souvent à éviter de poser des questions à leur patron.
définissez vos attentes
Comme mentionné plus haut, prendre possession d’un nouveau rôle est stressant. Peu importe le niveau de qualification ou d’expérience du nouvel employé, chaque rôle s’accompagne d’une courbe d’apprentissage qui permet de saisir les subtilités d’un nouveau milieu de travail. Fournir des informations claires sur les attentes que vous avez par rapport à lui et ses apports envers l’équipe — surtout en ce qui a trait aux premiers jours — demeure une excellente approche. Donnez des indicateurs clés de performance et des procédures claires. Quels sont les points les plus importants à rencontrer dans leur description de tâches ? À qui devraient-ils poser leurs questions ? Ces questions sont indispensables pour vos nouvelles recrues !
impliquez vos responsables
Demandez aux responsables de chaque département de souhaiter la bienvenue aux nouveaux employés dès les premiers jours. Vos nouveaux employés sentiront une volonté sincère de ces derniers à les accueillir au sein de l’équipe. C’est aussi ce qui permet d’effacer les barrières hiérarchiques qui se dessinent généralement dans leur esprit. Présenter ceux-ci aux principaux dirigeants leur permet de solidifier leur sentiment d’appartenance à l’équipe et d’établir une première connexion pour de futures collaborations.
faites-les travailler en équipe
Le travail d’équipe reste une des manières les plus efficaces d’intégrer un nouvel employé dans votre environnement. Non seulement cette stratégie lui permet de faire connaissance avec son équipe, mais cela l’aide aussi à faire l’expérience de son nouveau rôle, à déployer ses compétences en temps réel et à recueillir des conseils de la part de ses nouveaux collègues. Cette démarche permet aussi de le familiariser avec vos procédures, avec sa description de tâches et avec des méthodes de travail différentes de ce qu’il a connu jusqu’ici.
accueillez chaleureusement leurs questions
Les questions d’un nouvel employé devraient toujours être les bienvenues : aidez-le à s’en souvenir lors des premiers jours en l’encourageant à poser les siennes. Souvent, ces questions lui feront reformuler certaines réalités du travail dans sa propre perspective, ce qui est très révélateur de son intérêt et de sa bonne compréhension. Dresser un climat propice aux questions, c’est aussi de permettre au tout récent membre de votre équipe d’être à l’aise, de façon générale, dans son nouveau milieu de travail.
recueillez ses commentaires
L’intégration, c’est ce qui est le plus difficile quand on commence un nouvel emploi. Même si vous affinez votre processus d’intégration, les attentes et les besoins diffèrent d’une personne à l’autre : il y aura toujours place à l’amélioration. Demandez à votre nouvel employé de vous faire part de ses commentaires par rapport à son encadrement. Sa perspective vous donnera un tout autre point de vue et pourrait vous inciter à faire des modifications pour améliorer votre prochain plan d’intégration.