les meilleures pratiques à suivre lorsque vous demandez à vos employés de travailler à domicile

La propagation de COVID-19 à travers le Canada incite les employeurs à réévaluer leur configuration de travail. Beaucoup se tournent vers le travail à distance pour assurer la sécurité de leurs employés et de leurs communautés, tout en contribuant à aplanir la courbe.

Pour les employeurs qui n'ont que peu ou pas d'expérience dans la mise en œuvre du travail à domicile à grande échelle, cela peut être un processus difficile. Parcourir les enjeux juridiques, techniques et financiers n'est pas toujours simple. Voici quelques principes directeurs pour vous aider à déployer le travail à distance, tout en faisant ce qui est le mieux pour votre organisation et pour vos employés.

comment demander aux employés de travailler à domicile

définissez votre politique de travail à domicile

Une fois que vous avez pris la décision de mettre en place le travail à domicile, vous devez communiquer cette décision à vos employés. Selon la taille de votre organisation, cela peut impliquer la participation de vos équipes juridiques et RH pour garantir que les problèmes tels que la confidentialité, la sécurité, la paie et les avantages sociaux soient résolus. Si vous avez une équipe de santé et de sécurité, fournissez les meilleures pratiques ergonomiques lors de l'installation d'un bureau à domicile. Lorsque vous disposez de toutes les informations, outils et ressources pertinents pour vos employés, expliquez le contexte dans lequel vous choisissez d'implémenter le travail à distance. Aplanir la courbe est un effort mondial, mais exprimer votre inquiétude pour la sécurité de vos employés peut inspirer la confiance et remonter le moral pendant une période difficile.

communiquez des attentes et des directives claires 

Si vos employés ne sont pas habitués au travail à distance, une transition radicale vers le travail à domicile à temps plein peut être intimidante. La structure et le soutien qu’ils trouvent dans un bureau ne sont pas faciles à reproduire à la maison, il est donc essentiel de leur fournir des attentes et des directives claires. Bien que vous ne sachiez pas combien de temps votre politique de travail à domicile sera en place, essayez de fournir des estimations générales. Soyez transparent sur vos priorités en tant qu'organisation, en tant qu'équipe et au niveau individuel. Discutez des projets et des initiatives qui seront vos priorités au cours des prochains jours et des prochaines semaines. Fournir une structure à vos employés les aidera à se sentir plus en confiance et en sécurité lorsqu'ils travaillent à domicile.

fournissez des outils et des ressources

Avant de demander à vos employés de travailler à domicile, préparez-les avec tout ce dont ils ont besoin pour fonctionner le plus efficacement possible. Cela signifie les équiper du matériel et des logiciels appropriés, leur assurer un accès à Internet et au VPN et les aider à créer un espace de travail sécuritaire. Vous devez également donner à vos équipes un accès rapide et facile au support technique. Personne ne veut se retrouver sans Internet avec une échéance imminente, alors soyez proactif et communiquez ouvertement avec vos employés sur les outils dont ils ont besoin pour rendre le travail à distance pratique et confortable. 

maintenez une communication régulière

Travailler à distance peut nuire à l'esprit d'équipe. Lorsque vous êtes en contact direct avec vos collègues et gestionnaires, travailler ensemble et vous soutenir mutuellement est naturel. Cependant, les choses se compliquent lorsque vous êtes isolé. Les canaux de communication deviennent flous et, par conséquent, le moral peut en souffrir. Pour éviter cela, il est important de rester en contact régulier avec votre équipe. Cela sera différent pour tout le monde. Vous pouvez planifier des réunions quotidiennes le matin pour contacter votre équipe, discuter de projets urgents et communiquer sur les dernières mises à jour. Vous pouvez aussi planifier des réunions individuelles hebdomadaires avec chaque employé pour revoir sa charge de travail, discuter de sa santé mentale et répondre à ses préoccupations. Pour nourrir une dynamique d'équipe positive, vous pouvez même créer une discussion de groupe où chaque personne peut partager ses pensées et discuter d'idées. La clé est de faire en sorte que tout le monde se sente inclus.

offrez un soutien continu

Compte tenu des circonstances dans lesquelles vous avez décidé de mettre en œuvre le travail à domicile, n'oubliez pas que vos employés peuvent avoir besoin d'un soutien supplémentaire, professionnel ou personnel. Essayez de créer une dynamique où votre équipe se sent à l'aise de vous demander de l'aide. Plus important encore, assurez-vous de fournir à vos employés une ressource qu’ils peuvent consulter en cas d’urgence. S’ils ont besoin d'une assistance technique immédiate, s'ils commencent à se sentir découragés, s’ils doivent prendre soin de leur santé ou de celle d'un membre de leur famille. N'oubliez pas que soutenir vos employés est essentiel pour que cette expérience de travail à distance soit positive.

 

Lorsque vous invitez vos employés et collègues à faire leur part pour aplanir la courbe, n'oubliez pas qu'au-delà des besoins de votre entreprise, le bien-être de vos employés joue un rôle crucial dans votre capacité à traverser la tempête. Restez aussi clair et transparent que possible, fournissez à vos employés les outils et les ressources dont ils ont besoin et vous pouvez vous attendre à un travail à distance efficace.

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