L'idée de travailler à distance est attrayante pour beaucoup, mais elle comporte ses défis comme toute autre chose. La COVID-19 a contraint de nombreuses entreprises à passer rapidement à des opérations à distance. Des milliers de personnes à travers le Canada travaillent maintenant à domicile pour la première fois. Cela a évidemment créé une période de transition difficile pour les employés.
Les entreprises sont confrontées à ce nouveau mode de fonctionnement. Il existe de nouvelles façons de faire les choses, de nouveaux processus et des obstacles à surmonter tout en essayant de maintenir la productivité à des niveaux normaux. Un facteur de succès pendant cette période est d'aider les employés à passer rapidement au travail à distance. Nous vous fournissons, ici, quelques conseils pour soutenir cette transition:
besoin d'aide pour la transition de votre main-d'œuvre vers des opérations à distance?
fournir des outils et des ressources
Tous les employés doivent être sur le même pied d'égalité lorsqu'ils travaillent à distance. Ils ont besoin d'accéder aux mêmes outils, logiciels et matériels pour faire leur travail efficacement. Tout le monde n'a pas une configuration de bureau à domicile. En tant qu'employeur, vous devez fournir à votre équipe les outils collaboratifs dont ils ont besoin pour être productifs.
Fournir des outils et un soutien tel que:
- Accès à distance aux logiciels ou aux bases de données de l'entreprise
- Un RPV (VPN) ou un réseau sécurisé que les employés peuvent utiliser
- Du matériel comme les ordinateurs portables, les moniteurs, les claviers, les téléphones, etc.
- Un support informatique pour les employés qui rencontrent des problèmes techniques lors de la transition
aider à mettre en place des bureaux à domicile
Une fois que vous avez fourni les ressources informatiques à vos employés, vous devez leur proposer une assistance pour les aider à s'installer. Les compétences informatiques des employés peuvent varier considérablement. Alors que certains n'ont aucun problème à configurer leur espace de travail à distance, d'autres ont besoin d'un guide étape par étape. Assurez-vous d'offrir une assistance et un dépannage pour aider vos employés à être opérationnels le plus rapidement possible. Une assistance informatique continue sera nécessaire. Des problèmes ne manqueront pas d’arriver, surtout si vous utilisez un nouveau logiciel collaboratif et d'autres outils en ligne.
définir des attentes claires
Les tâches et les attentes ont changé pour beaucoup, tout simplement parce que vous ne pouvez pas faire la même à la maison qu’au bureau. Néanmoins, vous devez définir des attentes pour vos employés.
Ayez en place une structure claire pour votre équipe. Gardez les mêmes heures de travail. Si possible, gardez intacts les processus de travail et le flux. Si quelque chose doit changer, expliquez clairement ce que l'on attend d’eux. Il est important de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde et sait ce qu'il doit faire en ces temps incertains.
communiquer souvent
Plus que jamais, vous devez être disponible pour vos employés. Il est très important de les tenir informés des derniers développements de l’organisation. Soyez transparent et honnête avec votre équipe. Les choses changent quotidiennement. Assurez-vous que tout le monde comprend comment la COVID-19 affecte l'entreprise.
Organisez des vidéoconférences pour garder le contact humain et collaborer avec vos employés. Organisez un groupe groupe de discussion en ligne pour que les employés puissent discuter et poser des questions. Plus important encore, soyez disponible par courriel et par téléphone pour offrir une assistance aux employés lorsqu'ils en ont besoin.
être flexible
Même s'il est idéal pour tout le monde de travailler aux mêmes heures et de suivre les mêmes procédures, ce n'est pas possible pour tout le monde. Être flexible. Les écoles sont fermées, c’est une période difficile et les gens sont soucieux de leur bien-être. Soyez compréhensif si un employé doit changer ses heures de travail.
Priorisez ce qui est présentement important et ce qui ne l’est pas. Certaines tâches peuvent être mises en veilleuse. Peut-être que les rôles et responsabilités doivent changer temporairement pour que les choses fonctionnent bien. Soyez flexible et travaillez avec vos employés.
être compréhensif
Il n'y a rien de normal à l'heure actuelle. Le changement soudain dans la façon dont vos employés travaillent a un effet sur tout le monde. Vous ne pouvez pas vous attendre à ce que vos employés donnent le même rendement que dans des circonstances normales. Ils s'adaptent à un nouvel environnement de travail, ont de nouvelles distractions, sans parler du stress que la pandémie a mis sur chacun et sur la société. Être compréhensif. Contacter régulièrement votre équipe. Offrez-leur du soutien en cas de besoin et donnez-leur le temps de se remettre en marche.
De nombreuses entreprises travaillent aujourd'hui à distance par nécessité. Plus rapidement vous vous adapterez, meilleure sera votre position. Offrez à vos employés le soutien dont ils ont besoin pour réussir et votre entreprise se tirera d’affaire et en sortira plus forte une fois la pandémie terminée.