Le travail à distance est devenu la nouvelle norme pour de nombreux employés de bureau au Canada. Lorsque la pandémie COVID-19 a atteint le Canada début 2020, de nombreux employeurs ont pris des mesures proactives, demandant à leurs employés de bureau de travailler depuis leur domicile.
Au cours du premier trimestre 2020, 3 millions et demi de canadiens ont commencé à travailler depuis chez eux à plein temps, et ce pour la première fois de leur carrière. Ce changement drastique s'est d’abord accompagné d'avantages agréables tels qu'une plus grande flexibilité, l'absence de trajet vers et depuis son lieu de travail, et un risque plus faible de contracter le COVID-19. Toutefois, après un an de travail exclusivement depuis chez eux, de nombreux travailleurs se trouvent confrontés à des difficultés concurrençant ces avantages. Une santé mentale affaiblie, le manque d'interactions sociales en personne et la difficulté à s'engager dans leur travail sont autant de domaines dans lesquels de nombreux travailleurs éprouvent des difficultés. Cela dit, concentrer vos efforts sur l'engagement de vos employés et prendre des mesures concrètes pour améliorer leur moral et leur bien-être, vous permettra de minimiser certains de ces problèmes.
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1. exprimez clairement vos attentes
Si vos employés ne sont pas coutumiers du travail à distance, une transition drastique vers du travail à temps plein à domicile peut être intimidante et source de stress. La structure et le soutien qu'ils trouvent d’ordinaire sur votre lieu de travail ne sont pas faciles à reproduire chez eux, et il est donc crucial de leur faire part de vos attentes et de leur fournir des directives de façon claire. Faites preuve de transparence quant à vos priorités en tant qu'entreprise, mais aussi au niveau individuel. Évoquez les projets et initiatives auxquels vous donnerez la priorité, et efforcez-vous de fournir à vos employés une structure afin de réduire les potentiels sentiments d'incertitude.
2. planifiez des réunions quotidiennes
Un moyen simple d’encourager les collaborateurs à se sentir engagés et connectés entre eux est de rester impliqués dans les travaux de chacun. Planifiez une réunion de 15 minutes avec votre équipe, au cours de laquelle vous discuterez des actualités de l’entreprise, des projets urgents, et des priorités du jour. Cette réunion rapide peut s’avérer cruciale pour se tenir informé des dernières nouvelles et savoir ce sur quoi le reste de l’équipe travaille. Elle garantit en outre que votre équipe soit synchrone et se sente comme faisant partie intégrante des objectifs de l’entreprise.
3. reconnaissez et honorez les succès
L'une des grandes difficultés du travail à domicile est le manque de petites interactions quotidiennes avec ses collègues. Vous n'avez plus le plaisir de jaser au quotidien avec vos collègues autour de la machine à café. Votre patron ne peut plus simplement passer à votre bureau pour vous dire que vous avez fait un excellent travail sur cette présentation. Cette absence d’interactions supprime un grand nombre des petites façons dont les employés reçoivent des retours et des renforcements positifs. Lorsque vous travaillez à distance, contacter vos collègues ne va pas de soi et exige un effort et une volonté de votre part. Les moments d’expression de reconnaissance sont ainsi souvent laissés de côté comme étant "sans importance". Veillez donc à recréer de tels moments et assurez-vous de prendre le temps de célébrer les succès, petits comme grands.
4. encouragez la flexibilité et les pauses
Lorsque l'on travaille depuis chez soi, la ligne séparant le temps de travail du temps pour soi et sa famille peut devenir de plus en plus floue. Assurez-vous que les employés se sentent à l'aise pour gérer leur temps de manière saine et productive. Pourquoi ne pas mettre en place des politiques telles que "pas de courriels après 17 heures" ou encore encourager les collaborateurs à prendre des pauses de 15 minutes tout au long de la journée pour se détendre mentalement ? La flexibilité n'est à vrai dire un avantage que si les employés se sentent à l'aise d’en profiter. Certains cadres trouvent en effet difficile de superviser leurs employés depuis leur domicile et se tournent vers la micro-gestion pour regagner un sentiment de contrôle. Ne faites pas cas de cette idée et concentrez-vous au contraire sur des politiques et initiatives tenant compte de la contribution totale des employés, plutôt que de contrôler chaque minute de leur journée.
5. faites bon usage des vidéoconférences
En travaillant à domicile, les réunions sont l'une des rares occasions de rentrer en contact avec ses collègues et de créer une dynamique d'équipe cohésive. Alors pourquoi ne pas organiser une réunion quand bien même elle n'est pas nécessaire à 100% ? Et encouragez tous les participants à activer leurs flux vidéo. Voir le visage de ses collègues (et de leurs animaux domestiques ou encore de leurs enfants !) apporte un degré de connexion supplémentaire à vos réunions. Cela est particulièrement important pour les collaborateurs vivant seuls ou qui se sentent déconnectés pendant cette période difficile. Mettre un visage sur une voix et sur un travail est essentiel par les temps qui courent.
6. créez un clavardage de groupe
Entre deux réunions et appels, le travail à distance peut devenir solitaire. Vous pouvez y remédier en restant en contact avec votre équipe dans le cadre d'un clavardage de groupe. S’il est impossible de reproduire virtuellement la dynamique sociale du temps passé ensemble au travail, avoir tous vos collègues connectés au même endroit peut contribuer à maintenir le lien. Si vous disposez déjà d’un clavardage de bureau, le temps est venu d'en tirer parti. Restez en contact tout au long de la journée en partageant des informations, des anecdotes ou encore un flux constant de mèmes et de GIFS, peu importe qu’ils ne soient pas liés à votre travail.
7. donnez la priorité à la santé mentale
Devoir respecter les ordonnances officielles de maintien à domicile et travailler conjointement à distance est difficile pour tout le monde, mais c'est particulièrement compliqué pour les personnes souffrant d'anxiété et d'autres problèmes de santé mentale. Efforcez-vous de maintenir le contact avec votre équipe. Pourquoi ne pas écrire à votre collègue qui est timide, à celui qui est plus calme que d'habitude, voire même à votre collègue qui semble parfaitement bien. Les gens sont intrinsèquement sociables mais paradoxalement, dans un souci de protéger notre santé physique, nous pouvons faire souffrir notre santé mentale. Offrez donc ouvertement votre soutien et veillez à ce que les employés se sentent à l'aise pour partager leurs préoccupations quant à leur santé mentale.
8. planifiez des interactions sociales régulières
Pour beaucoup d'entre nous, le travail est une grande partie de notre vie sociale. Nos collègues sont nos amis, et le fait d'être déconnectés d'eux peut nuire à notre enthousiasme pour le travail à distance. Rester sociable peut aider à combler ce fossé. Prévoyez par exemple un lunch virtuel d’équipe, une pause café sur Skype ou un 5 à 7 numérique afin d’entretenir le sentiment d'appartenance et d’unité. En encourageant les relations positives entre les membres de l'équipe, nous pouvons résoudre certains des problèmes liés au télétravail.
9. offrez des opportunités d’apprentissage et de perfectionnement
Du fait de la pandémie, de nombreux employés se sentent "coincés" aussi bien chez eux que dans leur carrière. Ils n'ont pas l'impression que le moment est approprié pour changer d'emploi, mais ils ont tout de même soif d’occasions d’apprendre et de développer leurs compétences. En vue de combattre cette agitation et cette impatience, proposez donc des plans de formation et de développement continus afin d'encourager les employés à continuer d’accroître leurs compétences de manière productive et significative. Cette option offre non seulement aux employés la possibilité d'acquérir de nouvelles compétences qui les intéressent, mais elle est également bénéfique pour votre entreprise puisqu’elle augmente le niveau de compétences de vos collaborateurs.
10. demandez fréquemment un retour d’information
Il n’existe pas deux lieux de travail qui gèrent le passage au travail à distance de la même manière. C'est pourquoi il est important de demander à vos équipes comment vous pouvez les aider et les soutenir dans les difficultés qu'elles rencontrent. La meilleure façon de vous assurer que vous prenez les bonnes notes est de demander aux employés de vous faire part de leurs commentaires. Vous pouvez leur demander directement (si vous êtes sûr qu'ils se sentiront à l'aise de s'ouvrir à vous) ou leur demander un retour d'information anonyme sous la forme d'une enquête ou d'un fichier open-source comme un google doc. Soyez prêt à agir en fonction de ce que vous apprenez et évoluez au fur et à mesure que les besoins de vos employés changent.