Selon Statistics Canada, entre 2012 et 2017, plus de 2 millions d’individus sont partis en congés payés ou non dans le cadre de l’adoption ou de la naissance d’un enfant. Cela représente 90% des nouvelles mères et près de 70% des nouveaux pères. Les mères étant absentes en moyenne de 27 à 52 semaines, et les pères près de 5 semaines, il semble évident que les entreprises doivent prévoir bien à l’avance de recruter les remplaçants de ces employés partant en congé parental.

difficultés couramment rencontrées dans le cadre du recrutement de remplaçants temporaires des employés en congé maternité 

Recruter des travailleurs temporaires pour combler les absences tandis que vos collaborateurs permanents sont en congés pour une longue durée peut s’avérer ardu. Voici quelques-uns des obstacles fréquemment rencontrés par les entreprises lorsqu’elles tentent de recruter des travailleurs de remplacement des collaborateurs en congé maternité ou paternité. 

  • Comprendre le type de soutien dont ils ont effectivement besoin 
  • Planifier suffisamment à l’avance pour éviter de prendre des décisions hâtives 
  • Trouver des remplaçants disposant des compétences appropriées 
  • Recruter des candidats disposés à consacrer le temps nécessaire à ce poste 
  • Veiller à ce que le passage de témoin se fasse de façon harmonieuse lorsque le temps est venu pour l’employé de partir en congé 

un processus par étapes pour recruter un remplaçant en cas de congé maternité 

Suivez notre guide consacré au recrutement de travailleurs temporaires en remplacement de collaborateurs partant en congé parental, afin d’atténuer certaines de ces difficultés et d’assurer que toutes les parties soient satisfaites de l’issue du processus.

1. planifiez suffisamment à l’avance

Nous comprenons parfaitement qu’un recrutement requiert du temps, des ressources et de l’énergie dont vous ne disposez pas forcément actuellement. Il est tentant de remettre cette décision à plus tard jusqu’à ce que l’échéance se rapproche dangereusement. Mais les grossesses et les naissances sont imprévisibles, et votre employée enceinte pourrait accoucher de façon prématurée ou souffrir de troubles ou complications lui valant de partir en congé maternité plus tôt que prévu. 

Plus tôt vous entamerez le processus d’embauche, moins la pression sera forte. Vous pouvez prendre le temps de collaborer avec des partenaires RH et le collaborateur partant en congé pour assurer que la transition se fasse sans difficultés ni accrocs. Vous aurez ainsi également le temps de sélectionner le travailleur temporaire avec soin et attention afin d’éviter le risque de mauvais recrutement. 

2. déterminez les compétences requises pour le poste 

Prenez le temps de bien considérer les compétences que vous recherchez et dont vous avez besoin. Entretenez-vous avec le collaborateur sur le départ afin de vous assurer de bien comprendre les tenants et aboutissants de leur poste, lesquels ont pu évoluer depuis leur entrée en fonction. Vous pourriez également envisager de parler aux personnes auxquelles le collaborateur rapporte ou pour lequel il travaille au sein de l’organisation, pour comprendre ce qu’elles attendent du poste à pourvoir.

Répertoriez les compétences non techniques ainsi que les compétences de bases à ne pas négliger mais aussi celles souhaitables et constituant un petit plus. Ainsi et par exemple, dans le cas où vous cherchiez à remplacer un membre de l’équipe administrative responsable de la documentation des projets, les compétences que vous pourriez rechercher incluent :

  • Une connaissance de la gestion de projets
  • Des compétences en communication écrite et orale irréprochables
  • Une capacité à gérer les détails, les échéances et tout autre facteur éventuel 
  • Une connaissance ou une expérience des logiciels de gestion documentaire
  • Une expérience en matière de gestion des connaissances

Il serait agréable de trouver un remplaçant ayant travaillé spécifiquement avec vos plateformes de gestion de documents ou de projets. Mais ce n’est malheureusement pas toujours possible, donc considérez cela comme un petit plus et pas comme une priorité absolue, sachant qu’il vous sera toujours possible de former rapidement un candidat disposant de l’expérience nécessaire. 

3. créez un descriptif de poste

Vous disposez certainement déjà d’un descriptif pour le poste à pourvoir et c’est très bien. Mais ne partez pas forcément du principe qu’il sera suffisant pour trouver un remplaçant. Relisez-le en détail afin de vous assurez qu’il n’a pas changé ou que vous ne souhaitez pas le modifier puisque vous cherchez dans ce cas à recruter quelqu’un de façon temporaire. En effet, peut-être serait-il souhaitable de réassigner certaines responsabilités à un employé permanent actuellement en poste et non au remplaçant temporaire ?

Que vous actualisiez une description de poste existante, ou que vous en rédigiez une nouvelle afin d’embaucher un travailleur temporaire, incluez-y une liste détaillée des responsabilités relatives au poste et expliquez pourquoi un candidat aurait intérêt à rejoindre votre entreprise temporairement.  

4. trouvez des candidats

Publiez l’offre d’emploi à l’interne et à l’externe, y compris sur Internet. Si non, collaborez avec un partenaire en recrutement tel que Randstad pour avoir accès à une base de données existante de talents.  

5. présélectionnez les candidats

Faites bon usage des technologies RH, telles que les systèmes de suivi des candidats, lesquels permettent de trier automatiquement les CVs et les candidatures afin de trouver des candidats potentiellement qualifiés. Une fois cette présélection effectuée, relisez ces documents afin de réduire encore plus la liste de candidats et la limiter à ceux qui non seulement sont qualifiés mais correspondent également à votre culture d’entreprise.

6. menez des entretiens

Planifiez des entretiens avec les candidats présélectionnés de votre liste. Pendant la pandémie, et même au-delà, les entreprises ont commencé à mener des entretiens à distance, alors assurez-vous de comprendre comment mener des entretiens à distance avec succès

Si vous choisissez de collaborer avec Randstad, libre à vous d’être plus ou moins impliqué dans ce processus. Nous travaillons avec vous pour vous offrir le degré de soutien en RH et en recrutement dont vous avez besoin. Cela peut se limiter à vous fournir des listes de candidats présélectionnés, ou au contraire à mener tous les entretiens à votre place pour ne vous faire parvenir que les profils de candidats préqualifiés. 

7. prenez une décision d’embauche

Une fois que vous disposez de toutes les informations nécessaires, le temps est venu pour vous de décider qui vous souhaitez embaucher. Il est préférable de le faire plusieurs semaines, voire plusieurs mois avant que le collaborateur ne parte en congé afin de garantir que le passage de témoin se fasse de façon harmonieuse et sans accrocs. Dans l’idéal, veillez à ce qu’il y ait un certain chevauchement entre le départ en congé maternité de votre employé et l’entrée en fonction du remplaçant, afin de permettre une transmission des connaissances et de veiller à ce que vous ne regrettiez pas votre choix durant cette période de transition.

8. accueillez les nouvelles recrues et offrez-leur les formations nécessaires

Planifier bien à l’avance et prendre la décision finale d’embauche avant que le collaborateur permanent ne parte en congé vous donne suffisamment de temps pour accueillir le remplaçant temporaire et lui offrir les formations nécessaires. L’employé sur le départ peut ainsi informer convenablement son remplaçant des tâches et projets en cours, et s’assurer que la transition se fasse de façon harmonieuse. Même les candidats les plus qualifiés ont besoin d’un temps d’orientation et de formations leur permettant de bien s’intégrer dans l’équipe et d’utiliser les systèmes et processus propres à votre entreprise. 

laissez un partenaire RH vous décharger de cette tâche 

Un partenaire RH tel que Randstad peut prendre en charge le processus, entièrement ou partiellement, et ainsi rasséréner toutes les parties impliquées. Découvrez notre guide sur la façon de recourir à un partenaire RH dans le cadre du recrutement de travailleurs temporaires. Vous pourrez ainsi en savoir plus sur comment nous pouvons vous aider à trouver des remplaçants pour vos collaboratrices partant en congé maternité.