l’« ABC » de la rédaction de courriels en mode pro

Avez-vous remarqué que les cadres et les dirigeants d’une entreprise semblent respecter une démarche particulière en ce qui a trait au traitement des courriels ? D’ordre général, ils y répondent rapidement, en une ou deux lignes - la plupart du temps sans « Bonjour » ni signature. Même la grammaire et l’orthographe y sont oubliées, sans compter que l’intégralité de leur message se lit parfois dans l’objet du courriel. C’est comme si l’« étiquette du courriel » était bafouée, passant plutôt aux lois non écrites de l’écriture de messages textes ou de conversations en ligne.

Ce mode de rédaction directe peut réduire considérablement le temps consacré à la gestion de votre boîte de courrier électronique. Plutôt que d’écrire votre courriel comme le ferait Molière, pourquoi ne pas simplement mettre l’accent sur le message en soi ?

Toutefois, on doit être vigilant quant au type de réponse attendue. En effet, certaines situations ou circonstances demandent plus de contenu et de nuances — et vos dirigeants le savent bien. Il reste néanmoins une bonne idée de laisser de côté fioritures et subtilités lorsque vient le temps de respecter une certaine étiquette. Voici quelques méthodes pour faire des envois de courriels comme le font les cadres et dirigeants.

rédiger les courriels comme un pro

répondez rapidement

Les dirigeants répondent souvent aux courriels rapidement. Recevoir une réponse dans les minutes qui suivent l’envoi d’un courriel à un dirigeant est fréquent. Ainsi, leur temps précieux n’est pas perdu dans le triage de messages ou dans l’idée d’y répondre plus tard (ce qui amène souvent une manipulation répétée d’un même courriel.) Ce dernier est donc répondu promptement, contenant l’information attendue, pour ensuite être supprimé.

éliminez les formules édulcorées

La formule édulcorée amortit le message. Autrement dit, c'est l'équivalent de « tourner autour du pot », mais dans un courriel. Personne ne souhaite être vu comme le collègue « difficile » et exigeant aux yeux de ses pairs : et c'est souvent dans cet esprit que la formule édulcorée prend tout son sens. Elle peut se faire rassurante dans ces moments où à juste raison, on doit demander quelque chose.

On observe principalement le phénomène chez les femmes, qui peuvent sentir une pression plus forte de se faire respecter dans leur milieu de travail que celle recensée chez le sexe opposé. Les « je pense, peut-être, juste » sont incrustés dans le jargon des courriels  édulcorés, de sorte à biaiser un ton plus autoritaire, miroitant l'acabit du collègue courtois et sympathique que vous êtes.

Prenons toutefois l’exemple des dirigeants, qui expriment ce qu’ils ont en tête, sans ambages ni besoin de diluer leur message. Par exemple, au lieu d’introduire vos idées de  je pense, ou encore de je crois ; énoncez votre opinion sans détour, comme vos dirigeants en ont l’habitude. Logiquement, il faudrait donc substituer : « Je pense que nous devrions augmenter le budget » par : « Nous devrions augmenter le budget. » C’est peut-être une nuance légère à la lecture, mais elle donne un ton plus puissant et déterminé à votre élan.

faites bon usage des émojis

Utilisez les émojis intelligemment, selon le contexte. Dans le cas où vous êtes particulièrement emballé par quelque chose, mettez un émoji au visage joyeux ! Cependant, le problème avec ces petites icônes de visages expressifs est qu’ils sont une béquille de plus sur laquelle nous appuyer pour adoucir un message. Un peu comme la formule édulcorée, l’émoticône teinte le message d’un ton plus léger, sans toutefois en modifier le contenu. Attention : ils peuvent grandement nuire à votre crédibilité et votre autorité. Si l’envie d’en insérer systématiquement à chaque courriel vous habite, il est grand temps d’examiner cette dépendance et d’y remédier.

laissez vos excuses de côté

Cette habitude de nous excuser pour tout et pour rien pèse lourd dans le courriel. Des petits conflits aux circonstances hors de notre contrôle, les « désolé »  font partie de nos habitudes culturelles. Au lieu de ce sempiternel désolé, optez pour une solution dynamique. Par exemple, lors d’un conflit de planification, employez une formule comme : « Cette plage horaire ne fonctionne pas pour moi. Que diriez-vous de 10 h ? » C’est bien connu que les leaders se dirigent vers la solution, et non vers le problème. Si une sorte de consolation vous est nécessaire, déployez une expression positive comme : « Merci d’être si patient », au lieu de la négative : « Désolé, cela fut très long. »

cessez d’analyser chaque mot

Les dirigeants ont tendance à écrire ce qu’ils pensent, sans sélectionner soigneusement chaque mot d’un courriel, ni le réviser à plusieurs reprises. Ils font prévaloir leur point de vue dès que possible, en utilisant un ton direct qui évite toute forme de confusion. Peu de temps est alloué à la sélection des mots et expressions, et c’est toujours bien reçu. Si vous prenez plus que quelques minutes pour rédiger un courriel ; c’est que vous réfléchissez trop ou que votre contenu est trop complexe pour être communiqué par courriel. Ici, l’appel téléphonique s'avère généralement la meilleure forme de communication.

ce point d’exclamation ; est-il vraiment nécessaire ?

Voici une béquille de plus à utiliser pour amortir certaines informations dans un courriel : le point d’exclamation. Plusieurs expressions populaires ont effectivement l’air moins terne, lorsque suivies d’un point d’exclamation. Même s'il est bien vu dans la plupart des cas, son abus est souvent observé : il n’est pas rare de le voir à la fin de chaque phrase d’un courriel. Il s’agirait ici d’un réflexe plus féminin que masculin. Des études ont montré que les femmes sont davantage appréciées lorsqu’elles utilisent plus de points d’exclamation dans leurs courriels professionnels, alors que le contraire semble s’observer chez les hommes.

Finalement, il revient à dire que votre plus grand avantage est d’écrire selon votre inspiration, et d’être autocritique sur l’utilisation de ce point. Cependant, soyez prudent avec la séquence de points d’exclamation. Par exemple, terminer un courriel avec : « Merci !!!!!!! » peut sembler juvénile et maladroit. La marque professionnelle que vous souhaitez diffuser est sûrement inspirée d’un modèle autre que celui de l’adolescent surexcité !

une chose à la fois

Il demeure souvent perçu comme étant plus simple de regrouper les bribes de plusieurs messages en un afin d’y répondre dans un seul et même courriel. Même si logiquement cette idée peut sembler la bonne ; une autre vérité s’observe en pratique.

En effet, lorsque vous demandez plusieurs choses à la fois, les probabilités qu’un point soit oublié augmentent. Il va de soi de croire que la personne qui lit ce message n’ait pas envie de répondre à un courriel aussi long. Le courriel court et concis (comme le préfèrent les cadres et les dirigeants) couvre généralement un seul sujet, a un objet principal ou un appel à l’action.

Aussi, lorsque vous mettez en surbrillance un point particulier, votre destinataire risque beaucoup moins de l’oublier, et vos chances d’obtenir une réponse rapide sont nettement meilleures. Et puisque l’envoi d’une série de courriels à un destinataire est souvent mal vu, pensez plutôt à les envoyer de manière ponctuelle.

sachez dans quelles circonstances un appel est plus pertinent

Parfois, le courriel ne véhicule pas le type de message souhaité de manière appropriée et efficace. Souvenez-vous que le courriel est idéal pour une communication rapide, mais qu’il peut compliquer certaines choses, biaiser votre message, ou encore véhiculer une fausse idée. Si la rédaction de votre courriel est longue et compliquée - ou si le destinataire doit vous revenir plusieurs fois dans le but d’éclaircir vos propos - c’est qu’un appel est probablement l’allée à privilégier.

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