politique de confidentialité mise à jour en juin 2017

Responsable de la politique : Lara Speirs, première conseillère juridique, a été nommée chef de la protection de la vie privée

raison d’être

Randstad Intérim Inc. (« Randstad Canada ») s’engage à prendre toutes les précautions nécessaires pour assurer la confidentialité de tous les renseignements personnels recueillis par l’entreprise afin de gérer ses affaires et d’entretenir ses relations avec ses employés en conformité avec les lois en vigueur.

L’objectif de cette Politique de confidentialité (« cette Politique ») est de fournir à Randstad Canada un cadre visant à assurer que les renseignements personnels sont traités de façon à gérer les risques en matière de confidentialité et conformément aux lois en vigueur. Elle régit la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et la destruction des renseignements personnels dans le cadre des activités commerciales de l’entreprise.

Cette Politique établit une norme minimale et des lignes directrices pour le traitement des renseignements personnels.

Domaine d’application
Cette politique s’applique à tous les employés internes, travailleurs temporaires, ressources affectées, postulants, candidats, étudiants stagiaires, bénévoles et entrepreneurs indépendants (« personnes ») de Randstad Canada.

Définition de « renseignements personnels »
Les « renseignements personnels » comprennent des renseignements précis et subjectifs concernant une personne identifiable. Les renseignements personnels d’une personne comprennent son nom, associé à tout autre renseignement particulier la concernant (par exemple, identifiant RH, salaire, montant d’une prime reçue, numéro d’assurance sociale, adresse personnelle ou cote d’évaluation du rendement). Cependant, ils excluent les informations relatives aux contacts d’affaires telles que celles apparaissant sur une carte professionnelle (dont l’adresse de courriel d’affaires).

Devoir d’aviser de Randstad
Conformément aux lois en vigueur, Randstad Canada doit aviser les personnes, de même que les autorités de réglementation en matière de confidentialité, de toute violation faite aux mesures de sécurité entourant leurs renseignements personnels sous la gouverne de Randstad, s’il est raisonnable de croire dans les circonstances que la violation comporte un risque réel de créer un préjudice important à ces personnes. Le cas échéant, l’expression « préjudice important » comprend notamment « préjudice corporel, humiliation, dommage à la réputation ou aux relations, perte d’emploi ou d’occasions d’affaires ou professionnelles, perte financière, vol d’identité, impacts négatifs sur le dossier de crédit et dommage ou perte touchant la propriété ».
Un tel avis sera fait aussitôt que Randstad Canada aura déterminé qu’une violation a été commise.

dix principes relatifs

Conformément à la loi applicable, les personnes ou organisations qui recueillent, utilisent et communiquent des renseignements personnels au nom de Randstad Canada doivent se conformer aux 10 principes suivants relatifs à la confidentialité.

1. Responsabilité : la façon juste, licite et autorisée
La politique autorise Randstad Canada à recueillir, à utiliser et à communiquer des renseignements personnels aux fins légitimes, pourvu qu’elle le fasse de façon juste et licite.
Randstad Canada est responsable des renseignements personnels qu’elle collecte et devrait normalement dévoiler l’identité de ceux à qui elle communique ou transfère couramment des renseignements personnels, y compris d’autres entreprises au sein du Groupe Randstad.

Processus de résolution
Les personnes ayant des questions ou des préoccupations à propos de cette Politique devraient suivre le processus de résolution suivant :

Niveau 1 : ambassadeur ou ambassadrice de la vie privée ou demande dans la succursale

Comme premier point de contact :

Pour les employés à l’interne: un ambassadeur ou une ambassadrice de la vie privée a été nommé comme premier point de contact pour chaque succursale ou siège social afin de répondre aux questions et préoccupations courantes ainsi que pour gérer les enjeux de conformité pour une succursale en particulier. Veuillez communiquer avec votre superviseur direct ou votre directeur ou directrice de succursale pour connaître le nom de votre ambassadeur ou ambassadrice de la vie privée.
Pour toute autre personne: veuillez communiquer avec votre directeur ou directrice de compte ou votre gestionnaire des ressources désigné dans votre succursale locale.

Niveau 2 : responsable de la protection de la vie privée

Si votre situation ne peut être résolue au niveau 1 de résolution, veuillez communiquer avec le responsable de la protection de la vie privée de Randstad Canada, à qui il incombe de répondre à toutes les demandes et à toutes les plaintes et de s’assurer de la conformité avec cette Politique et avec les lois en vigueur en matière de confidentialité.

Vous pouvez joindre le responsable de la protection de la vie privée par courriel en écrivant à : confidentialité@randstad.ca.

Transfert de renseignements personnels à des fournisseurs de services (au Canada ou ailleurs)

Randstad Canada peut transférer, traiter ou conserver les renseignements personnels à l’extérieur du Canada. Cependant, Randstad Canada ne transfère les renseignements personnels à des fournisseurs de services, qu’il s’agisse d’une entreprise faisant partie du Groupe Randstad ou d’une autre, que si ce transfert est conforme aux principes et autres règles indiqués dans cette Politique et aux lois en vigueur en matière de confidentialité. Ces fournisseurs de services devront recueillir, utiliser, communiquer et conserver les renseignements personnels conformément à cette Politique et aux lois en vigueur.

Lorsqu’elle a recourt à des fournisseurs de services, Randstad Canada (i) fait preuve de diligence raisonnable dans le choix des fournisseurs de services qui traiteront les renseignements personnels en son nom, (ii) impose des conditions contractuelles raisonnables à ces fournisseurs pour qu’ils protègent la sécurité des données de façon comparable et (iii) vérifie que lesdits fournisseurs protègent la sécurité des données de manière comparable.

2. Détermination des fins de la collecte des renseignements
Les principales fins auxquelles Randstad Canada recueille des renseignements personnels sont les suivantes :

Dans le cadre de ses activités commerciales, Randstad Canada recueille, utilise et communique normalement des renseignements personnels aux fins commerciales raisonnables suivantes : 

  • pour fournir des services en RH, des services de placement et professionnel, pour effectuer la recherche et la sélection de personnel, le recrutement et offrir des services gérés, ainsi que des services en entreprise; et
  • pour faciliter la recherche, la sélection et le recrutement de candidats.
    Randstad peut utiliser des services en ligne pour aider à la recherche et au recrutement de candidats. À cette fin, Randstad peut aussi divulguer des renseignements personnels pour identifier ses candidats et employés auprès de tels fournisseurs de services.

À titre d’employeur, Randstad Canada recueille, utilise et communique des renseignements personnels pour établir et gérer ses relations avec ses employés, ou mettre fin à ses relations avec ses employés, ainsi que pour la gestion et la vérification de ses activités, notamment pour prévenir toute mauvaise conduite relativement au travail, toute violation de la loi et toute autre activité pouvant nuire aux intérêts de Randstad Canada ou pour réagir à de telles situations. Une fois que nous établissons et maintenons une relation d'emploi ou de placement avec nos candidats, nous utilisons les données fournies par les candidats pour se conformer aux lois et règlements, y compris, mais sans s'y limiter, le droit du travail, la fiscalité et la sécurité sociale et la conformité aux règlements nationaux et internationaux en matière de sanctions. À diverses étapes de la relation de travail avec ses employés, Randstad Canada est susceptible de recueillir, notamment, les renseignements personnels suivants :
a. nom, date de naissance, sexe, statut matrimonial, ayants droit, numéros d’identité, y compris numéro d’assurance sociale et autres informations relatives à l’identité, telles que des photographies ;
b. renseignements sur les antécédents, y compris les formations scolaire et continue, l’expérience de travail et des références, désignations professionnelles ou autres, vérification des dossiers de crédit et criminel ;
c. information relative à un contrat, telle qu’adresse personnelle, numéro de téléphone, numéro de cellulaire, adresse courriel et renseignements sur la personne à contacter en cas d’urgence ;
d. information sur la santé et de nature médicale, y compris les renseignements sur la personne à contacter en cas d’urgence et de l’information sur l’état de santé de la personne, de son conjoint ou de sa conjointe et des personnes à charge ;
e. parcours et expérience de travail, formation, rémunération, information sur le rendement et les mesures disciplinaires chez Randstad Canada.
Les autres fins auxquelles des renseignements personnels sont recueillis doivent être déterminées par Randstad Canada avant la collecte ou au moment de celle-ci. 

3. Consentement
La personne doit consentir à la collecte, à l’utilisation et à la communication de ses renseignements personnels, sauf lorsque c’est inapproprié ou permis par la loi.
Randstad Canada recueille, utilise et communique normalement des renseignements personnels sur la base d’un consentement éclairé. Être informé signifie bien comprendre la nature, le but et les conséquences de la collecte, de l’utilisation et de la communication des renseignements personnels. Cet engagement implique :

  • d’informer la personne de façon compréhensible des objectifs de la collecte, de l’utilisation et de la communication des renseignements personnels ;
  • d’obtenir le consentement la personne avant la collecte ou au moment de celle-ci, ainsi que lorsqu’une nouvelle utilisation de ses renseignements personnels est anticipée.

Randstad Canada ne se fie au consentement implicite que dans les cas appropriés, en fonction du caractère délicat des renseignements personnels et des attentes raisonnables des personnes. En particulier, elle se fie au consentement implicite pour recueillir, utiliser et communiquer des renseignements personnels des personnes à des fins d’établissement, de gestion ou de cessation des relations de travail.

Exceptions au principe de consentement
Il existe plusieurs exceptions à l’obligation d’informer une personne de toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels qui la concernent et d’obtenir son consentement. Voici quelques exemples de situations dans lesquelles Randstad Canada n’est pas tenue d’informer la personne ou d’obtenir son consentement :

  1. Randstad Canada peut recueillir et utiliser des renseignements personnels :
    a) si c’est clairement dans l’intérêt de la personne et qu’il n’est pas possible d’obtenir son consentement en temps opportun;
    b) si le fait d’informer et d’obtenir le consentement compromettait la disponibilité ou l’exactitude de l’information ;
    c) si cela est nécessaire pour mener une enquête concernant une effraction ou la violation d’une loi en vigueur.
  2. Randstad Canada peut utiliser et communiquer des renseignements personnels :
    a) si des motifs raisonnables portent à croire que l’information pourrait être utile dans le cadre d’une enquête concernant une violation d’une loi en vigueur ;
    b) dans un cas d’urgence qui menace la vie, la santé ou la sécurité d’une personne ;
    c) à des fins de recherches statistiques ou universitaires (tout en avisant préalablement le Commissariat à la protection de la vie privée au Canada).
  3. Randstad Canada peut communiquer des renseignements personnels :
    a) à un avocat représentant Randstad Canada ;
    b) pour recouvrer une dette de la personne à l’endroit de Randstad Canada ;
    c) pour se conformer à une citation à comparaître, à une ordonnance ou à un mandat émis par une cour ;
    d) à un organisme d’enquête ou à une institution gouvernementale ayant l’autorité légale d’obtenir de l’information (c.-à-d. aux fins d’une enquête) ;
    e) 20 ans après le décès de la personne ou 100 ans après la création du dossier ;
    f) cela est exigé par la loi.

4. Limitation de la collecte pour des motifs précis et raisonnables
Randstad Canada ne peut recueillir que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées et doit procéder de façon honnête et licite. Randstad Canada doit limiter la somme et la nature des renseignements recueillis à des fins précises, telles qu’énumérées précédemment aux présentes. Randstad Canada ne doit recueillir des renseignements personnels que pour répondre à des besoins d’affaires, dont elle aura informé la personne lors de la collecte, sauf si c’est permis ou exigé par la loi. Randstad Canada s’abstient d’utiliser des renseignements personnels à d’autres fins que celles indiquées lors de leur collecte, sans le consentement de la personne, sauf si c’est permis ou exigé par la loi.

5. Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation
Les renseignements personnels ne doivent pas être utilisés ou communiqués à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis à moins que la personne concernée n’y consente ou que la loi ne l’exige. Randstad Canada tient à jour des échéanciers de conservation des dossiers pour s’assurer que les renseignements personnels sont conservés uniquement aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées. Randstad Canada ne conserve pas de renseignements personnels plus longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf lorsque la loi l’exige.

6. Exactitude
Randstad Canada prend des mesures raisonnables pour s’assurer que les renseignements personnels sont conservés avec toute l’exactitude nécessaire aux fins requises.
Les demandes de correction de renseignements personnels sont traitées en conformité avec les droits accordés en vertu de la loi en vigueur et selon de bonnes pratiques d’archivage.

7. Mesures de sécurité : sécurité des données et politique sur les communications électroniques
Randstad Canada prend des mesures de protection et de sécurité raisonnables afin de protéger les renseignements personnels contre l’accès, la communication, la copie, l’utilisation ou la modification illicites et non autorisés. Ceci comprend également des mesures de protection contre la perte, le vol et les dommages causés à ces renseignements. En particulier, Randstad Canada maintient des politiques, des procédures et des technologies pour préserver la sécurité des renseignements personnels depuis leur collecte jusqu’à leur destruction.

Devoir de la personne de rapporter la non-conformité et de favoriser la conformité
Si une personne apprend la perte, l’accès non autorisé, le manque de sécurité ou la communication non autorisée de renseignements personnels, qu’elle soit ou non à l’origine de cette perte, de cet accès ou de cette communication non autorisés, elle doit immédiatement en informer son supérieur hiérarchique ou le responsable de la protection de la vie privée : confidentialité@randstad.ca.

Le devoir de déclaration est un élément essentiel du programme de protection des données et de la confidentialité de Randstad Canada. Randstad Canada protégera des représailles les personnes qui auront exercé leur devoir de déclaration et traitera tout manquement à ce devoir comme une infraction significative.

Les personnes approchées par un organisme de réglementation de la protection de la vie privée devraient en aviser rapidement notre responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse : confidentialité@randstad.ca.

8. Transparence
Randstad Canada doit mettre à la disposition des personnes ses politiques et pratiques en matière de gestion des renseignements personnels.

Pour les employés à l’interne : la Politique de confidentialité est accessible dans la section « Centre de l’employé » du site intranet à l’adresse: https://central.randstadgroup.ca/ec/Pages/Policies.aspx
Pour toute autre personne : la Politique de confidentialité de Randstad est accessible via le site Web de l’entreprise à l’adresse : https://www.randstad.ca/fr/confidentialite/

9. Accès aux renseignements personnels et correction 
Conformément aux lois en vigueur, Randstad Canada peut donner à une personne l’accès à ses renseignements personnels et les moyens d’y effectuer des corrections en conformité avec la réglementation en matière de confidentialité en vigueur. Toute personne peut contester l’exactitude et l’intégralité de l’information et la modifier en conséquence. Toute demande de copies de renseignements personnels doit être faite par écrit auprès du responsable de la protection de la vie privée de Randstad Canada (confidentialité@randstad.ca).

10. Recours possibles
Toutes plaintes, interrogations ou inquiétudes devraient être amenées à l’attention du responsable local de la protection de la vie privée (confidentialité@randstad.ca) et doivent être traitées rapidement. Si, selon vous, la question n’a pas été résolue de manière satisfaisante, veuillez consulter la section Processus de résolution précédente.

Tenue à jour et révision
Cette politique est en vigueur immédiatement et remplace toutes les versions antérieures. Sa révision est prévue pour septembre 2018. Randstad Canada se réserve le droit d’interpréter cette Politique à sa discrétion et d’y apporter à l’occasion les changements qu’elle juge appropriés, sans exigence de préavis.