Les employés administratifs sont souvent les représentants de référence de votre organisation. Il vous suffit de pourvoir ces postes intelligemment pour que vos clients soient convaincus que leurs demandes seront traitées avec diligence et soin. C’est également pour cette raison que les dirigeants tout comme les travailleurs de première ligne de votre entreprise n’hésitent pas à faire appel à l’équipe administrative pour tous types de demandes et de besoins.
Mais que se passe-t-il lorsque vous ne disposez pas du personnel admin suffisant pour répondre aux différentes demandes lorsque celles-ci explosent ? Et comment gérez-vous le flux de travail incessant et l’organisation lorsqu’un employé administratif quitte l’entreprise ? Un moyen de combler ce vide est de recruter du personnel temporaire pour remplacer ce poste ou pour fournir une assistance supplémentaire.
que devriez-vous recherchez lorsque vous recrutez du personnel administratif temporaire
Recruter du personnel administratif exige que vous réfléchissiez aux compétences spécifiques requises pour les postes en question et que vous vous assuriez que les nouvelles recrues puissent effectivement combler le manque.
Peu importe que vous recrutiez un travailleur temporaire pour pourvoir un poste d’adjoint administratif ou de commis comptable, et qu’il s’agisse de quelques semaines ou de plusieurs mois : vous devez trouver un employé capable d’assumer pleinement les tâches en question depuis le premier jusqu’au dernier jour du mandat. Si ce devait ne pas être le cas, vous risqueriez de voir un point de contact critique de votre organisation s’effondrer.
Découvrez ci-après six facteurs clés que vous devriez prendre en compte dans le cadre du recrutement de personnel administratif temporaire au sein de votre entreprise.
une expérience en administration
Disposer d’une expérience réussie dans un domaine est l’un des meilleurs gages qu’une recrue sera à même de renouveler cet accomplissement. Vous n’avez pas forcément besoin de dénicher un candidat possédant des compétences précises, car celles-ci sont résolument transférables. Cependant, plus un individu se rapprochera de vos exigences grâce à une expérience antérieure, plus vite il s’adaptera au rythme de travail de votre organisation.
Prenons l’exemple d’un candidat disposant d’une expérience en matière de saisie de données au sein d’un département de comptabilité. Ces compétences sont facilement transférables donc peu importe que votre système soit un peu différent de celui qu’il a connu : quiconque sait saisir des données comptables pour une entreprise lambda saura en faire de même pour une autre.
Cela vaut également pour le poste d’adjoint administratif. Si un candidat dispose de l’expérience nécessaire pour organiser un département TI, depuis la gestion des tickets d’assistance jusqu’à la planification du service informatique sur site, il pourra aisément transférer ces compétences et en faire de même avec les techniciens de terrain d’autres domaines d’activité.
des compétences organisationnelles
Peu importe le type de personnel administratif que vous recrutiez, les compétences organisationnelles sont essentielles. Votre nouvelle recrue temporaire ne peut pas non plus se limiter à sa propre organisation personnelle. L’intérêt de la plupart des postes administratifs est de soutenir les autres fonctions de l’entreprise et de veiller au maintien des équipes, des documents et des processus.
Voici quelques indices vous permettant de déterminer qu’un candidat possède des compétences organisationnelles éprouvées :
- A supervisé ou géré la communication entre différents départements, équipes ou individus
- Sait gérer les calendriers, documents ou projets d’autres individus
- Est capable, lors de l’entretien de recrutement, d’illustrer par des anecdotes spécifiques la façon dont leurs compétences organisationnelles ont permis d’optimiser un processus, d’aider d’autres membres de leur équipe, ou de résoudre un problème donné
des compétences avérées en matière de gestion du temps
Il est fort probable que vous cherchiez à recruter du personnel administratif qui soit capable de passer d’une tâche à l’autre sans difficulté, de porter plusieurs casquettes, et de se souvenir de revenir aux tâches non terminées pour les finaliser.
Que ce soit dans les CVs ou lors des entretiens d’embauche, soyez à l’affût de preuves indiquant que les candidats possèdent effectivement ces compétences cruciales. Parmi les indicateurs laissant à penser qu’un individu sait gérer son temps de façon optimale, nous pouvons citer :
- Une expérience réussie dans la gestion de tâches disparates
- Avoir travaillé dans un service d’accueil fortement occupé
- Avoir su gérer dans le passé, simultanément et avec succès, différentes obligations, telles que cumuler études et emploi à plein temps
un grand sens de la discrétion
Que vous recrutiez un employé pour le service de la paie et de la comptabilité,ou qu’il s’agisse d’un remplacement temporaire d’un adjoint administratif partant en congés pour raisons personnelles, la discrétion est de rigueur. En effet, les individus occupant des postes administratifs ont souvent accès à des informations sensibles ne pouvant être partagées avec tout le monde.
Demandez aux candidats s’ils ont déjà eu dans le passé à gérer des informations confidentielles, et si oui, comment ils se sont acquittés de cette tâche. Vous pouvez également poser des questions hypothétiques telles que "Que feriez-vous si vous deviez gérer le calendrier d’un cadre haut placé et que votre ami d’un autre département vous questionne au sujet de son emploi du temps ?"
des capacités de résolution des problèmes
Il existe bien une raison pour laquelle les professionnels de l’administration font office de référence pour leurs directeurs, leurs équipes, et leurs départements. Ces individus sont souvent amenés à s’acquitter de tâches que personne d’autre ne sait accomplir ou pour lesquelles personnes n’a suivi de formation ad hoc.
Ainsi, un adjoint administratif peut devoir gérer et réserver des nuitées d’hôtel et des billets d’avion pour des dizaines de visiteurs ou résoudre des problèmes basiques de visioconférence ou de technologie de présentation.
Recherchez des candidats convaincus de leur capacité à comprendre les problèmes, à apprendre par eux-mêmes et à faire appel aux ressources nécessaires présentes au sein de l’organisation pour faire avancer les choses.
des compétences solides en matière de communication
Posséder des compétences avérées en matière de communication écrite et orale est indispensable pour tout employé occupant un poste administratif. Recherchez des travailleurs temporaires capables de s’exprimer et de communiquer de façon claire et professionnelle. Soyez également attentif durant les processus de sélection et de recrutement : Les candidats qui savent communiquer leurs besoins et comprennent vos instructions (pour ensuite les suivre) dans le cadre des processus de candidature et d’entretien d’embauche font clairement preuve de bonnes aptitudes à communiquer.
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