Adjoint-e executive

Dans ce rôle, vous agirez comme le véritable bras droit de la Direction générale. Votre mission sera de soutenir la gestion quotidienne des activités avec un souci constant de l'efficacité opérationnelle et de la saine gestion des ressources. Plus qu'un simple poste administratif, vous contribuerez de façon tangible à l'accomplissement de la mission sociale de l'organisme en assurant des communications internes et externes fluides et professionnelles. De plus, vous occuperez une position de confiance en jouant un rôle central dans la coordination stratégique et les échanges avec le Conseil d’Administration.

Prêt(e) à mettre votre talent et votre leadership administratif au service d'une cause qui compte ? N'hesitez pas a appliquer!

Avantages
- Travail permanent a temps plein ( 40h/semaine)
- Possibilite de travailler sur 3 jours dependamment de l experience ( salaire calcule au prorata des heures travaillees)
- Indemnité de vacances : 6% des gains cumulés durant la période de référence.
- Congés personnels payés : maximum de 10 jours par année, cumulés durant la première année de travail, calculés au prorata de 4% du temps travaillé.
- Assurance collective : admissible après 3 mois de travail continu.
- Remboursement de transport : après 3 mois – remboursement à 100% du coût de la passe de transport en commun.
- Régime d’épargne retraite : participation dès le premier jour d’emploi; contribution de l’employeur pouvant atteindre 3 %, versée une fois par an après le premier anniversaire d’embauche.
- Allocation bien-être : 500 $ par année pour des activités liées au bien-être (sport, ateliers artistiques, etc.).
- Soutien en santé mentale : 500 $ additionnels par année après l’utilisation de l’assurance collective pour des services de professionnels en santé mentale
- Télétravail : Conformément à la politique de l’organisme, une journée de télétravail est permise et peut être modifiée à la discrétion de la superviseure directe selon les besoin opérationnels .

Responsabilités
Assistance à la direction générale:

• Assurer la gestion des agendas, l’organisation de réunions, prise de rendez-vous, gestion des déplacements ;
• Préparer les documents et rapports nécessaires pour les réunions de direction ;
• Rédiger des courriers et des communications internes et externes.


Coordination avec le Conseil d'Administration (CA) :
• Organiser les réunions du CA, en coordination avec la direction (préparation des ordres du jour, convocation des membres, réservation des lieux, etc.) ;
• Rédiger et distribuer les procès-verbaux des réunions du CA et assurer le suivi des décisions prises ;
• Préparer et fournir au CA les documents nécessaires à la prise de décisions (rapports financiers, projets en cours, plans d’action) ;
• Assurer la liaison entre la direction et le CA, en facilitant la communication fluide des informations stratégiques et administratives
• Aider à la préparation des rapports annuels à destination du CA, en fournissant des données sur les projets, les résultats et les finances.

Accueil et gestion administrative :
• Superviser les tâches administratives quotidiennes (gestion des appels, traitement du courrier, archivage) ;
• Assurer les commandes de petits matériels de bureau et s’assurer de la mise à jour du stock.
• Accueille les différents visiteurs (donateurs, livreurs, clientes, etc) et répond à leurs demandes en communiquant avec les personnes de l’équipe concernées.

Interface entre les départements :
• Assurer la liaison entre la direction et les différents services de l’entreprise pour fluidifier la communication ;
• Répondre aux demandes de soutien administratif des différentes directions ;
• Participer à la mise en œuvre de la stratégie de l’entreprise en veillant à la bonne coordination des équipes.

Communication interne et externe :
• Rédiger des documents internes, des présentations et autres supports de communication pour la direction ;
• Gérer les relations avec les partenaires externes, en veillant à la bonne représentation de l’entreprise.

Accomplir toute autre tâche connexe en lien avec les fonctions du poste, selon les besoins organisationnels.

Qualifications
Compétences du poste

• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément, à organiser des agendas et à respecter des délais ;
• Excellente capacité à communiquer à l’oral et à l’écrit, tant en interne qu’en externe ;
• Travaille en équipe et sait collaborer aisément et efficacement vers un objectif commun;
• La personne doit faire preuve de bienveillance et s’intéresser sincèrement à la mission de l'organisation;
• Fait preuve de rigueur, de soucis du détail et de la qualité dans la réalisation de ses tâches.
• Confidentialité ; respecter la confidentialité des données et des informations et faire preuve de discrétion dans leur traitement

Qualifications du poste
• Diplôme d’études collégiales en technique de bureau ou l’équivalent;
• Deux (2) ans ou plus en soutien administratif;
• Expérience en rédaction bilingue (français et anglais) de documents et de communications.
• Très bonne connaissance des logiciels de Microsoft Office (Word, Excel, Power Point, Outlook, etc.), connaissance de base d’Office 365 et bonne habileté dans l’utilisation de divers outils informatiques (ex. bases de données);
• Bilinguisme


Notre client exerce ses activités au Canada. L'entreprise prend tous les moyens raisonnables pour limiter le nombre de postes au Québec qui requièrent la connaissance d'une langue autre que le français, et ne l'exige que lorsque c'est nécessaire et que ses employés bilingues existants ne sont pas en mesure de remplir ces fonctions.
Sur la base d'une évaluation menée par notre client, il a été déterminé que ce poste exige des candidats qu'ils parlent couramment l'anglais (à l'oral et à l'écrit). En particulier, ce poste exigera de l'employé qu'il:
-communiquer avec des clients/partenaires/employés anglophones situés hors du Québec sur une base quotidienne
-travailler sur des projets, produits ou livrables qui doivent être présentés aux clients en anglais


Sommaire
Ce poste vous intéresse ?

Envoyez-nous un courriel en tout temps à dorine.sportouch@randstad.ca

Si vous connaissez des gens intéressés par des postes en soutien administratif, n’hésitez pas à leur fournir nos coordonnées. Il nous fera plaisir de les aider!

Pour obtenir plus d’informations sur ce poste et tous les autres postes présentement disponibles, rendez-vous au www.randstad.ca.

Nous attendons votre CV avec impatience!

Tous les cv reçus seront examinés à part égal.

Seul les candidat(e)s sélectionné(es) seront contacté(e)s


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Randstad Canada s'engage à favoriser une main-d'œuvre représentative de toutes les populations du Canada. Nous nous engageons en conséquence à développer et à mettre en œuvre des stratégies pour promouvoir l'équité, la diversité et l'inclusion dans toutes nos sphères d'activité en examinant nos politiques, pratiques et systèmes internes tout au long du cycle de vie de notre main-d'œuvre, y compris au niveau du recrutement, de la rétention et de l'avancement pour tout individu. En plus de notre profond engagement sur le respect des principes des droits de la personne, nous nous engageons à prendre toute mesure positive pour influer sur les changements à mettre en place en vue de garantir la participation de tout individu dans le monde du travail et ce, sans obstacle, systémique ou autre, en particulier pour les groupes en quête d'équité généralement sous-représentés dans la main-d'œuvre au Canada, y compris les personnes qui s'identifient comme femmes ou personnes non-binaires/non conformes au genre, les Peuples et communautés autochtones, les personnes en situation de handicap (visible ou invisible), les personnes faisant partie des minorités visibles, les personnes racisées et des communautés LGBTQ2+.

Randstad Canada s'engage à créer et à maintenir un milieu de travail inclusif et accessible pour toutes les personnes candidates et employés en soutenant leurs besoins d'accessibilité et d'accommodation tout au long du cycle de vie de l'emploi. Nous demandons à toutes les personnes demandeuses d'emploi de bien vouloir identifier leurs besoins en matière d'accommodation en envoyant un courriel à accessibilite@randstad.ca pour s'assurer de leur capacité à participer pleinement au processus d'entrevue.