Adjoint·e administratif·ve

e réceptionniste – adjoint·e administratif·ve joue un rôle central dans la réussite des opérations quotidiennes et le maintien d'une image professionnelle irréprochable. Si vous possédez une excellente rigueur administrative, un sens aigu de l'organisation et une passion pour le service à la clientèle, cette opportunité en administration des affaires et finance est idéale pour propulser votre carrière.

Ce poste exige des compétences de soutien administratif général combinées à une gestion rigoureuse des communications et des suivis financiers de base. En tant que réceptionniste – adjoint·e administratif·ve, vous soutiendrez l'équipe de gestion et les actionnaires dans leurs activités administratives quotidiennes tout en veillant à la tenue harmonieuse du bureau.

Exigence de bilinguisme (Loi 96)
Notre client exerce ses activités au Canada et à l'échelle internationale. L'entreprise prend tous les moyens raisonnables pour limiter le nombre de postes au Québec qui requièrent la connaissance d'une langue autre que le français, et ne l'exige que lorsque c'est nécessaire et que ses employés bilingues existants ne sont pas en mesure de remplir ces fonctions. Sur la base d'une évaluation menée par notre client, il a été déterminé que ce poste de réceptionniste – adjoint·e administratif·ve exige des candidats qu'ils parlent couramment l'anglais (à l'oral et à l'écrit). En particulier, ce poste exigera de l'employé qu'il communique avec des clients, partenaires et employés anglophones situés hors du Québec sur une base quotidienne et régulière, et qu'il interagisse avec les services internes centralisés qui soutiennent l'organisation au Canada et en Amérique du Nord.

Avantages
• Postes stables au sein du secteur dynamique de la finance à Laval

• Environnement de travail professionnel, stimulant et collaboratif

• Gamme d'avantages sociaux compétitifs offerte dès l'embauche

• Opportunités de développement professionnel continu et d'avancement

• Équipe de gestion à l'écoute et ambiance de travail conviviale

Responsabilités
• Accueillir chaleureusement les visiteurs, clients et nouveaux employés à la réception avec professionnalisme

• Gérer efficacement la messagerie vocale, les appels entrants, les courriels et les télécopies

• Préparez et coordonner l'ensemble des envois postaux ainsi que les services de messagerie express

• Assurer la gestion précise de la petite caisse et la conciliation des reçus

• Effectuer le suivi et la gestion rigoureuse des reçus pour les différentes cartes de crédit des actionnaires

• Coordonner l'attribution et la gestion des billets pour les divers événements corporatifs tout au long de l'année

• Administrer les commandes de fournitures de bureau et de papeterie selon les besoins de l'équipe

• Veiller proactivement à la bonne tenue, à la propreté et au bon ordre général des espaces de travail

• Coordonner les résolutions de problèmes informatiques (IT) en faisant le suivi avec les fournisseurs externes

• Numériser, classer et acheminer la correspondance reçue destinée aux autres entités du groupe

• Coordonner les demandes de signatures officielles auprès des actionnaires

• Effectuer toute autre tâche administrative connexe

Qualifications
• Diplôme d'études secondaires (DES) ou diplôme en administration, secrétariat ou domaine connexe

• Expérience préalable réussie en tant que réceptionniste, adjoint·e administratif·ve ou soutien de bureau

• Bilinguisme fluide (français et anglais), tant à l'oral qu'à l'écrit

• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook)

• Excellentes compétences en organisation, en gestion du temps et en priorisation des tâches

• Grande rigueur, discrétion et le souci du détail avec les documents financiers

• Aptitudes exceptionnelles pour les relations interpersonnelles et la communication

Sommaire
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Courriel : sabrina.iannantu

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