Adjointe Administrative/Réceptionniste

Notre client, une entreprise importante dans le domaine de l'immobilier, cherche à embaucher une Adjointe Administrative/Réceptionniste pour leur bureau du centre-ville de Montréal pour assister le président et les vice-présidents de la société.

Avantages
- 35 heures / semaine
- 3 semaines de vacances
- Assurance médicale/dentaire après le après la période probatoire
- 5 jours de maladie + 3 journées personnelles
- 100% présentiel (8h30 a 16h30)
- Équipe stable et humaine en croissance
- Échelle salariale compétitive

Responsabilités
- Gestion d’agenda (rdvs/rsvps), réservations, rendez-vous, etc.
- Reception : message boîte vocale,, retour des messages, transfert des appels, etc., tri et distribution du courrier et des livraisons quotidiennes, et traiter le courrier et les envois sortants
- Gestion des informations de contacts
- Demandes diverses: expédition de documents/paquets/etc., recherches diverses, etc.
- Coordination & envoi des cartes et cadeaux de Noël et autres cadeaux corporatifs
- Coordination et suivis des commandites, dons et initiatives caritatives corporatifs et personnels
- Suivi des documents/chèques à signer
- Réconciliation de la petite caisse corporative
- Gestion des réservations de vols et des besoins en voyages d’affaires (hôtels, transport, réservations, etc.)
- Coordination des événements sociaux : Journée des employés, fête de Noël et autres
- Coordination des commandites aux conférences et événements, et inscriptions des participants
- Gestion des billets/loges de hockey & tennis
- Réconciliation mensuelle des achats avec la carte de crédit corporative
- Rédactions de lettres et traduction de documents en anglais et français
- Coordination des bons de commandes et factures corporatives et pour les départements de Location, Légal, etc.
- Commandes de repas pour réunions
-Accueillir et orienter les visiteurs/clients à leurs arrivés : en offrant une première impression professionnelle
-Surveiller et gérer les stocks de fournitures de bureau, et passer les commandes pour les réapprovisionner, quand nécessaire
- Toutes autres tâches et requêtes connexes pouvant relever de ce poste

Qualifications
- 5 ans minimum d'expérience pertinente
- Bilinguisme (anglais et français, parlé et écrit)
- Bonne connaissance de l'informatique (Suite Microsoft Office)
- Excellent sens de la gestion des priorités
- Sens de l'organisation aiguisé
- Adaptabilité
- Esprit d'équipe
- Bon sens de l'écoute
-Discrétion et sens de la confidentialité

Notre client exerce ses activités au Canada et à l'échelle mondiale/internationale, aux États-Unis et dans d'autres pays. L'entreprise prend tous les moyens raisonnables pour limiter le nombre de postes au Québec qui requièrent la connaissance d'une langue autre que le français, et ne l'exige que lorsque c'est nécessaire et que ses employés bilingues existants ne sont pas en mesure de remplir ces fonctions.
Sur la base d'une évaluation menée par notre client, il a été déterminé que ce poste exige des candidats qu'ils parlent couramment l'anglais (à l'oral et à l'écrit). En particulier, ce poste exigera de l'employé qu'il:

-communiquer avec des clients/partenaires/employés anglophones situés hors du Québec sur une base régulière
-travailler sur des projets, produits ou livrables qui doivent être présentés aux clients en anglais




Sommaire
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Tous les CV reçus seront examinés de la même manière.

Seuls les candidats sélectionnés seront contactés.

Randstad Canada s'engage à favoriser une main-d'œuvre représentative de toutes les populations du Canada. Nous nous engageons en conséquence à développer et à mettre en œuvre des stratégies pour promouvoir l'équité, la diversité et l'inclusion dans toutes nos sphères d'activité en examinant nos politiques, pratiques et systèmes internes tout au long du cycle de vie de notre main-d'œuvre, y compris au niveau du recrutement, de la rétention et de l'avancement pour tout individu. En plus de notre profond engagement sur le respect des principes des droits de la personne, nous nous engageons à prendre toute mesure positive pour influer sur les changements à mettre en place en vue de garantir la participation de tout individu dans le monde du travail et ce, sans obstacle, systémique ou autre, en particulier pour les groupes en quête d'équité généralement sous-représentés dans la main-d'œuvre au Canada, y compris les personnes qui s'identifient comme femmes ou personnes non-binaires/non conformes au genre, les Peuples et communautés autochtones, les personnes en situation de handicap (visible ou invisible), les personnes faisant partie des minorités visibles, les personnes racisées et des communautés LGBTQ2+.

Randstad Canada s'engage à créer et à maintenir un milieu de travail inclusif et accessible pour toutes les personnes candidates et employés en soutenant leurs besoins d'accessibilité et d'accommodation tout au long du cycle de vie de l'emploi. Nous demandons à toutes les personnes demandeuses d'emploi de bien vouloir identifier leurs besoins en matière d'accommodation en envoyant un courriel à accessibilite@randstad.ca pour s'assurer de leur capacité à participer pleinement au processus d'entrevue.