détails d'emploi
Adjointe de Direction Temporaire – Affaires Corporatives et Secrétariat Général (Mode Hybride)
Temporaire (Mandat de 4 mois, avec possibilité de prolongation)
Lieu : Est de Montréal (Travail en mode hybride/télétravail)
...
Notre client, une organisation établie dans l'Est de Montréal, est à la recherche d'un(e) Adjointe de Direction expérimentée pour un mandat temporaire de quatre (4) mois, débutant immédiatement. Ce rôle stratégique s'effectue en mode de travail hybride.
Relevant directement de la Vice-Présidente, Affaires Corporatives et Secrétariat Général, le ou la titulaire agira comme collaborateur(trice) clé et sera responsable du bon fonctionnement des activités administratives et du soutien à la gouvernance.
Avantages
Vos avantages sur ce poste d'Adjoint(e) de direction :
Salaire : 35 $ -40 $ de l'heure selon l'expérience.
Localisation : Poste situé dans l'Est de Montréal accessible en transport et stationnement sur place.
Mode de travail : Modèle hybride (télétravail).
Horaire : 35 h/semaine (du lundi au vendredi).
Du lundi au jeudi : 8 h 30 à 17 h 00.
Vendredi : 8 h 30 à 12 h 30.
Responsabilités
•Gérer l’agenda de la vice-présidente de manière proactive, en priorisant les demandes de rendez-vous, les rencontres et les suivis.
•Agir en tant que point de contact / intermédiaire pour tous les intervenants internes et externes. Recevoir, filtrer et répondre aux appels téléphoniques, courriels et courrier papier. Déterminer la nature de la demande et la traiter de façon appropriée en acheminant aux membres de l’équipe selon la pertinence, ou en prenant les messages. Faire les recherches pour répondre aux demandes d’informations ou diriger le client vers la bonne source, en sollicitant le vice-président seulement lorsque nécessaire.
•Organiser différentes réunions, en assurant la coordination de celles-ci. Convoquer les participants, préparer et expédier l’ordre du jour, les dossiers et présentations, assister aux réunions, prendre les notes, dresser et distribuer les procès-verbaux (lorsque requis) et voir au suivi des dossiers avec les personnes concernées.
•Collaborer avec le directeur des affaires corporatives et du secrétariat général pour toutes les tâches entourant les réunions du conseil d’administration et ses comités, incluant la préparation et la révision de documents;
•Utiliser les différentes technologies et plates-formes à sa disposition afin de faciliter la collaboration entre les intervenants et simplifier les manières de faire.
•Rédiger des lettres, mémos, tableaux, courriels à partir de notes et de renseignements connus et/ ou transmis, les mettre en forme à l’aide des logiciels appropriés en respectant les normes de la langue française.
•Reproduire des documents selon les normes en vigueur en assurant une mise en page et une présentation optimale dans le respect de la confidentialité.
•Accueillir les visiteurs promptement et de façon appropriée à la situation.
•Préparer les notes de frais, demandes d’achat, demandes de paiement, demandes de déboursés et tout autre formulaire requis, en appliquant les directives en vigueur et en recueillant et vérifiant la cohérence des données et apporter les corrections si nécessaire. Si requis, effectuer la facturation.
•Participer annuellement à l’élaboration du budget, en faire le suivi périodiquement et justifier les écarts.
•Faire circuler l’information pour les dossiers ou activités aux personnes concernées, de façon appropriée et selon les priorités et assure le suivi lorsque requis.
•Tenir à jour les dossiers physiques et électroniques du bureau de la vice-présidente et en faire le classement en assurant la confidentialité. Effectuer l’épuration des documents à des fins de conservation ou de destruction.
•S’assurer de la conformité des documents soumis au vice-président pour approbation.
•Organiser les événements spéciaux et s’assurer de la logistique.
•Travailler en étroite collaboration avec les secrétaires des directeurs relevant du vice-président et les autres adjointes de haute-direction.
•Effectuer toutes autres tâches sollicitées par le vice-président et fournir un soutien administratif dans toutes ses activités quotidiennes, prévues ou non.
Qualifications
•Diplôme d’études professionnelles (D.E.P.) en secrétariat ou formation équivalente.
•Posséder au minimum 5 années d’expérience comme adjointe administration à la haute direction.
•Excellente maîtrise du fonctionnement des logiciels de la suite Microsoft Office (incluant SharePoint)
•Posséder une excellente maîtrise de la langue française et parlée et écrite
•Discrétion et confidentialité
•Savoir gérer les priorités et les attentes
•Capacité d’anticiper et de faire preuve de proactivité
•Avoir un sens politique
•Capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers
•Capacité de travailler sous pression et de s’adapter aux changements
Sommaire
Si ce poste d'Adjointe de direction situé dans l'Est de Montréal vous intéresse, veuillez me faire parvenir votre CV à jour à mag.paga@randstad.ca
Randstad Canada s'engage à favoriser une main-d'œuvre représentative de toutes les populations du Canada. Nous nous engageons en conséquence à développer et à mettre en œuvre des stratégies pour promouvoir l'équité, la diversité et l'inclusion dans toutes nos sphères d'activité en examinant nos politiques, pratiques et systèmes internes tout au long du cycle de vie de notre main-d'œuvre, y compris au niveau du recrutement, de la rétention et de l'avancement pour tout individu. En plus de notre profond engagement sur le respect des principes des droits de la personne, nous nous engageons à prendre toute mesure positive pour influer sur les changements à mettre en place en vue de garantir la participation de tout individu dans le monde du travail et ce, sans obstacle, systémique ou autre, en particulier pour les groupes en quête d'équité généralement sous-représentés dans la main-d'œuvre au Canada, y compris les personnes qui s'identifient comme femmes ou personnes non-binaires/non conformes au genre, les Peuples et communautés autochtones, les personnes en situation de handicap (visible ou invisible), les personnes faisant partie des minorités visibles, les personnes racisées et des communautés LGBTQ2+.
Randstad Canada s'engage à créer et à maintenir un milieu de travail inclusif et accessible pour toutes les personnes candidates et employés en soutenant leurs besoins d'accessibilité et d'accommodation tout au long du cycle de vie de l'emploi. Nous demandons à toutes les personnes demandeuses d'emploi de bien vouloir identifier leurs besoins en matière d'accommodation en envoyant un courriel à accessibilite@randstad.ca pour s'assurer de leur capacité à participer pleinement au processus d'entrevue.
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Adjointe de Direction Temporaire – Affaires Corporatives et Secrétariat Général (Mode Hybride)
Temporaire (Mandat de 4 mois, avec possibilité de prolongation)
Lieu : Est de Montréal (Travail en mode hybride/télétravail)
Notre client, une organisation établie dans l'Est de Montréal, est à la recherche d'un(e) Adjointe de Direction expérimentée pour un mandat temporaire de quatre (4) mois, débutant immédiatement. Ce rôle stratégique s'effectue en mode de travail hybride.
Relevant directement de la Vice-Présidente, Affaires Corporatives et Secrétariat Général, le ou la titulaire agira comme collaborateur(trice) clé et sera responsable du bon fonctionnement des activités administratives et du soutien à la gouvernance.
Avantages
Vos avantages sur ce poste d'Adjoint(e) de direction :
Salaire : 35 $ -40 $ de l'heure selon l'expérience.
Localisation : Poste situé dans l'Est de Montréal accessible en transport et stationnement sur place.
Mode de travail : Modèle hybride (télétravail).
Horaire : 35 h/semaine (du lundi au vendredi).
Du lundi au jeudi : 8 h 30 à 17 h 00.
Vendredi : 8 h 30 à 12 h 30.
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Responsabilités
•Gérer l’agenda de la vice-présidente de manière proactive, en priorisant les demandes de rendez-vous, les rencontres et les suivis.
•Agir en tant que point de contact / intermédiaire pour tous les intervenants internes et externes. Recevoir, filtrer et répondre aux appels téléphoniques, courriels et courrier papier. Déterminer la nature de la demande et la traiter de façon appropriée en acheminant aux membres de l’équipe selon la pertinence, ou en prenant les messages. Faire les recherches pour répondre aux demandes d’informations ou diriger le client vers la bonne source, en sollicitant le vice-président seulement lorsque nécessaire.
•Organiser différentes réunions, en assurant la coordination de celles-ci. Convoquer les participants, préparer et expédier l’ordre du jour, les dossiers et présentations, assister aux réunions, prendre les notes, dresser et distribuer les procès-verbaux (lorsque requis) et voir au suivi des dossiers avec les personnes concernées.
•Collaborer avec le directeur des affaires corporatives et du secrétariat général pour toutes les tâches entourant les réunions du conseil d’administration et ses comités, incluant la préparation et la révision de documents;
•Utiliser les différentes technologies et plates-formes à sa disposition afin de faciliter la collaboration entre les intervenants et simplifier les manières de faire.
•Rédiger des lettres, mémos, tableaux, courriels à partir de notes et de renseignements connus et/ ou transmis, les mettre en forme à l’aide des logiciels appropriés en respectant les normes de la langue française.
•Reproduire des documents selon les normes en vigueur en assurant une mise en page et une présentation optimale dans le respect de la confidentialité.
•Accueillir les visiteurs promptement et de façon appropriée à la situation.
•Préparer les notes de frais, demandes d’achat, demandes de paiement, demandes de déboursés et tout autre formulaire requis, en appliquant les directives en vigueur et en recueillant et vérifiant la cohérence des données et apporter les corrections si nécessaire. Si requis, effectuer la facturation.
•Participer annuellement à l’élaboration du budget, en faire le suivi périodiquement et justifier les écarts.
•Faire circuler l’information pour les dossiers ou activités aux personnes concernées, de façon appropriée et selon les priorités et assure le suivi lorsque requis.
•Tenir à jour les dossiers physiques et électroniques du bureau de la vice-présidente et en faire le classement en assurant la confidentialité. Effectuer l’épuration des documents à des fins de conservation ou de destruction.
•S’assurer de la conformité des documents soumis au vice-président pour approbation.
•Organiser les événements spéciaux et s’assurer de la logistique.
•Travailler en étroite collaboration avec les secrétaires des directeurs relevant du vice-président et les autres adjointes de haute-direction.
•Effectuer toutes autres tâches sollicitées par le vice-président et fournir un soutien administratif dans toutes ses activités quotidiennes, prévues ou non.
Qualifications
•Diplôme d’études professionnelles (D.E.P.) en secrétariat ou formation équivalente.
•Posséder au minimum 5 années d’expérience comme adjointe administration à la haute direction.
•Excellente maîtrise du fonctionnement des logiciels de la suite Microsoft Office (incluant SharePoint)
•Posséder une excellente maîtrise de la langue française et parlée et écrite
•Discrétion et confidentialité
•Savoir gérer les priorités et les attentes
•Capacité d’anticiper et de faire preuve de proactivité
•Avoir un sens politique
•Capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers
•Capacité de travailler sous pression et de s’adapter aux changements
Sommaire
Si ce poste d'Adjointe de direction situé dans l'Est de Montréal vous intéresse, veuillez me faire parvenir votre CV à jour à mag.paga@randstad.ca
Randstad Canada s'engage à favoriser une main-d'œuvre représentative de toutes les populations du Canada. Nous nous engageons en conséquence à développer et à mettre en œuvre des stratégies pour promouvoir l'équité, la diversité et l'inclusion dans toutes nos sphères d'activité en examinant nos politiques, pratiques et systèmes internes tout au long du cycle de vie de notre main-d'œuvre, y compris au niveau du recrutement, de la rétention et de l'avancement pour tout individu. En plus de notre profond engagement sur le respect des principes des droits de la personne, nous nous engageons à prendre toute mesure positive pour influer sur les changements à mettre en place en vue de garantir la participation de tout individu dans le monde du travail et ce, sans obstacle, systémique ou autre, en particulier pour les groupes en quête d'équité généralement sous-représentés dans la main-d'œuvre au Canada, y compris les personnes qui s'identifient comme femmes ou personnes non-binaires/non conformes au genre, les Peuples et communautés autochtones, les personnes en situation de handicap (visible ou invisible), les personnes faisant partie des minorités visibles, les personnes racisées et des communautés LGBTQ2+.
Randstad Canada s'engage à créer et à maintenir un milieu de travail inclusif et accessible pour toutes les personnes candidates et employés en soutenant leurs besoins d'accessibilité et d'accommodation tout au long du cycle de vie de l'emploi. Nous demandons à toutes les personnes demandeuses d'emploi de bien vouloir identifier leurs besoins en matière d'accommodation en envoyant un courriel à accessibilite@randstad.ca pour s'assurer de leur capacité à participer pleinement au processus d'entrevue.
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