Adjointe exécutive, droit des affaires

Notre client, un important cabinet juridique national, cherche à embaucher une Adjointe exécutive, droit des affaires pour leur bureau situé au centre-ville de Montréal.

N'hésitez pas à postuler si vous pensez être la bonne personne pour le poste !

Avantages
- Salaire compétitif basé sur l'expérience
- 3 semaines de congés
- 6 jours de congés personnels + 2 jours supplémentaires (1 pour le bénévolat et 1 pour l'anniversaire)
- Des avantages sociaux exceptionnels dès le premier jour incluant une couverture d’assurance collective payée par le cabinet, un programme de bien-être et une allocation de dépenses en technologie.
- Modèle de travail : 4 jours au bureau et 1 jour à distance
- Forte implication dans la communauté et engagement en faveur de l'équité, de la diversité et de l'inclusion

Responsabilités
- Fournir un soutien administratif à un membre du conseil d'administration, à un membre de la haute direction ainsi qu'à deux ou trois associés, notamment en ce qui concerne le calendrier, les dossiers, les dates d'échéance et les activités liées aux clients
-Coordination des réunions internes et avec les clients, y compris la préparation de l'ordre du jour, la réservation des salles et l'organisation du service de restauration ou du soutien technique nécessaire
-Organisation des déplacements et des prestations annexes
-Aide à la gestion de tâches multiples et de délais concurrents
-Préparation, révision, mise en forme, impression, numérisation et révision de la correspondance, des mémos, des documents relatifs à des transactions importantes, des rapports, des formulaires, des étiquettes et autres documents imprimés à partir de dictées, de copies dactylographiées ou d'autres instructions
- Relire les documents et vérifier la mise en page, l'orthographe, la grammaire et la clarté
- Gérer les fichiers, y compris l'ouverture de nouveaux fichiers et la maintenance de fichiers volumineux et complexes
- Examiner et acheminer le courrier entrant ; préparer et traiter le courrier sortant ; et organiser des services de courrier spécialisé ou de messagerie
- Recevoir, traiter, filtrer et/ou diriger les appels entrants, répondre aux demandes de renseignements et aux demandes courantes des clients
- Travailler en collaboration avec les avocats et les assistants de facturation pour s'assurer que les factures sont examinées et traitées chaque mois, conformément aux délais fixés par le cabinet
- Surveiller de manière proactive les factures clients en souffrance et travailler avec les avocats et l'équipe de recouvrement pour assurer le suivi des retards de paiement
- Travailler avec le service financier pour coordonner l'ouverture de nouveaux dossiers clients et affaires, y compris la soumission de demandes de vérification des conflits d'intérêts
- Coordonner et organiser les réunions, conférences et événements sur site et à l'extérieur. Coordonner la logistique des conférences, réunions et petits événements internes et externes.
- Demander des rapports aux systèmes de gestion des relations clients et assurer le suivi des préférences des clients, des réunions et des notes de réunion
- Participer à des formations sur les nouveaux outils et partager les connaissances acquises

Qualifications
-Diplôme d'adjointe juridique ou certificat collégial ou diplôme universitaire en administration des affaires ou équivalent
-Minimum de cinq (5) années d’expérience dans un rôle similaire auprès de gestionnaires de haute direction, avec une expérience idéalement acquise dans un environnement de services professionnels
-Excellente maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit
-Compétences avancées dans l’utilisation de la suite Microsoft Office 365
-Capacité à travailler de façon autonome avec un minimum de supervision et en collaboration au sein d’une équipe dynamique avec tact, respect et professionnalisme
-Haut niveau de discrétion, professionnalisme et capacité à traiter des renseignements extrêmement confidentiels
-Flexibilité et aisance à évoluer dans un environnement à rythme rapide et en constante évolution
-Souci du service de haut niveau, sens de l’initiative, rigueur et bon jugement
-Flexibilité à travailler occasionnellement en heures supplémentaires

Sommaire
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Randstad Canada s'engage à favoriser une main-d'œuvre représentative de toutes les populations du Canada. Nous nous engageons en conséquence à développer et à mettre en œuvre des stratégies pour promouvoir l'équité, la diversité et l'inclusion dans toutes nos sphères d'activité en examinant nos politiques, pratiques et systèmes internes tout au long du cycle de vie de notre main-d'œuvre, y compris au niveau du recrutement, de la rétention et de l'avancement pour tout individu. En plus de notre profond engagement sur le respect des principes des droits de la personne, nous nous engageons à prendre toute mesure positive pour influer sur les changements à mettre en place en vue de garantir la participation de tout individu dans le monde du travail et ce, sans obstacle, systémique ou autre, en particulier pour les groupes en quête d'équité généralement sous-représentés dans la main-d'œuvre au Canada, y compris les personnes qui s'identifient comme femmes ou personnes non-binaires/non conformes au genre, les Peuples et communautés autochtones, les personnes en situation de handicap (visible ou invisible), les personnes faisant partie des minorités visibles, les personnes racisées et des communautés LGBTQ2+.

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