Adjointe exécutive, droit des affaires

Notre client, un important cabinet juridique national, cherche à embaucher une Adjointe exécutive, droit des affaires pour leur bureau situé au centre-ville de Montréal.

N'hésitez pas à postuler si vous pensez être la bonne personne pour le poste !

Avantages
- Salaire compétitif basé sur l'expérience
- 3 semaines de congés
- 6 jours de congés personnels + 2 jours supplémentaires (1 pour le bénévolat et 1 pour l'anniversaire)
- Des avantages sociaux exceptionnels dès le premier jour incluant une couverture d’assurance collective payée par le cabinet, un programme de bien-être et une allocation de dépenses en technologie.
- Modèle de travail : 4 jours au bureau et 1 jour à distance
- Forte implication dans la communauté et engagement en faveur de l'équité, de la diversité et de l'inclusion

Responsabilités
-Assistance administrative et juridique à 2 avocats et 2 associés.
-Gestion du flux de travail lié aux besoins d'assistance des avocats, avec accès aux e-mails, au calendrier, aux dossiers, aux échéances et aux activités liées aux clients, afin de fournir une assistance administrative quotidienne.
-Coordination des réunions internes et avec les clients, y compris la préparation de l'ordre du jour, la réservation des salles et l'organisation du service de restauration ou de l'assistance technique nécessaire
-Organisation des déplacements et des arrangements annexes, y compris la préparation des itinéraires
-Préparation, édition, mise en forme, impression, numérisation et révision de la correspondance, des mémos, des documents relatifs aux transactions importantes, des rapports, des formulaires, des étiquettes et autres documents imprimés à partir de dictées, de copies dactylographiées ou d'autres instructions
-Relecture des documents et vérification de la mise en forme, de l'orthographe, de la grammaire et de la clarté
-Gestion des fichiers
-Surveillance des e-mails, évaluation des priorités, collecte des informations pertinentes, prise des mesures appropriées et préparation des réponses
-Réception, traitement, filtrage et/ou acheminement des appels entrants selon les instructions des avocats ; réponse aux demandes de renseignements et aux requêtes courantes des clients ; prise de messages si nécessaire
-Collaboration avec les avocats et les assistants de facturation afin de garantir que les factures sont vérifiées et traitées chaque mois, conformément aux délais fixés par le cabinet
-Suivi proactif des factures clients en souffrance et collaboration avec les avocats et l'équipe de recouvrement pour assurer le suivi des retards de paiement
-Coordonner et organiser les réunions, conférences et événements sur site et à l'extérieur. Coordonner la logistique des conférences, réunions et petits événements internes et externes
-Coordonner de manière proactive les activités de développement commercial avec les avocats internes, les équipes et le personnel des domaines fonctionnels, selon les besoins, et gérer les demandes de parrainage
-Coordonner et répartir les tâches à accomplir par les différentes divisions internes


Qualifications
-Diplôme d'adjointe juridique ou certificat collégial ou diplôme universitaire en administration des affaires ou équivalent
-Minimum de cinq (5) années d’expérience dans un rôle similaire auprès de gestionnaires de haute direction, avec une expérience idéalement acquise dans un environnement de services professionnels
-Nécessite une compréhension de la pratique légale du litige et connaissance approfondie de la terminologie commerciale et juridique
-Excellente maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit
-Compétences avancées dans l’utilisation de la suite Microsoft Office 365
-Capacité à travailler de façon autonome avec un minimum de supervision et en collaboration au sein d’une équipe dynamique avec tact, respect et professionnalisme
-Haut niveau de discrétion, professionnalisme et capacité à traiter des renseignements extrêmement confidentiels
-Flexibilité et aisance à évoluer dans un environnement à rythme rapide et en constante évolution
-Souci du service de haut niveau, sens de l’initiative, rigueur et bon jugement
-Capacité de réflexion critique nécessaire pour planifier, organiser et résoudre les problèmes de manière proactive
-Flexibilité à travailler occasionnellement en heures supplémentaires


Notre client exerce ses activités au Canada et à l'échelle mondiale/internationale, aux États-Unis et dans d'autres pays. L'entreprise prend tous les moyens raisonnables pour limiter le nombre de postes au Québec qui requièrent la connaissance d'une langue autre que le français, et ne l'exige que lorsque c'est nécessaire et que ses employés bilingues existants ne sont pas en mesure de remplir ces fonctions.
Sur la base d'une évaluation menée par notre client, il a été déterminé que ce poste exige des candidats qu'ils parlent couramment l'anglais (à l'oral et à l'écrit). En particulier, ce poste exigera de l'employé qu'il:

-communiquer avec des clients/partenaires/employés anglophones situés hors du Québec sur une base régulière
-travailler sur des projets, produits ou livrables qui doivent être présentés aux clients en anglais


Sommaire
Ce poste vous intéresse ? Postulez en ligne ou envoyez-nous un courriel à tamara.cobrin@randstad.ca.

Pour plus d'informations sur ce poste et sur tous les autres postes actuellement disponibles, visitez le site www.randstad.ca.

Nous attendons votre CV avec impatience !

Tous les CV reçus seront examinés de la même manière.

Seuls les candidats sélectionnés seront contactés.


Randstad Canada s'engage à favoriser une main-d'œuvre représentative de toutes les populations du Canada. Nous nous engageons en conséquence à développer et à mettre en œuvre des stratégies pour promouvoir l'équité, la diversité et l'inclusion dans toutes nos sphères d'activité en examinant nos politiques, pratiques et systèmes internes tout au long du cycle de vie de notre main-d'œuvre, y compris au niveau du recrutement, de la rétention et de l'avancement pour tout individu. En plus de notre profond engagement sur le respect des principes des droits de la personne, nous nous engageons à prendre toute mesure positive pour influer sur les changements à mettre en place en vue de garantir la participation de tout individu dans le monde du travail et ce, sans obstacle, systémique ou autre, en particulier pour les groupes en quête d'équité généralement sous-représentés dans la main-d'œuvre au Canada, y compris les personnes qui s'identifient comme femmes ou personnes non-binaires/non conformes au genre, les Peuples et communautés autochtones, les personnes en situation de handicap (visible ou invisible), les personnes faisant partie des minorités visibles, les personnes racisées et des communautés LGBTQ2+.

Randstad Canada s'engage à créer et à maintenir un milieu de travail inclusif et accessible pour toutes les personnes candidates et employés en soutenant leurs besoins d'accessibilité et d'accommodation tout au long du cycle de vie de l'emploi. Nous demandons à toutes les personnes demandeuses d'emploi de bien vouloir identifier leurs besoins en matière d'accommodation en envoyant un courriel à accessibilite@randstad.ca pour s'assurer de leur capacité à participer pleinement au processus d'entrevue.