Adjointe Exécutive – Secrétariat général, risques et audits - Contrat de 4 mois

Une organisation réputée du secteur public, située à Montréal, recherche un(e) adjoint(e) exécutif(ve) pour soutenir le vice-président (Secrétariat général, risques et audits), dans le cadre d’un mandat temporaire de 4 mois à temps plein, avec possibilité de prolongation.

Relevant du vice-président (Secrétariat général, risques et audits), vous agissez à titre de véritable collaborateur(trice) auprès de ce dernier et de son équipe de directeurs. Vous assurez l'efficacité administrative de la vice-présidence par la planification, la coordination, la gestion documentaire et le soutien logistique des projets en cours. Vous jouez également un rôle clé d'agent de liaison interne et soutenez le déroulement des réunions exécutives et stratégiques.





Avantages
Horaire flexible de 35 heures par semaine
Contrat d'un minimum de 4 mois avec forte possibilité d'extension
Possibilité de télétravail (à confirmer)
Environnement de travail stimulant au sein d'une organisation d'envergure à Montréal


Responsabilités
Soutien exécutif et organisationnel
- Gérer l'agenda du vice-président, les réunions, événements et réservations logistiques (déplacements, adhésions).
- Filtrer la correspondance et les appels, et effectuer les suivis de façon autonome.
- Préparer et assembler les dossiers et le matériel requis pour toutes les rencontres.
- Collaborer au suivi budgétaire, à la gestion des fournitures et aux tâches administratives courantes.

Gouvernance et comptes rendus
- Soutenir l'organisation des réunions des comités (exécutif, gestion de crise) et du conseil d'administration.
- Rédiger et finaliser les ordres du jour, procès-verbaux, comptes rendus et suivis d'actions.
- Assurer la préparation et la distribution opportune des documents d'instance.

Gestion documentaire et suivi de projets
- Élaborer et optimiser la structure documentaire, les calendriers et les outils de gestion de la vice-présidence.
- Assurer le suivi des projets, des échéanciers et la coordination proactive des parties prenantes.
- Rédiger, réviser et concevoir divers documents officiels (présentations, notes de service, statistiques).
- Collaborer à la gestion des contrats/assurances et assurer le remplacement ponctuel au secrétariat général.


Qualifications
- Diplôme : DEC/AEC en administration, secrétariat juridique ou équivalent (gestion documentaire ou bibliothéconomie : un atout).
- Expérience : 5 ans minimum en soutien exécutif ou comme attaché(e) d'assemblée.
- Langues : Français impeccable (oral et écrit) et bon anglais.
* Vous serez ammener à participer aux réunions générales et aux séances d'information de la direction organisées à l'échelle de l'entreprise et présentées en anglais
- Informatique : Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Autonomie, rigueur, discrétion absolue, rédaction soignée et excellente gestion des priorités et de la documentation.

Sommaire
Candidature
Si ce poste d’adjointe exécutive vous intéresse, nous vous invitons à soumettre votre CV par courriel à l’adresse suivante : maggie.phares@randstad.ca.

Au plaisir de faire votre connaissance,

Maggie
Randstad Ville Saint-Laurent

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