Adjointe Exécutive

Votre mission : Sous l’autorité de la direction, vous assumerez un rôle pivot au sein d'une institution prestigieuse de Québec. En tant que bras droit administratif, vous collaborerez étroitement avec la direction générale et les différents services pour assurer la fluidité des opérations et le suivi rigoureux des mandats stratégiques.



Avantages
Poste Permanent
Ville de Québec, en plein coeur
Salaire :70k-75k
Horaire : 35 hrs/sem : lundi au vendredi de 8h30 à 16h30
Présence au bureau
Gamme d'avantages sociaux après 3 mois
Régime de retraite
10 jours de maladie
3 semaines de vacances
Environnement de travail humain, harmonieux et stimulant.
Stationnement disponible


Responsabilités
VOTRE RÔLE ET VOS RESPONSABILITÉS
Coordination des instances : Orchestrer la préparation et la diffusion des dossiers pour les conseils, comités et assemblées générales (avis de convocation, ordres du jour, documents de soutien).
Rédiger avec exactitude les procès-verbaux ,mensuels et formaliser les résolutions officielles.
Assurer l’archivage rigoureux et la confidentialité des registres officiels, des dossiers du personnel et des comptes-rendus.
Veiller à la gestion des échéanciers en assurant un suivi proactif des livrables et des décisions stratégiques.
Gestion de l'image de marque : Filtrer et acheminer les communications (appels et courriels) de la direction avec courtoisie et efficacité.
Optimiser l'emploi du temps de la direction et anticiper les besoins logistiques.
Interface relationnelle : Agir à titre de point de contact privilégié pour les partenaires d'affaires, les membres de l'organisation et les locataires.
Organiser les rencontres virtuelles (Teams) et présentielles, incluant la réservation d'espaces et de matériel.
Concevoir, réviser et assurer la mise en page de rapports, de correspondances et de documents complexes selon des standards de haute qualité.
Contribuer activement au volet administratif lié au développement des œuvres et des mandats spéciaux délégués par la direction.

Qualifications
PROFIL RECHERCHÉ : COMPÉTENCES ET TALENTS

Expérience pertinente dans un rôle de soutien administratif de haut niveau, idéalement auprès d’une direction générale ou d'un conseil d'administration.
Excellence linguistique : Une maîtrise irréprochable du français (oral et écrit), avec une plume précise et une capacité de rédaction de rapports et de procès-verbaux de haute qualité.
Connaissance vancée de la suite Office 365 (Word, Excel, Outlook) et une grande aisance avec les outils de collaboration virtuelle comme Microsoft Teams.
Un sens aigu de la confidentialité, un jugement sûr et une intégrité exemplaire dans le traitement des dossiers sensibles.
Une capacité démontrée à orchestrer plusieurs priorités simultanément avec rigueur, ordre et précision.
Un mélange d’autonomie, de proactivité et de diplomatie, jumelé à une facilité naturelle pour le travail d'équipe et les relations harmonieuses.
Sens de l’analyse : Une aptitude à anticiper les besoins de la direction et à proposer des solutions structurées.

Sommaire
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maria.gaglione@randstad.ca
elise.belsile@randstad.ca

514.332.1055
Heureux de vous connaitre !

Heureux de vous connaitre !

Randstad Canada s'engage à favoriser une main-d'œuvre représentative de toutes les populations du Canada. Nous nous engageons en conséquence à développer et à mettre en œuvre des stratégies pour promouvoir l'équité, la diversité et l'inclusion dans toutes nos sphères d'activité en examinant nos politiques, pratiques et systèmes internes tout au long du cycle de vie de notre main-d'œuvre, y compris au niveau du recrutement, de la rétention et de l'avancement pour tout individu. En plus de notre profond engagement sur le respect des principes des droits de la personne, nous nous engageons à prendre toute mesure positive pour influer sur les changements à mettre en place en vue de garantir la participation de tout individu dans le monde du travail et ce, sans obstacle, systémique ou autre, en particulier pour les groupes en quête d'équité généralement sous-représentés dans la main-d'œuvre au Canada, y compris les personnes qui s'identifient comme femmes ou personnes non-binaires/non conformes au genre, les Peuples et communautés autochtones, les personnes en situation de handicap (visible ou invisible), les personnes faisant partie des minorités visibles, les personnes racisées et des communautés LGBTQ2+.

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