Assistante administrative bilingue et facturation en immobilier

Notre client recherche un(e) Adjoint(e) Administratif(ve) Bilingue dynamique et polyvalent(e) pour une entrée en poste immédiate.

Ce qui rend ce rôle unique :

Ce poste clé est idéal pour quelqu'un qui excelle dans l'administration rigoureuse et offre un service à la clientèle impeccable. Une grande aisance avec un volume important de facturation (Comptes Fournisseurs et Facturation Locataire) est essentielle et sera un point majeur de votre succès.

Rejoignez une équipe qui valorise l'excellence dans un environnement professionnel et stimulant !




Avantages
-Poste permanent, 35 heures/semaine (9h a 17h mais flexible)
-Place de parking intérieur payée
-Poste au bureau du lundi au jeudi et travail à distance le vendredi
-Demi-journées d'été ou jour complet ( en accumulant 30mn de plus de travail par jour pendant 1 ou 2 semaines)
-Salaire compétitif
-3 semaines de vacances,
-Plan d'assurance pris en charge par l'entreprise a 80%

Responsabilités
L'employé(e) est chargé d'effectuer des tâches administratives liées à la gestion quotidienne d'un immeuble de bureaux, telles que :

• Assister la gestionnaire immobilière dans ses tâches administratives

• Services aux locataires — Responsabilités générales
- Répondre aux demandes de services des locataires (par téléphone, courriel ou via la plateforme Angus)
- S’assurer que les demandes, tâches et services sont correctement assignés au personnel concerné
- Effectuer le suivi auprès des équipes internes (entretien ménager, mécaniciens, agents de sécurité) et assurer la clôture des bons de travail, incluant leur préparation pour la facturation.
- Rédiger, produire et envoyer des avis aux locataires selon les besoins opérationnels
- Collaborer avec l’équipe de sécurité pour la gestion du système de cartes d’accès du bâtiment
- Transmettre les manuels du locataire aux nouveaux occupants et coordonner leur intégration
- Mettre à jour les supports numériques et imprimés affichés dans les espaces communs de l’immeuble.

• Bon d’Achat (PO) et contrats :
- Maintenir un résumé des contrats de l'immeuble
- Création, envoi et suivi de tous les bons d’Achat (PO)

• Factures - Comptes fournisseurs :
- Gérer la réception de toutes les factures
- Faire correspondre les factures entrantes avec les bons de commande existants
- Télécharger et traiter toutes les factures dans AVID
- Ajouter les documents complémentaires à la facture et au bon de commande (calendriers, devis, approbations, etc.)
- S'assurer que les factures sont traitées et envoyées au siège social dans un délai de deux semaines

• Facturation aux locataires :
- Envoyer, recevoir et traiter les devis approuvés par les locataires.
- Compiler toutes les pièces justificatives de la facturation et veiller à ce que la demande soit transférée à la gestionnaire immobilière
- Une fois le travail terminé, transmettre la documentation finale (devis, bon de commande et facture) au service comptable

• Tâches générales de bureau :
- Coordination de l'équipement de bureau (machine à timbrer, imprimantes, etc.) et de toute commande de papeterie
-Effectuer les rapports de petite caisse et de dépenses ; soumettre la compilation à la gestionnaire immobilière pour validation finale avant de la transférer au comptable immobilier
- Tenir à jour les coordonnées des locataires et des fournisseurs
- Rédiger, réviser et mettre en forme divers documents : lettres, avis, rapports, procédures
- Gérer les appels, courriels et demandes internes
- Tenir à jour les fichiers, dossiers, listes de contacts et documents administratifs
- Préparer des rapports, tableaux, statistiques ou présentations selon les besoins
- Contribuer à la gestion documentaire et à l’archivage

• Assurance
- Collaborer avec les fournisseurs et le siège social pour s'assurer que les certificats d'assurance sont conformes

Qualifications
- Être parfaitement bilingue, tant à l'écrit qu'à l'oral, étant donné que le candidat devra être en mesure de communiquer avec des clients des États-Unis, d'Europe et d'autres régions ;
- Être titulaire d'un diplôme d'études collégiales (DEC - administration) ; ou être titulaire d'un diplôme d'études professionnelles (DEP - secrétariat) et posséder deux (2)années d'expérience pertinente ;
- Connaissance du système d'exploitation Microsoft Windows et des logiciels Office, y compris Word et Excel ;
- Connaissance d'Adobe (pour gérer les PDF) ;
- La connaissance du logiciel Angus est un atout.
- La connaissance du logiciel Avid est un atout.
- Très à l'aise avec les systèmes informatiques
- Excellentes aptitudes en communication écrite et orale.
- Sens aigu du service à la clientèle.
- Capacité à gérer plusieurs demandes simultanément et à établir des priorités.
- Rigueur, organisation, autonomie et souci du détail.
- Attitude professionnelle, discrétion et fiabilité.
- Capacité à travailler en équipe et à collaborer avec différents intervenants.

Sommaire
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