Coordonnateur administratif

Poste : Coordonnateur administratif
Salaire : 22$/h
35 - 40 heures par semaine de :

Horaire disponible

- Lundi au Vendredi : 7:00AM - 15:30PM

* Avoir la flexibilité de travailler à n'importe quel horaire est un atout important !

Lieu de travail : Drummondville, QC

Durée : Contrat à durée indéterminée avec possibilité de permanence

Avantages
Vous bénéficierez des avantages suivants :

- Paiement hebdomadaire
- Week-ends libres !
- Environnement de travail agréable et dynamique
- Diversité des tâches

Responsabilités
Offrir un soutien administratif aux gestionnaires et au personnel de bureau, et veiller à ce que les questions administratives soient organisées et traitées de manière professionnelle.

Saisir les connaissements (BOL) d'enlèvement et mettre à jour les preuves de livraison (POD).

Connaissements d'enlèvement et preuves de livraison (POD) : Saisir les factures/connaissements et les POD. Téléverser et modifier les fichiers ÉDI (EDI). S’assurer que les paiements à la livraison (COD) et les envois comptants sont reçus avant de les remettre aux agents.

Fret pour agents : Assurer le suivi et la mise à jour des informations dans le système pour les expéditions livrées par des agents.

Rapports : Rapports de POD – assurer le suivi des POD et s'assurer qu'elles soient numérisées/imagées. Rapport des rendez-vous manqués, assurer le suivi auprès des clients si la marchandise n'est pas livrée.

Appeler les clients concernant les changements d'heure de rendez-vous, le statut des livraisons et les problèmes liés aux rendez-vous.

Consigner les interactions avec les clients de façon rigoureuse et précise dans le système Truckmate.

Rediriger les documents au sein du terminal, entre les terminaux, ainsi qu'aux clients au besoin.

Répondre aux appels téléphoniques et aux demandes par courriel, puis transmettre les appels et messages aux gestionnaires et employés concernés.

Raccueillir, saisir et mettre à jour les données quotidiennement afin de maintenir la base de données informatique à jour, créer et classer les dossiers et registres.

S'assurer que la reprogrammation des ramassages et livraisons manqués est effectuée avec les informations exactes.

Mentorer et former le personnel de bureau sur les procédures et l'utilisation des logiciels actuels.

Effectuer des inspections de remorques pour retirer les boîtes de documents périmés/expirés.

Servir de point de contact pour divers documents administratifs tels que les marchandises dangereuses (MD), le Système d'information sur les matières dangereuses utilisées au travail (SIMDUT), les certificats de cariste, les immatriculations, les renouvellements de permis de conduire et autres certifications.

Aider à la gestion de diverses tâches administratives, notamment la documentation de santé et sécurité, les réunions de sécurité (safety tailgates) et d'autres documents de conformité réglementaire.

Mettre à jour les modèles de suivi du kilométrage sur une base mensuelle.

Gérer les achats et l'approvisionnement, comme la commande de fournitures de bureau, de matériel pour le quai de chargement, de cartouches d'encre (toner) et d'autres équipements au besoin.

Aider les employés et les chauffeurs pour diverses demandes et questions.

Prêter main-forte à la saisie de données.

Toutes autres tâches connexes selon les besoins.

Qualifications
Le commis de bureau devra posséder les qualifications suivantes:

- 6 mois à 1 an d’expérience de travail dans un poste en administration
- Bonne maîtrise des logiciels informatiques
- Débrouillard et autonome
- Confortable de communiquer en anglais et français à un niveau intermédiaire: Communication en anglais est nécessaire puisqu'il s'agit d'une compagnie canadienne et la communication avec les clients et employés internes peut se faire en anglais

Sommaire
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Pour postuler, vous pouvez postuler directement à cette offre ou envoyer votre CV à nicolas.lefort@randstad.ca

*Veuillez noter que vous devez être légalement autorisé à travailler au Canada. Seules les candidatures sélectionnées pour le poste seront contactées dans un délai de 24 à 48 heures ouvrées*

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