Coordonnateur - controle des documents

Notre client, une organisation détenue à 100% par ses employés et régulièrement nommée l'une des sociétés les mieux gérées en Amérique du Nord, étend rapidement sa présence sur le marché québécois, apportant de nouveaux projets stimulants en plein cœur du centre-ville de Montréal.

Si vous êtes un professionnel organisé, proactif et motivé possédant de l'expérience dans le domaine de la construction, nous serions ravis d'échanger avec vous , soumettez votre candidature dès aujourd'hui !



Avantages
- Role permanent ( 40h/semaine) de 8h a 17h
- 100 % presentiel au centre-ville de Montreal
- 3 semaines de vacances ( + quelques jours pendant les fetes de Noel)
- Assurance des Jour 1, payé par l'entreprise
- REER Collectif avec la compagnie qui match a hauteur de 5% les contributions de l'employe.
- Possibilite d'acheter des actions de la compagnie

Responsabilités
-S'assurer que les documents et les plans du projet sont conformes aux normes de l'entreprise et aux exigences du projet
-Examiner les documents et les plans pour vérifier qu'ils contiennent les données nécessaires, saisir les données appropriées dans le système de suivi des documents et vérifier l'exactitude et l'exhaustivité des enregistrements.
-S'assurer que tous les documents sont classés électroniquement sur le réseau informatique du projet et que ces classements sont enregistrés dans le système approprié
-Mettre à jour les documents relatifs au projet et au contrat (dessins et spécifications) selon les instructions de l'équipe de projet.
-S'assurer que tous les documents requis sont distribués aux parties prenantes internes et externes concernées.
- Tenir à jour le registre principal des documents du projet et la matrice de distribution des documents.
- Aider à la préparation des documents de transfert du projet, y compris la création des manuels d'exploitation et de maintenance, l'assemblage de tous les documents, ainsi que l'organisation et la présentation des documents.
- S'assurer que tous les documents sont correctement soumis à toutes les parties prenantes concernées, conformément aux exigences contractuelles et en utilisant le protocole de transfert de fichiers ou le système de gestion des documents prescrits.
- Vérifier le registre des documents et les dossiers du projet, identifier les divergences entre les documents et accélérer la livraison des documents manquants.
- Remplir et distribuer les rapports liés à la documentation du projet et au processus de gestion des documents.
- Rendre compte de l'état d'avancement du processus de gestion des documents au chef de projet et au responsable du contrôle des dessins/documents.
-Participer à la conception et à la mise en œuvre de solutions visant à résoudre les problèmes liés à la gestion des documents
-Assurer la liaison avec l'équipe de projet et les parties externes afin de vérifier et de résoudre les problèmes liés aux documents relatifs au projet et aux contrats.


Qualifications
-Diplôme d'études secondaires requis. Un diplôme d'études postsecondaires ou un certificat en administration de bureau est considéré comme un atout.
-2 années d'expérience évolutive en tant que coordonnateur du contrôle des documents, dans le secteur de la construction est un gros avantage
-Excellentes aptitudes en communication orale et écrite en français et en anglais
-Solides compétences informatiques et capacité à apprendre rapidement les logiciels de l'entreprise et ceux spécifiques aux clients ; une connaissance pratique d'Aconex (serait un atout).
-Capacité à accomplir des tâches modérément complexes avec un haut niveau de précision.
-Capacité à repérer les problèmes de manière proactive et à proposer des solutions.
-Solides compétences organisationnelles et grand souci du détail requis pour tenir à jour toute la documentation nécessaire et respecter les délais et les exigences.
-Capacité à établir et à maintenir des relations efficaces avec les parties prenantes, tant à l'interne qu'à l'externe.

Notre client exerce ses activités au Canada et à l'échelle mondiale/internationale, aux États-Unis et dans d'autres pays. L'entreprise prend tous les moyens raisonnables pour limiter le nombre de postes au Québec qui requièrent la connaissance d'une langue autre que le français, et ne l'exige que lorsque c'est nécessaire et que ses employés bilingues existants ne sont pas en mesure de remplir ces fonctions.
Sur la base d'une évaluation menée par notre client, il a été déterminé que ce poste exige des candidats qu'ils parlent couramment l'anglais (à l'oral et à l'écrit). En particulier, ce poste exigera de l'employé qu'il:

-communiquer avec des clients/partenaires/employés anglophones situés hors du Québec sur une base régulière
-travailler sur des projets, produits ou livrables qui doivent être présentés aux clients en anglais

Sommaire
Ce poste vous intéresse ?

Envoyez-nous un courriel en tout temps à dorine.sportouch@randstad.ca et tamara.cobrin@randstad.ca

Si vous connaissez des gens intéressés par des postes en soutien administratif, n’hésitez pas à leur fournir nos coordonnées. Il nous fera plaisir de les aider!

Pour obtenir plus d’informations sur ce poste et tous les autres postes présentement disponibles, rendez-vous au www.randstad.ca.

Nous attendons votre CV avec impatience!

Tous les cv reçus seront examinés à part égal.

Seul les candidat(e)s sélectionné(es) seront contacté(e)s


Randstad Canada, 525, avenue Viger Ouest, bureau 501, Montréal, Québec H2Z 0B3

Randstad Canada s'engage à favoriser une main-d'œuvre représentative de toutes les populations du Canada. Nous nous engageons en conséquence à développer et à mettre en œuvre des stratégies pour promouvoir l'équité, la diversité et l'inclusion dans toutes nos sphères d'activité en examinant nos politiques, pratiques et systèmes internes tout au long du cycle de vie de notre main-d'œuvre, y compris au niveau du recrutement, de la rétention et de l'avancement pour tout individu. En plus de notre profond engagement sur le respect des principes des droits de la personne, nous nous engageons à prendre toute mesure positive pour influer sur les changements à mettre en place en vue de garantir la participation de tout individu dans le monde du travail et ce, sans obstacle, systémique ou autre, en particulier pour les groupes en quête d'équité généralement sous-représentés dans la main-d'œuvre au Canada, y compris les personnes qui s'identifient comme femmes ou personnes non-binaires/non conformes au genre, les Peuples et communautés autochtones, les personnes en situation de handicap (visible ou invisible), les personnes faisant partie des minorités visibles, les personnes racisées et des communautés LGBTQ2+.

Randstad Canada s'engage à créer et à maintenir un milieu de travail inclusif et accessible pour toutes les personnes candidates et employés en soutenant leurs besoins d'accessibilité et d'accommodation tout au long du cycle de vie de l'emploi. Nous demandons à toutes les personnes demandeuses d'emploi de bien vouloir identifier leurs besoins en matière d'accommodation en envoyant un courriel à accessibilite@randstad.ca pour s'assurer de leur capacité à participer pleinement au processus d'entrevue.