Officier administratif

En tant qu'agent administratif principal, vous coordonnerez les opérations du bureau, gérerez la comptabilité ainsi que l'approvisionnement, tout en offrant un soutien logistique de haut niveau pour les déplacements officiels, les réceptions et les visites de dignitaires.

Pour vous épanouir dans ce rôle stratégique basé au centre-ville de Montréal, vous devez détenir un diplôme universitaire et cumuler au moins cinq ans d'expérience pertinente en administration au sein d'une organisation internationale, gouvernementale ou d'une grande entreprise.
Un bilinguisme parfait en français et en anglais (à l'oral comme à l'écrit) est essentiel pour mener à bien vos tâches de rédaction, de traduction et de liaison diplomatique.

Prêt à propulser votre carrière administrative vers de nouveaux sommets au cœur de la diplomatie internationale? N'attendez plus pour faire valoir votre expertise : transmettez-nous votre candidature dès aujourd'hui et venez relever ce défi d'exception!

Avantages
- Poste à temps plein (40 h/semaine)
- Superbes bureaux au centre-ville de Montréal
- Collaboration avec des équipes internationales du monde entier
- Salaire compétitif

Responsabilités


Assiste à la gestion du bureau de la Mission de Singapour, en atteignant des résultats tels que :
Agir en tant que point de contact pour la Mission de Singapour et faciliter/contribuer à une liaison efficace entre la Mission de Singapour, les membres des délégations nationales auprès des organisations internationales et le siège à Singapour.

Filtrer et/ou répondre aux demandes de renseignements, écrites et verbales, internes et externes, adressées au représentant de Singapour et à la Mission de Singapour, et les réorienter le cas échéant.

Préparer/rédiger la correspondance à la signature du représentant de Singapour.

Rassembler la documentation et le matériel de référence requis pour chaque session du Conseil et de ses comités permanents, afin de permettre au représentant de Singapour de contribuer de manière significative au Conseil et aux réunions connexes.

Développer et maintenir des bases de données électroniques de documentation de référence et de correspondance.

Compiler et préparer les procédures opérationnelles, les directives/procédures administratives écrites, les normes de correspondance, les modèles et les modalités de travail propres à la Mission de Singapour.

Assurer ou coordonner les services d'interprétation/traduction anglais/français pour la Mission de Singapour ainsi que pour le siège à Singapour.

Gérer le calendrier des rendez-vous et des réunions de la Mission de Singapour, ainsi que l'utilisation des salles de réunion de la Mission.

Coordonner et/ou adjoindre un soutien aux arrangements administratifs et logistiques pour les événements de la Mission de Singapour (ex. : réunions et réceptions) à l'intérieur comme à l'extérieur des locaux de la Mission, y compris l'établissement des listes d'invités pour les réceptions, l'envoi des invitations, la liaison avec les traiteurs, les lieux d'accueil et autres fournisseurs, l'organisation de rendez-vous avec les homologues, le service de rafraîchissements pour les invités et le suivi des fournitures et équipements requis pour s'assurer qu'ils sont disponibles et en bon état de fonctionnement.

Coordonne les approvisionnements pour le bureau de la Mission de Singapour, en atteignant des résultats tels que :
Évaluer les besoins, effectuer des recherches, analyser et approvisionner les fournitures et équipements de bureau, y compris les contrats d'entretien et d'assurance, conformément aux procédures financières définies.

S'assurer que les locaux du bureau de la Mission sont correctement entretenus et offrent un environnement propice au travail de la Mission, notamment en supervisant les prestataires de services (ex. : nettoyage, entretien, réparations, etc.).

En consultation avec le représentant de Singapour, analyser les besoins en espace de bureau et gérer les projets de rénovation du début à la fin (ex. : planification, liaison avec les designers, entrepreneurs et/ou fournisseurs de mobilier, appels d'offres/de devis, suivi du respect des budgets et des échéanciers, et traitement des factures pour paiement par le siège à Singapour).

Assure un soutien comptable, en atteignant des résultats tels que :
Recevoir et traiter les factures liées au fonctionnement quotidien du bureau, en vue de leur paiement par le siège à Singapour.

Gérer la petite caisse (fonds d'avance) de la Mission, notamment en tenant un journal et en préparant et soumettant des rapports de rapprochement mensuels.

Préparer et soumettre les demandes de remboursement des taxes locales sur les achats et les services.

Préparer et soumettre les demandes de remboursement des employés, notamment celles relatives aux frais de représentation, à la petite caisse, aux appels interurbains officiels et au transport.

Assurer la garde des cadeaux d'entreprise de la Mission, y compris la tenue d'un registre des entrées et sorties.

Aider au suivi des immobilisations et de l'inventaire de la Mission.

Coordonne tous les aspects des plans de déplacement du représentant de Singapour et assiste les fonctionnaires en mission, en atteignant des résultats tels que :
Organiser les déplacements du représentant de Singapour et des membres de sa famille, le cas échéant, y compris les réservations de vols et d'hôtels, l'achat des billets d'avion requis ; prêter assistance pour les demandes de visa ; préparer et soumettre les notes de frais de déplacement.

Fournir un soutien préalable aux réunions, notamment la préinscription aux conférences/symposia et la récupération des badges, le cas échéant.

Réserver l'hébergement et coordonner les services de transport/d'accueil à l'aéroport, le cas échéant, pour les fonctionnaires en mission venus du siège à Singapour.

Recommander et réserver des restaurants pour les repas offerts par les représentants de la Mission et les visiteurs de Singapour.

Assure un soutien en ressources humaines, en atteignant des résultats tels que :
Agir en tant que point de contact pour les questions relatives aux ressources humaines et assurer la liaison avec les RH du siège à Singapour et au niveau local, y compris pour les questions relatives aux experts détachés de Singapour.

Conseiller les représentants de la Mission sur les privilèges et immunités diplomatiques, y compris les exonérations fiscales et douanières.

Apporter un soutien pour les démarches administratives, notamment les demandes d'acceptation diplomatique, d'assurance maladie, de permis de conduire, d'attestations scolaires, etc.

Assurer la liaison avec la Direction des relations extérieures (LEB), Le Protocole (Québec) et Revenu Québec, au besoin.




Qualifications
Compétences fondamentales :

Professionalisme : Bonnes capacités d'organisation, de communication et d'administration. Fait preuve de diplomatie, de tact et de discrétion au plus haut point. Capacité à exécuter diverses fonctions administratives de haut niveau ; connaissance du protocole et des procédures diplomatiques. Capacités d'analyse et d'évaluation pour mener des recherches indépendantes ; identifie les problèmes, formule des opinions et fait des recommandations. Fait preuve de conscience professionnelle, respecte les échéances et reste calme sous le stress.

Communication : S'exprime et écrit de manière claire et efficace.

Esprit d'équipe : Travailler en collaboration avec ses collègues pour atteindre les objectifs organisationnels.

Planification et organisation : Développe des objectifs clairs et cohérents avec les stratégies définies. Identifie les priorités, gère son temps efficacement, prévoit les risques et ajuste les plans au besoin.

Orientation client : Capacité à interagir avec des hauts fonctionnaires et des représentants gouvernementaux en visite. Établit des relations productives en gagnant leur confiance et leur respect.


Éducation

Diplôme universitaire de premier cycle (Baccalauréat / Licence).
Atout Formation formelle réussie en comptabilité, administration de bureau et/ou logiciels bureautiques standards.


Expérience professionnelle

Au moins cinq (5) ans d'expérience administrative professionnelle dans une organisation gouvernementale (nationale ou internationale) ou une grande entreprise privée.
Maîtrise des outils bureautiques standards (notamment la suite MS-Office).
Expérience avérée dans l'application des principes et pratiques financiers et administratifs.
Expérience démontrée dans la mise en œuvre de procédures comptables et la tenue précise de registres financiers.

Atout: Une expérience préalable au sein d'organisations internationales ou dans le domaine de l'aviation civile constitue un atout.


Langues

Maîtrise parfaite (lu, écrit, parlé) de l'anglais et du français.
Atout :Connaissance d'une autre langue (arabe, chinois, espagnol ou russe).

Notre client exerce ses activités au Canada et à l'échelle mondiale/internationale, aux États-Unis et dans d'autres pays. L'entreprise prend tous les moyens raisonnables pour limiter le nombre de postes au Québec qui requièrent la connaissance d'une langue autre que le français, et ne l'exige que lorsque c'est nécessaire et que ses employés bilingues existants ne sont pas en mesure de remplir ces fonctions.
Sur la base d'une évaluation menée par notre client, il a été déterminé que ce poste exige des candidats qu'ils parlent couramment l'anglais (à l'oral et à l'écrit). En particulier, ce poste exigera de l'employé qu'il:

-communiquer avec des clients/partenaires/employés anglophones situés hors du Québec sur une base régulière
-travailler sur des projets, produits ou livrables qui doivent être présentés aux clients en anglais

Sommaire
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