Bilingual Legal Administrator

While reporting to the Senior Director, Contracts Management & Legal Operations, the Bilingual Legal Administrator, is key to enhancing the efficiency and effectiveness of the entire legal department. This role optimizes legal processes, managing legal technology solutions and supports all facets of the legal and privacy team in their day-to-day operations. In particular, this role will provide operational and administrative support for contract lifecycle management, privacy, corporate governance, expense management and overall legal operations, and will provide executive support to the chief legal officer.

This individual must be highly organized, detail-oriented and proactive, able to adapt to changing priorities and business needs. The successful candidate must be comfortable working directly with internal and external stakeholders, including salespeople and other corporate services departments, with a growth mindset and comfortable working in ambiguity. 

Legal Operations Support

• Contract Lifecycle Management
• Review and edit routine contracts, RFPs, NDAs and client onboarding documents to ensure compliance with company policies and applicable law
• Coordinate approval and signature of final contract documents
• Maintain an organized database of executed client contracts, ensuring that key terms, dates and client requirements are appropriately tracked and disseminated to the business

• General Support

• Triage inquiries received through various legal mailboxes and tickets in ServiceNow, escalating or assigning to the team as needed, in a timely manner 
• Support implementation and maintenance of legal department software/tools, including maintaining updated playbooks and training materials
• Manage legal invoices, including obtaining timely approval and ensuring payment
• Track legal spend and litigation matters
• Prepare and analyze reports, including expenditure analysis and identify possible irregularities/inefficiencies
• Manage corporate governance tasks and ensure all relevant deadlines are tracked and actioned in advance
• Assist with information gathering and record-keeping for privacy investigations
• Provide general administrative support for ad-hoc projects & initiatives

Executive Support 

• Provide comprehensive executive support to the Chief Legal officer and other members of the legal department, including managing calendars, organizing meetings, travel, and expenses
• Proactively anticipate the Chief Legal Officer and legal department’s needs and deadlines, ensuring preparedness for responsibilities
• Support special projects, research, and other tasks as assigned 
• Prepare, update and distribute reports, presentations, and documents, ensuring accuracy and providing insights to management 
• Maintain organized records, databases, and files and ensure they are handled with the utmost discretion
• Coordinate logistics for the Chief Legal Officer, including speaking engagements, board and committee meetings, conferences and seminars  

Education & Experience

• College Diploma or University Degree is preferred 
• Minimum of 3 years related corporate support experience, preferably in a legal environment, or in an operational, compliance or contract specialist role 
• Advanced level proficiency in Google Applications (Docs, Sheets, Slides, Meets, Calendar Management), Microsoft Applications (Word, Excel, Powerpoint, Visio), DocuSign, Adobe Acrobat, AI tools (ChatGPT, Gemini)
• Law Clerk or Paralegal designation preferred

Key Competencies:

• Fully bilingual in french/english
• Highly adaptable with a growth mindset, and comfortable working in ambiguity.
• Open to learning new skills
• Strong interpersonal and communication skills (verbal and written).
• Interest in Canadian contract and privacy laws
• Ability to meet critical deadlines and collaborate effectively with cross-functional teams
• Exceptional organizational and time management skills, including calendar and expense management
• Innovative, technologically savvy, forward-thinking, with a passion to learn new things (eg. contract management software, AI tools)
• Ability to use critical thinking, sound judgement and discretion when handling highly sensitive and confidential information
• Proficiency in Google and Microsoft Office applications
• Strong analytical skills and attention to detail
• Ability to work independently and as part of a team
• Commitment to producing high-quality work and adaptability to working effectively under pressure

Randstad Canada is committed to fostering a workforce reflective of all peoples of Canada. As a result, we are committed to developing and implementing strategies to increase the equity, diversity and inclusion within the workplace by examining our internal policies, practices, and systems throughout the entire lifecycle of our workforce, including its recruitment, retention and advancement for all employees. In addition to our deep commitment to respecting human rights, we are dedicated to positive actions to affect change to ensure everyone has full participation in the workforce free from any barriers, systemic or otherwise, especially equity-seeking groups who are usually underrepresented in Canada's workforce, including those who identify as women or non-binary/gender non-conforming; Indigenous or Aboriginal Peoples; persons with disabilities (visible or invisible) and; members of visible minorities, racialized groups and the LGBTQ2+ community.

Randstad Canada is committed to creating and maintaining an inclusive and accessible workplace for all its candidates and employees by supporting their accessibility and accommodation needs throughout the employment lifecycle. We ask that all job applications please identify any accommodation requirements by sending an email to accessibility@randstad.ca to ensure their ability to fully participate in the interview process.

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Relevant du/de la Directrice Senior, Gestion des Contrats et Opérations Juridiques, l'Administrateur(trice) Juridique Bilingue joue un rôle clé dans l'amélioration de l'efficacité et de l'efficience de l'ensemble du département juridique. Ce rôle optimise les processus juridiques, gère les solutions de technologie juridique et soutient toutes les facettes de l'équipe juridique et de protection de la vie privée dans leurs opérations quotidiennes. En particulier, ce rôle fournira un soutien opérationnel et administratif pour la gestion du cycle de vie des contrats, la protection de la vie privée, la gouvernance d'entreprise, la gestion des dépenses et les opérations juridiques globales, et fournira un soutien exécutif au chef des affaires juridiques.

Cette personne doit être hautement organisée, soucieuse du détail et proactive, capable de s'adapter à l'évolution des priorités et des besoins de l'entreprise. Le/la candidat(e) retenu(e) doit être à l'aise de travailler directement avec les parties prenantes internes et externes, y compris les vendeurs et autres départements des services corporatifs, avec un état d'esprit de croissance et à l'aise de travailler dans l'ambiguïté.

Soutien aux Opérations Juridiques

• Gestion du Cycle de Vie des Contrats
• Examiner et modifier les contrats courants, les appels d'offres, les accords de non-divulgation (NDA) et les documents d'intégration des clients pour assurer la conformité avec les politiques de l'entreprise et les lois applicables
• Coordonner l'approbation et la signature des documents contractuels finaux
• Maintenir une base de données organisée des contrats clients exécutés, en veillant à ce que les termes clés, les dates et les exigences des clients soient correctement suivis et diffusés à l'entreprise
• Soutien Général
• Trier les demandes reçues par le biais de diverses boîtes aux lettres juridiques et de tickets dans ServiceNow, les escalader ou les assigner à l'équipe selon les besoins, en temps opportun
• Soutenir la mise en œuvre et la maintenance des logiciels/outils du département juridique, y compris la mise à jour des manuels d'instructions et du matériel de formation
• Gérer les factures juridiques, y compris l'obtention de l'approbation en temps opportun et assurer le paiement
• Suivre les dépenses juridiques et les affaires de litige
• Préparer et analyser des rapports, y compris l'analyse des dépenses et identifier les éventuelles irrégularités/inefficacités
• Gérer les tâches de gouvernance d'entreprise et s'assurer que toutes les échéances pertinentes sont suivies et traitées à l'avance
• Aider à la collecte d'informations et à la tenue de dossiers pour les enquêtes sur la protection de la vie privée
• Fournir un soutien administratif général pour les projets et initiatives ponctuels

Soutien Exécutif

• Fournir un soutien exécutif complet au Chef des Affaires Juridiques et aux autres membres du département juridique, y compris la gestion des calendriers, l'organisation des réunions, les voyages et les dépenses
• Anticiper de manière proactive les besoins et les échéances du Chef des Affaires Juridiques et du département juridique, en assurant la préparation aux responsabilités
• Soutenir les projets spéciaux, la recherche et les autres tâches assignées
• Préparer, mettre à jour et distribuer des rapports, des présentations et des documents, en assurant l'exactitude et en fournissant des informations à la direction
• Maintenir des dossiers, des bases de données et des fichiers organisés et s'assurer qu'ils sont traités avec la plus grande discrétion
• Coordonner la logistique pour le Chef des Affaires Juridiques, y compris les allocutions, les réunions du conseil d'administration et des comités, les conférences et les séminaires

Éducation et Expérience

• Diplôme collégial ou diplôme universitaire est préféré
• Minimum de 3 ans d'expérience de soutien corporatif connexe, de préférence dans un environnement juridique, ou dans un rôle opérationnel, de conformité ou de spécialiste des contrats
• Niveau avancé de compétence dans les Applications Google (Docs, Sheets, Slides, Meets, Gestion du Calendrier), les Applications Microsoft (Word, Excel, Powerpoint, Visio), DocuSign, Adobe Acrobat, les outils d'IA (ChatGPT, Gemini)
• Désignation de commis juridique ou de parajuriste préférée

Compétences Clés:

• Parfaitement bilingue en français/anglais
• Très adaptable avec un état d'esprit de croissance, et à l'aise de travailler dans l'ambiguïté
• Ouvert(e) à l'apprentissage de nouvelles compétences
• Solides compétences interpersonnelles et de communication (verbal et écrit)
• Intérêt pour le droit canadien des contrats et de la protection de la vie privée
• Capacité à respecter des délais critiques et à collaborer efficacement avec des équipes interfonctionnelles
• Compétences exceptionnelles en matière d'organisation et de gestion du temps, y compris la gestion du calendrier et des dépenses
• Innovant(e), connaisseur(se) en technologie, tourné(e) vers l'avenir, avec une passion pour apprendre de nouvelles choses (par exemple, les logiciels de gestion des contrats, les outils d'IA)
• Capacité à utiliser la pensée critique, le jugement sain et la discrétion lors de la manipulation d'informations hautement sensibles et confidentielles
• Maîtrise des applications Google et Microsoft Office
• Solides compétences analytiques et souci du détail
• Capacité à travailler de manière indépendante et en équipe
• Engagement à produire un travail de haute qualité et adaptabilité à travailler efficacement sous pression

Randstad Canada s'engage à favoriser une main-d'œuvre représentative de toutes les populations du Canada. Nous nous engageons en conséquence à développer et à mettre en œuvre des stratégies pour promouvoir l'équité, la diversité et l'inclusion dans toutes nos sphères d'activité en examinant nos politiques, pratiques et systèmes internes tout au long du cycle de vie de notre main-d'œuvre, y compris au niveau du recrutement, de la rétention et de l'avancement pour tout individu.  En plus de notre profond engagement sur le respect des principes des droits de la personne, nous nous engageons à prendre toute mesure positive pour influer sur les changements à mettre en place en vue de garantir la participation de tout individu dans le monde du travail et ce, sans obstacle, systémique ou autre, en particulier pour les groupes en quête d'équité généralement sous-représentés dans la main-d'œuvre au Canada, y compris les personnes qui s'identifient comme femmes ou personnes non-binaires/non conformes au genre, les Peuples et communautés autochtones, les personnes en situation de handicap (visible ou invisible), les personnes faisant partie des minorités visibles, les personnes racisées et des communautés LGBTQ2+.

Randstad Canada s'engage à créer et à maintenir un milieu de travail inclusif et accessible pour toutes les personnes candidates et employés en soutenant leurs besoins d'accessibilité et d'accommodation tout au long du cycle de vie de l'emploi. Nous demandons à toutes les personnes demandeuses d'emploi de bien vouloir identifier leurs besoins en matière d'accommodation en envoyant un courriel à accessibilite@randstad.ca pour s'assurer de leur capacité à participer pleinement au processus d'entrevue.

Notre organisation est présente à travers le Canada ainsi que dans 38 pays.

Comme illustré dans la description des tâches, il implique notamment de communiquer, oralement et par écrit, avec les autres équipes de Randstad situées partout au Canada et avec nos clients et partenaires internationaux. En effet, les clients et les partenaires internationaux représentent la majeure partie de nos activités. À la suite d'une évaluation, nous avons déterminé que les tâches liées au poste de Administrateur(trice) Juridique Senior (Bilingue) nécessitent la connaissance de l’anglais en plus du français (à l’oral et à l’écrit). Nous avons également déterminé que la connaissance de l’anglais déjà exigée des autres employés ne permet pas l’exécution des tâches nécessitant la connaissance de l’anglais liées au poste de Administrateur(trice) Juridique Senior (Bilingue). Cependant Randstad restreint le plus possible le nombre de postes pour lesquels elle exige la connaissance d’une autre langue pour assurer l’accomplissement efficace de sa mission.

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