Réceptionniste bilingue en milieu de travail

Le titulaire de ce poste est chargé d'effectuer diverses tâches administratives, notamment de répondre aux appels téléphoniques et aux messages vocaux, de donner des informations aux employés et aux invités ; il est souvent le premier point d'engagement avec les employés et les visiteurs. Il est chargé de donner une bonne première impression de l'organisation, ce qui peut avoir une incidence sur le succès de l'organisation. Il est responsable de tous les besoins administratifs/de réception, y compris, mais sans s'y limiter, la gestion des appels, la programmation du calendrier, le traitement de l'approbation des documents, la documentation, les services de courrier, etc. Il peut être nécessaire de faire preuve de leadership dans la planification des réunions, le soutien administratif général et les projets qui peuvent être assignés.

Les détails de ce rôle qui vous aideront à décider s'il s'agit du bon poste pour vous...
Lieu : Saint-Hubert, QC (sur place)
Salaire : 25,7 $/heure
Le travail sur place est requis trois fois par semaine : Mardi, mercredi et jeudi
- Pas de travail les lundis et vendredis

Avantages
Rôle sur place
Possibilité d'extension
Possibilité d'acquérir une expérience précieuse au sein de l'organisation
3 jours de travail par semaine

Responsabilités
- Accueillir les clients et veiller à ce que leur arrivée se déroule sans heurts.
- Accompagner les visiteurs dans les zones désignées et leur fournir une assistance si nécessaire
- Recueillir les coordonnées des visiteurs à des fins d'archivage et de communication
- Confirmer l'arrivée des invités et coordonner tout suivi nécessaire
- Collaborer avec l'équipe de l'établissement pour maintenir un espace de travail organisé et fonctionnel.
- participer à la gestion des fournisseurs en ce qui concerne les services de nettoyage, de lutte contre les parasites et d'entretien
- Soutenir l'assistant du gestionnaire des installations dans les opérations quotidiennes et les projets spéciaux.

Qualifications
Compétences indispensables :
- Solides compétences en communication pour interagir efficacement avec les clients et les équipes
- Maîtrise du français et de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit.
- Familiarité avec la suite Microsoft, y compris Word, Excel et les feuilles de calcul.
- Capacité à créer des présentations PowerPoint professionnelles pour les réunions et les rapports.
- Connaissance des systèmes SAP (de préférence, mais pas obligatoirement)
- Expérience avec Coupa (de préférence, mais pas obligatoirement)

Autres compétences et/ou aptitudes :
COMPÉTENCES EN MATIÈRE DE COMMUNICATION
- Capacité à comprendre et à interpréter des instructions, de la correspondance courte et des notes de service et à poser des questions pour s'assurer de la bonne compréhension. Capacité à rédiger des rapports et de la correspondance de routine. Capacité à répondre aux demandes de renseignements ou aux plaintes courantes des clients, des collègues et/ou du superviseur.
- Être à l'aise pour rencontrer de nouvelles personnes et s'engager avec elles.
- Comportement chaleureux et engageant. Capacité à évaluer les circonstances, à faire preuve d'empathie et à offrir de l'aide.

CONNAISSANCES FINANCIÈRES
- Capacité à calculer des chiffres simples tels que des pourcentages.

CAPACITÉ DE RAISONNEMENT
- Capacité à comprendre et à appliquer des instructions générales dans des situations normales. Capacité à résoudre des problèmes dans des situations normales. Nécessite des compétences analytiques de base.

Compétences appréciées :
- Fort esprit d'équipe
- Accessible et amical
- Désireux d'évoluer au sein de l'entreprise

Années d'expérience : 2 à 3 ans d'expérience dans un poste de réceptionniste et/ou dans des secteurs connexes.

Formation : au moins un diplôme de l'enseignement supérieur

Compétences logicielles :
- Suite MS (word, excel, power point)
- Gestion des courriels (outlook)

Sommaire
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