Technicienne en administration – Opérations

Relevant de la direction des opérations, le titulaire du poste effectue différents travaux administratifs pour leur service afin de répondre aux demandes de la clientèle étudiante, du corps enseignant et du personnel à l’interne. Ce service veille au bon fonctionnement des activités du Collège, notamment en ce qui a trait au suivi des demandes d’admission,
au traitement des contrats éducatifs et à la gestion de l’inventaire de manuels.

Avantages
- Lieu de l'emploi: Ile des sœurs
- 35 heures / semaine (8h30-4h30)
- rôle en présentiel avec 1 jour de télétravail (vendredi)
- 3 semaines de congés et une semaine durant les fêtes
- 12 journées personnelles octroyées annuellement (payées si inutilisées)
- Des assurances collectives (dentaire, soins de santé, vie, etc. après 3 mois)
- REER (après 3 mois)
- Stationnement gratuit
- Équipe stable et humaine en croissance

Responsabilités
- Tenir à jour plusieurs tableaux et fichiers de suivis Excel
- Gérer l’inventaire de manuels (et toute la logistique associée)
- Gérer la logistique du courrier
- Effectuer la création des profils étudiants et la saisie des contrats dans le système financier
- Préparer et assurer l’envoi postal du matériel scolaire et des diplômes aux étudiants (manipulation possible pour des boîtes de 10 kg maximum)
- Assurer la gestion des commandes de fournitures de bureau
- Assurer les suivis de facturation, les traitements de divers dossiers pour les suivis de paiements et des comptes à recevoir, les prolongations, ainsi que le traitement des paiements au comptoir et dans les systèmes
- Communiquer avec les étudiants pour répondre à des demandes d’informations relevant de votre compétence et pour faire des suivis à leur dossier
- Valider les factures des différents fournisseurs et tenir à jour les ententes de tarifs
- Participer à des événements ou autres activités selon les besoins des équipes
- Participer activement à l’implantation d’outils informatiques et des bonnes pratiques
- Effectuer toutes autres tâches connexes relatives à son service

Qualifications
-Un diplôme d'études collégiales (DEC) en techniques administratives, ou toute autre scolarité jugée équivalente 
- Au moins cinq (5) ans d’expérience en administration et la saisie de données, en lien avec la facturation (un atout)
- Une expérience en lien avec les admissions dans un établissement scolaire (un atout) 
- Une très bonne maîtrise du logiciel Excel, ainsi qu’une bonne connaissance de la suite Office et des outils bureautiques
- Maîtrise du français et de l'anglais tant à l’oral qu’à l’écrit
- Une connaissance du logiciel CLARA, de l’environnement Omnivox, ou autres outils d’information scolaire (un atout)
- De l’autonomie, de l’initiative au travail et un bon esprit d’équipe
- Un excellent sens de l’organisation et une bonne gestion des priorités dans le respect des échéanciers
- Un grand souci du détail et de la rigueur, ainsi qu’un haut niveau de confidentialité et d’éthique 
- Une bonne capacité à travailler sous pression dans un environnement en constante évolution et à gérer plusieurs tâches simultanément
- De l’entregent, un niveau rapide d’exécution et une grande capacité d’adaptation 
- La capacité physique adéquate pour manipuler des boîtes de maximum 10 kg

Sommaire
Summary
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