Assistant(e) exécutif(ve) / Executive assistant

Dans ce rôle, vous serez responsable de gérer l’agenda et les courriels, de coordonner les priorités et les ressources et de prendre en charge une grande variété de tâches administratives pour permettre à cette équipe hautement productive et engagée de développer de nouvelles solutions pour nos talents et nos clients.

Qui est Randstad? Randstad est le leader mondial de l'industrie des services RH. Notre mission, c’est d'aider les personnes et les organisations à réaliser leur véritable potentiel, et nous le faisons en combinant la puissance de la technologie d'aujourd'hui avec notre passion pour les gens. Nous aidons les personnes et les organisations à aller de l'avant. Parce que nous avons L’humain en tête.

Responsabilités:

· Soutenir les EVP dans les priorités et les demandes de l’entreprise, et communiquer efficacement avec l'équipe de direction en ce qui concerne la clarté de la direction, l'approbation des décisions et l'exécution de toutes les responsabilités.
· Assurer le suivi, le maintien et la priorisation des réunions. Classer et remplir les rapports de dépenses selon les besoins.
· Organiser des dossiers, préparer des présentations, des rapports et d'autres documents écrits, selon les instructions des vice-présidents.
· Planifier et coordonner les réunions et les voyages d'affaires de l'équipe de direction.
· Mettre en œuvre et surveiller les programmes demandés par la direction et les mener à bien.
· Contribuer continuellement à la rentabilité de l'entreprise et aux opérations commerciales en cours en lançant, recommandant et mettant en œuvre des stratégies et des initiatives d'amélioration continue.
· Travailler en partenariat avec les opérations et les services corporatifs pour soutenir l'intégration des employés.
· Soutenir les gestionnaires dans l'intégration de leurs employés, le suivi des niveaux ou d'autres questions de processus. Faire remonter les informations si nécessaire.
· Coordination de projets planifiés et ad hoc en fonction des besoins de l'entreprise.

Avantages:

· Une culture forte qui met l'accent sur les relations humaines, la collaboration, l'esprit d'entreprise, l'innovation et la performance.
· Nous avons été désignés comme l'un des meilleurs endroits où travailler au Canada pendant plus de 10 années consécutives et avons également été désignés comme l'un des meilleurs endroits où travailler pour les femmes.
· Modalités de travail flexibles.
· 3 semaines de vacances payées dès votre premier jour.
· Des avantages complets et flexibles en matière de santé et de bien-être.
· Des initiatives primées en matière de responsabilité sociale, de diversité et d'inclusion.
· Programme de reconnaissance et de récompense des employés.
· Des programmes de développement de carrière et de formation continue.

Exigences:

· Diplôme universitaire
· 2+ ans d'expérience dans un poste de soutien administratif
· 2+ ans d'expérience dans un rôle de coordination avec des priorités concurrentes
· Compétences en communications internes et externes.
· Expérience confirmée dans la gestion d'un volume élevé de priorités concurrentes dans un environnement au rythme rapide.
· Expérience de travail dans une organisation vaste et complexe
· Expérience dans la recherche de questions complexes et l'élaboration de mesures recommandées.
· Bilingue (écrit et oral) en anglais et en français
· Expérience de la navigation dans les processus existants et de la création de nouveaux processus.
· Meilleures pratiques en matière de service client
· Expérience avec Google Workspace (comme atout)

Des gens formidables, des opportunités formidables. C'est la promesse que Randstad vous fait. Nous nous faisons un devoir de maintenir un environnement de travail dynamique où les professionnels peuvent s'épanouir et relever de nouveaux défis.
Les valeurs que nous partageons servent de boussole à chacun chez Randstad, elles guident notre comportement et représentent le fondement de notre culture. Notre succès continu, notre capacité à réaliser notre mission et notre réputation d'intégrité, de service et de professionnalisme reposent sur elles.
Connaître : Nous connaissons nos clients, leur entreprise, nos candidats et notre domaine.
Servir : Nous réussissons grâce à notre excellent service, et nous dépassons les exigences de notre industrie.
Faire confiance : Nous sommes respectueux. Nous accordons une grande importance à nos relations et nous traitons les gens avec considération.
Viser la perfection : Nous cherchons toujours à nous améliorer et à innover. Nous voulons satisfaire nos clients et candidats, et cela se manifeste dans toutes nos actions. C’est ce qui nous donne une longueur d’avance sur la compétition.
Promotion simultanée de tous les intérêts : Nous regardons la situation d’ensemble et nous prenons notre responsabilité sociale très au sérieux. Nos activités doivent toujours profiter à la société dans son ensemble.

Randstad Canada s’engage à favoriser une main-d'œuvre représentative de toutes les populations du Canada. Nous nous engageons en conséquence à développer et à mettre en œuvre des stratégies pour promouvoir l'équité, la diversité et l'inclusion dans toutes nos sphères d'activité en examinant nos politiques, pratiques et systèmes internes tout au long du cycle de vie de notre main-d'œuvre, y compris au niveau du recrutement, de la rétention et de l’avancement pour tout individu.

En plus de notre profond engagement sur le respect des principes des droits de la personne, nous nous engageons à prendre toute mesure positive pour influer sur les changements à mettre en place en vue de garantir la participation de tout individu dans le monde du travail et ce, sans obstacle, systémique ou autre, en particulier pour les groupes en quête d'équité généralement sous-représentés dans la main-d'œuvre au Canada, y compris les personnes qui s'identifient comme femmes ou personnes non-binaires/non conformes au genre, les Peuples et communautés autochtones, les personnes en situation de handicap (visible ou invisible), les personnes faisant partie des minorités visibles, les personnes racisées et des communautés LGBTQ2+.

Randstad Canada s'engage à créer et à maintenir un milieu de travail inclusif et accessible pour toutes les personnes candidates et employées en soutenant leurs besoins d'accessibilité et d'accommodation tout au long du cycle de vie de l'emploi. Nous demandons à toutes les personnes demandeuses d'emploi de bien vouloir identifier leurs besoins en matière d'accommodation en envoyant un courriel à accessibilite@randstad.ca pour s'assurer de leur capacité à participer pleinement au processus d'entrevue.

Notre organisation est présente à travers le Canada ainsi que dans 38 pays.

Comme illustré dans la description des tâches, il implique notamment de communiquer, oralement et par écrit, avec les autres équipes de Randstad situées partout au Canada et avec nos clients et partenaires internationaux. En effet, les clients et les partenaires internationaux représentent la majeure partie de nos activités. À la suite d'une évaluation, nous avons déterminé que les tâches liées au poste de adjoint.e administratif.ve nécessitent la connaissance de l’anglais en plus du français (à l’oral et à l’écrit). Nous avons également déterminé que la connaissance de l’anglais déjà exigée des autres employés ne permet pas l’exécution des tâches nécessitant la connaissance de l’anglais liées au poste de adjoint.e administratif.ve. Cependant Randstad restreint le plus possible le nombre de postes pour lesquels elle exige la connaissance d’une autre langue pour assurer l’accomplissement efficace de sa mission.

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Randstad Canada is looking for an Administrative Assistant to support the Executive Vice-President of IT and the Executive Vice-President of Marketing & Communications. Are you a professional who is known for your organizational skills? Do you provide exceptional service and are an expert problem solver?

In this role, you will be responsible for managing calendars and emails, coordinating priorities and resources, and handling a wide variety of administrative tasks to enable this highly productive and committed team to develop new solutions for our talent and clients.

Who is Randstad? Randstad is the global leader in the HR services industry. Our mission is to support people and organizations in realizing their true potential, and we do this by combining the power of today’s technology with our passion for people. We help people and organizations move forward. Human Forward.

Responsibilities:

· Support the EVP’s in business priorities and assignments, and to communicate effectively with the Leadership Team with respect to clarity of direction, approval for decisions and execution of all responsibilities.
· To track, maintain, and prioritize meetings. To file and complete expense reports as required.
· To organize files, prepare presentations, reports and other written documentation, as directed by EVP’s.
· To plan and coordinate meetings and business trips for the leadership team.
· Implement and monitor programs as directed by management and see programs through completion.
· To continually contribute to the profitability of the company and ongoing business operations by initiating, recommending and implementing continuous improvement strategies and initiatives.
· Partner with Operations and Corporate Services to support onboarding
· Support Managers in their employee’s onboarding, level tracking or other process questions. Escalate when necessary.
· Planned and ad-hoc project coordination based on business needs.

Advantages:

· A strong culture with a focus on relationship building, collaboration, entrepreneurial mindset, innovation and performance.
· We have been named one of the best places to work in Canada for over 10 consecutive years and have also been named one of the best places to work for women.
· Flexible work arrangements.
· Comprehensive and flexible health and welfare benefits.
· Award-winning social responsibility and diversity and inclusion initiatives.
· Employee recognition and rewards program.
· Career development and continuing education programs.

Requirements:

· College Diploma (must)
· 2+ years’ experience in an administrative support position
· 2+ years experience in a coordination role with competing priorities
· Highly professional internal and external communication skills
· Demonstrated experience in managing a high volume of competing priorities in a fast pace environment
· Experience working in a large and complex organization
· Experience in researching complex issues and developing recommended actions.
· Bilingual (written and verbal) in English and French
· Experience navigating through existing processes and creation of new ones
· Customer experience best practices
· Experience with Google Workspace (an asset)

Great people, great opportunities. That's Randstad’s promise to you. We make it a priority to maintain a fast-paced and dynamic workplace where professionals can grow and take on new challenges.
The values we share serve as a compass for everyone at Randstad, guiding our behavior and representing the foundation of our culture. Our continuing success, our ability to achieve our mission, and our reputation for integrity, service, and professionalism are based on them.
To know: We are experts. We know our clients, their companies, our candidates and our business. In our business it's often the details that count the most.
To serve: We succeed through a spirit of excellent service, exceeding the core requirements of our industry.
To trust: We are respectful. We value our relationships and treat people well.
Striving for perfection: We always seek to improve and innovate. We are here to delight our clients and candidates in everything we do, right down to the smallest detail. This gives us the edge.
Simultaneous promotion of all interests: We see the bigger picture, and take our social responsibility seriously. Our business must always benefit society as a whole.

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