Coordonnateur(trice) bilingue de la facturation/ Bilingual Billing Coordinator

• Générer, soumettre et envoyer les factures clients et les ajustements de factures avec précision et ponctualité, en respectant les exigences spécifiques des clients.

• S'assurer que nous disposons de pièces justificatives précises et complètes avant la soumission, lorsque requis.

• Confirmer l'exhaustivité de toutes les soumissions de factures, écritures et rapports avant la fin de chaque semaine.

• Aider à la soumission des factures via diverses plateformes (portails).

• Fournir un soutien de relève à d'autres collègues de l'équipe de facturation en cas de besoin.

• Maintenir et mettre à jour les dossiers de facturation pour assurer une documentation précise pour une facturation exacte.

Résolution de problèmes

• Répondre aux demandes de facturation internes et externes de manière rapide et professionnelle.

• Enquêter sur les problèmes opérationnels liés à la facturation soulevés par les clients ou le personnel sur le terrain et les résoudre.

• Collaborer avec d'autres équipes pour garantir l'exactitude de la facturation et résoudre les problèmes de manière proactive.

• Utiliser la technologie pour rationaliser et améliorer les processus de facturation.

Amélioration des processus de facturation

• Utiliser la technologie pour rationaliser et améliorer les processus de facturation.

• Examiner et améliorer les procédures de facturation existantes pour augmenter l'efficacité et réduire les risques financiers.

Rapports

• Générer des rapports de facturation pour les parties prenantes internes ou les clients.

• Générer et soutenir les rapports et les analyses liés à la facturation pour aider à la planification financière et au suivi des performances.

Soutien administratif

• Effectuer d'autres tâches et responsabilités assignées par le gestionnaire et/ou le chef d'équipe, contribuant à l'efficacité globale du service de facturation.

• Gérer toute autre tâche liée à la facturation ou administrative identifiée par l'analyse des tâches ou l'expansion du rôle.

Formation, compétences et expérience

• Diplôme universitaire ou collégial en administration des affaires, commerce ou comptabilité.

• 1 à 3 ans d'expérience dans un rôle financier.

• Une expérience antérieure en facturation sera considérée comme un atout majeur.

• Compétences intermédiaires sur Excel avec une capacité à analyser des données et à utiliser les fonctions RECHERCHEV, les tableaux croisés dynamiques et les formules.

• Solides compétences en communication écrite et orale – Anglais requis, et le français sera considéré comme un atout.

Compétences clés

• Communication bilingue – en anglais et en français, avec d'excellentes compétences en communication écrite et verbale.

• Résolution de problèmes et prise de décision – habile à identifier les problèmes, à analyser les solutions et à prendre des décisions éclairées pour résoudre les défis administratifs et de facturation.

• Compétence analytique et technique - solides compétences analytiques et aisance avec les systèmes pour garantir la précision et l'efficacité du processus de facturation.

• Analyse et cartographie des processus – capacité à décomposer, évaluer et visualiser systématiquement les flux de travail actuels pour trouver les inefficacités.

• Analyse de données et mesures – habile à analyser les données pour comprendre la performance des processus, identifier les causes profondes des problèmes et mesurer l'impact des améliorations.

• Gestion du temps et organisation – capacité avérée à gérer efficacement son temps et à hiérarchiser les tâches pour respecter les délais dans un environnement au rythme rapide.

• Approche axée sur le client – énergique, enthousiaste et déterminé à fournir un service client exceptionnel.

• Collaboration et travail d'équipe – Forte capacité à travailler efficacement avec les membres de l'équipe et les collègues d'autres départements, ce qui fait souvent partie du rôle pour garantir l'exactitude des informations de facturation.

Notre organisation est présente à travers le Canada ainsi que dans 38 pays.

Comme l'illustre la description de poste, le rôle implique de communiquer, tant à l'oral qu'à l'écrit, avec d'autres équipes de Randstad situées partout au Canada et avec nos clients et partenaires internationaux. En fait, les clients et partenaires internationaux représentent la majorité de nos activités. Suite à une évaluation, nous avons déterminé que les tâches liées au poste d'Analyste financier nécessitent la connaissance de l'anglais en plus du français (tant à l'oral qu'à l'écrit). Nous avons également déterminé que la connaissance de l'anglais déjà exigée des autres employés n'est pas suffisante pour accomplir les tâches en anglais associées au poste de Coordonnateur à la facturation. Cependant, Randstad restreint autant que possible le nombre de postes pour lesquels elle exige la connaissance d'une autre langue afin d'assurer l'accomplissement efficace de sa mission.

  Randstad Canada s'engage à favoriser une main-d'œuvre représentative de tous les peuples du Canada. Par conséquent, nous nous engageons à élaborer et à mettre en œuvre des stratégies visant à accroître l'équité, la diversité et l'inclusion en milieu de travail en examinant nos politiques, pratiques et systèmes internes tout au long du cycle de vie de notre main-d'œuvre, y compris le recrutement, la rétention et l'avancement de tous les employés. En plus de notre profond engagement à respecter les droits de la personne, nous nous consacrons à des actions positives pour amener le changement afin que chacun puisse participer pleinement à la vie active, sans obstacles, systémiques ou autres, en particulier les groupes en quête d'équité qui sont habituellement sous-représentés dans la main-d'œuvre canadienne, y compris ceux qui s'identifient comme femmes ou personnes non binaires/non conformes au genre ; les peuples autochtones ou aborigènes ; les personnes en situation de handicap (visible ou invisible) ; et les membres des minorités visibles, les groupes racisés et la communauté LGBTQ2+.   Randstad Canada s'engage à créer et à maintenir un lieu de travail inclusif et accessible pour tous ses candidats et employés en soutenant leurs besoins en matière d'accessibilité et d'accommodement tout au long du cycle d'emploi. Nous demandons à tous les candidats de bien vouloir identifier tout besoin d'accommodement en envoyant un courriel à accessibility@randstad.ca pour garantir leur pleine participation au processus d'entrevue.    

The Billing Coordinator is responsible for managing the billing process for an organization, ensuring
accurate and timely invoicing, and financial recordkeeping. This role involves working closely with various
departments to ensure compliance with financial policies and to resolve billing issues efficiently.
The Billing Coordinator plays a key role in maintaining positive relationships with clients and ensuring
financial accuracy. Additionally, Billing Coordinator contribute to process improvements by identifying
inefficiencies and implementing solutions to enhance overall billing operations.

Key responsibilities:
Billing and invoicing

• Generate, submit, and send client invoices and invoice adjustments with accuracy and timeliness, adhering to client-specific requirements.
• Ensure we have accurate and complete backup before submission when required.
• Confirm the completeness of all invoice submissions, postings & reports before the end of each week.
• Assist with invoices submission through various platforms (Portals)
• Provide back-up support for other Billing team colleagues when needed.
• Maintain and update billing records to ensure accurate documentation for an accurate invoicing

Issue Resolution

• Respond to internal and external billing inquiries in a timely and professional manner
• Investigate and resolve billing-related operational issues raised by clients or Field personnel.
• Collaborate with other teams to ensure billing accuracy and proactively resolve issues.
• Utilize technology to streamline and improve billing processes.

Billing Process Improvements

• Utilize technology to streamline and improve billing processes.
• Review and improve existing billing procedures to increase efficiency and reduce financial risks

Reporting

• Generate Billing Reports for internal stakeholders or clients
• Generate and support billing-related reports and analytics to assist with financial planning and performance tracking.

Administrative Support

• Perform other duties and responsibilities as assigned by the manager and/or team lead, contributing to the overall efficiency of the billing department.
• Handle any other billing-related duties or administrative tasks as identified through task analysis or role expansion.

Education, Skills & Experience

• University or College Degree in Business, Commerce or Accounting
• 1 – 3 years of experience in a financial role
• Previous Billing experience will be considered as strong asset
• Intermediate Excel skills with a proficiency to analyze data and use V lookups, pivot tables & formulas.
• Strong written and oral communication skills – English required, and French will be considered as an asset

Key Competencies

• Bilingual communication – in English & French, with excellent written and verbal communication skills.
• Problem solving and decision-making – skilled in identifying issues, analyzing solutions, and making informed decisions to resolve billing and administrative challenges.
• Analytical and Technical Proficiency - strong analytical & adeptness with systems to ensure accuracy and efficiency in billing process.
• Process Analysis & Mapping – capacity to systematically break down, evaluate, and visualize current workflows to find inefficiencies.
• Data Analysis & Metrics – skilled in Analyzing data to understand process performance, identify root causes of problems, and measure the impact of improvements.
• Time Management and Organization – proven ability to manage time effectively & prioritize tasks to meet deadlines in a fast-paced environment.
• Customer-Centric Approach – energetic, enthusiastic, and committed to providing exceptional customer service.
• Collaboration & Teamwork – Strong ability to work effectively with team members and colleagues in other departments which is often a part of the role to ensure the accuracy of billing information

Our organization is present across Canada as well as in 38 countries.

As illustrated in the job description, it involves communicating, both orally and in writing, with other Randstad teams located throughout Canada and with our international clients and partners. In fact, international clients and partners represent the majority of our business.

Following an evaluation, we have determined that the tasks related to the Financial Analyst position require knowledge of English in addition to French (both spoken and written). We have also determined that the knowledge of English already required of other employees is not sufficient to perform the English-language tasks associated with the Billing Coordinator position. However, Randstad restricts as much as possible the number of positions for which it requires the knowledge of another language to ensure the effective accomplishment of its mission.

Randstad Canada is committed to fostering a workforce reflective of all peoples of Canada. As a result, we are committed to developing and implementing strategies to increase the equity, diversity and inclusion within the workplace by examining our internal policies, practices, and systems throughout the entire lifecycle of our workforce, including its recruitment, retention and advancement for all employees. In addition to our deep commitment to respecting human rights, we are dedicated to positive actions to affect change to ensure everyone has full participation in the workforce free from any barriers, systemic or otherwise, especially equity-seeking groups who are usually underrepresented in Canada's workforce, including those who identify as women or non-binary/gender non-conforming; Indigenous or Aboriginal Peoples; persons with disabilities (visible or invisible) and; members of visible minorities, racialized groups and the LGBTQ2+ community.

Randstad Canada is committed to creating and maintaining an inclusive and accessible workplace for all its candidates and employees by supporting their accessibility and accommodation needs throughout the employment lifecycle. We ask that all job applications please identify any accommodation requirements by sending an email to accessibility@randstad.ca to ensure their ability to fully participate in the interview process.

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