Nous sommes à la recherche d’un(e) Agent(e) administratif(ve) et réceptionniste polyvalent(e) pour se joindre à l'équipe de notre client dans le domaine sportif, situé au centre ville de Montréal.
Véritable pilier du bon fonctionnement quotidien du bureau, vous serez la première personne que nos visiteurs rencontrent et vous apporterez un soutien essentiel aux opérations administratives.
...
Avantages
-Mandat temporaire
-Horaire flexible (35 h/semaine, du lundi au vendredi) 2 jours par semaine en présentiel
-Environnement stimulant, humain et passionné
-Bureaux situés au centre ville de Montréal
Responsabilités
Réception :
-Agir comme premier point de contact pour tous les visiteurs entrants; accueillir les visiteurs, informer les employés de l’arrivée des invités et suivre tous les processus pour les visiteurs au bureau
-Répondre à tous les appels entrants : transférer les appels au membre de l'équipe approprié et/ou répondre aux demandes de renseignements, au besoin
Administration du bureau :
-Travailler en collaboration avec le ou la gestionnaire du bureau de Montréal et offrir un soutien sur diverses tâches administratives.
-Travailler en collaboration avec le (ou la) réceptionniste de Toronto pour assurer une communication transparente et efficace entre les bureaux
-Travailler avec la direction de l'immeuble pour maintenir un environnement de travail propre, fonctionnel et sécuritaire pour tout le personnel
-Responsable des tâches d’entretien de base du bureau (par ex., arroser les plantes, s’assurer de la propreté de la cuisine, filtres à eau, etc.)
-Coordonner les réservations de salles de conférence pour les clients/associations internes et externes
-Gérer tous les fournisseurs et sous-traitants liés au fonctionnement du bureau.
-Préparer des rapports et des bilans financiers et réconcilier toutes les dépenses de bureau (par ex., Staples, Wheels, taxis, Purolator, etc.)
-Rédiger et relire la correspondance reliée au bureau
-Mettre à jour la liste du répertoire du personnel au besoin
-Aider l’équipe des Personnes et Culture et celle des technologies de l'information dans le processus d'intégration et de cessation d'emploi des employés (cartes professionnelles, nouvelle station de travail, activation de la clé du bâtiment, etc.)
-Préparer le courrier sortant, les colis de messagerie et procéder aux envois tous les jours
-Recevoir, ouvrir et distribuer (facturation et codage au besoin) les colis et le courrier de messagerie entrants
-Surveiller, commander et entretenir toutes les fournitures de bureau et les fournitures propres à un service (papier, encre, etc.)
-Superviser l'entretien de l'équipement de bureau et s'assurer que l'équipement est fonctionnel en tout temps (imprimantes, machines à affranchir, etc.)
-Superviser l'entretien, les fournitures et les besoins opérationnels de toutes les aires communes, y compris la réception, les salles de réunion, les salles de production et les cuisines (lave-vaisselle, café frais, vaisselle, etc.), y compris les besoins quotidiens; et que chaque aire commune soit propre et en bon état, en tout temps
-Coordonner les réservations de salles de conférence, les besoins de traiteur, l’aménagement des salles et la logistique des réunions au besoin
Support administratif :
-Offrir un soutien administratif au ou à la gestionnaire du bureau de Montréal et adjoint(e) de direction au Chef du Sport, au besoin
-Fournir un soutien administratif général à divers départements, y compris la préparation des fusions de correspondance, la coordination des invitations aux événements, la mise à jour des listes de contacts, le traitement des envois postaux et la tenue de dossiers, au besoin
-Gérer de façon autonome ou contribuer à la réalisation de projets spéciaux pour le bureau de Montréal ou d’autres départements
Qualifications
-Une à trois années d'expérience dans une fonction administrative
-Diplôme d'études collégiales
-Bilinguisme Français-Anglais
-Proactivité, aptitudes relationnelles
-Intérpet et enthousiasme à l'égard du sport au Canada
-Connaissances techniques : Microsoft Word, Excel, Outlook et PowerPoint
Sommaire
Ce poste vous intéresse ?
Envoyez-nous un courriel en tout temps à morgane.gonsaud@randstad.ca
Si vous connaissez des gens intéressés par des postes en soutien administratif, n’hésitez pas à leur fournir nos coordonnées. Il nous fera plaisir de les aider!
Pour obtenir plus d’informations sur ce poste et tous les autres postes présentement disponibles, rendez-vous au www.randstad.ca.
Nous attendons votre CV avec impatience!
Tous les cv reçus seront examinés à part égal.
Seul les candidat(e)s sélectionné(es) seront contacté(e)s
Randstad Canada, 525, avenue Viger Ouest, bureau 501, Montréal, Québec H2Z 0B3
Randstad Canada s'engage à favoriser une main-d'œuvre représentative de toutes les populations du Canada. Nous nous engageons en conséquence à développer et à mettre en œuvre des stratégies pour promouvoir l'équité, la diversité et l'inclusion dans toutes nos sphères d'activité en examinant nos politiques, pratiques et systèmes internes tout au long du cycle de vie de notre main-d'œuvre, y compris au niveau du recrutement, de la rétention et de l'avancement pour tout individu. En plus de notre profond engagement sur le respect des principes des droits de la personne, nous nous engageons à prendre toute mesure positive pour influer sur les changements à mettre en place en vue de garantir la participation de tout individu dans le monde du travail et ce, sans obstacle, systémique ou autre, en particulier pour les groupes en quête d'équité généralement sous-représentés dans la main-d'œuvre au Canada, y compris les personnes qui s'identifient comme femmes ou personnes non-binaires/non conformes au genre, les Peuples et communautés autochtones, les personnes en situation de handicap (visible ou invisible), les personnes faisant partie des minorités visibles, les personnes racisées et des communautés LGBTQ2+.
Randstad Canada s'engage à créer et à maintenir un milieu de travail inclusif et accessible pour toutes les personnes candidates et employés en soutenant leurs besoins d'accessibilité et d'accommodation tout au long du cycle de vie de l'emploi. Nous demandons à toutes les personnes demandeuses d'emploi de bien vouloir identifier leurs besoins en matière d'accommodation en envoyant un courriel à accessibilite@randstad.ca pour s'assurer de leur capacité à participer pleinement au processus d'entrevue.
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Avantages
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-Horaire flexible (35 h/semaine, du lundi au vendredi) 2 jours par semaine en présentiel
-Environnement stimulant, humain et passionné
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Responsabilités
Réception :
-Agir comme premier point de contact pour tous les visiteurs entrants; accueillir les visiteurs, informer les employés de l’arrivée des invités et suivre tous les processus pour les visiteurs au bureau
-Répondre à tous les appels entrants : transférer les appels au membre de l'équipe approprié et/ou répondre aux demandes de renseignements, au besoin
Administration du bureau :
-Travailler en collaboration avec le ou la gestionnaire du bureau de Montréal et offrir un soutien sur diverses tâches administratives.
...
-Travailler en collaboration avec le (ou la) réceptionniste de Toronto pour assurer une communication transparente et efficace entre les bureaux
-Travailler avec la direction de l'immeuble pour maintenir un environnement de travail propre, fonctionnel et sécuritaire pour tout le personnel
-Responsable des tâches d’entretien de base du bureau (par ex., arroser les plantes, s’assurer de la propreté de la cuisine, filtres à eau, etc.)
-Coordonner les réservations de salles de conférence pour les clients/associations internes et externes
-Gérer tous les fournisseurs et sous-traitants liés au fonctionnement du bureau.
-Préparer des rapports et des bilans financiers et réconcilier toutes les dépenses de bureau (par ex., Staples, Wheels, taxis, Purolator, etc.)
-Rédiger et relire la correspondance reliée au bureau
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-Aider l’équipe des Personnes et Culture et celle des technologies de l'information dans le processus d'intégration et de cessation d'emploi des employés (cartes professionnelles, nouvelle station de travail, activation de la clé du bâtiment, etc.)
-Préparer le courrier sortant, les colis de messagerie et procéder aux envois tous les jours
-Recevoir, ouvrir et distribuer (facturation et codage au besoin) les colis et le courrier de messagerie entrants
-Surveiller, commander et entretenir toutes les fournitures de bureau et les fournitures propres à un service (papier, encre, etc.)
-Superviser l'entretien de l'équipement de bureau et s'assurer que l'équipement est fonctionnel en tout temps (imprimantes, machines à affranchir, etc.)
-Superviser l'entretien, les fournitures et les besoins opérationnels de toutes les aires communes, y compris la réception, les salles de réunion, les salles de production et les cuisines (lave-vaisselle, café frais, vaisselle, etc.), y compris les besoins quotidiens; et que chaque aire commune soit propre et en bon état, en tout temps
-Coordonner les réservations de salles de conférence, les besoins de traiteur, l’aménagement des salles et la logistique des réunions au besoin
Support administratif :
-Offrir un soutien administratif au ou à la gestionnaire du bureau de Montréal et adjoint(e) de direction au Chef du Sport, au besoin
-Fournir un soutien administratif général à divers départements, y compris la préparation des fusions de correspondance, la coordination des invitations aux événements, la mise à jour des listes de contacts, le traitement des envois postaux et la tenue de dossiers, au besoin
-Gérer de façon autonome ou contribuer à la réalisation de projets spéciaux pour le bureau de Montréal ou d’autres départements
Qualifications
-Une à trois années d'expérience dans une fonction administrative
-Diplôme d'études collégiales
-Bilinguisme Français-Anglais
-Proactivité, aptitudes relationnelles
-Intérpet et enthousiasme à l'égard du sport au Canada
-Connaissances techniques : Microsoft Word, Excel, Outlook et PowerPoint
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Randstad Canada, 525, avenue Viger Ouest, bureau 501, Montréal, Québec H2Z 0B3
Randstad Canada s'engage à favoriser une main-d'œuvre représentative de toutes les populations du Canada. Nous nous engageons en conséquence à développer et à mettre en œuvre des stratégies pour promouvoir l'équité, la diversité et l'inclusion dans toutes nos sphères d'activité en examinant nos politiques, pratiques et systèmes internes tout au long du cycle de vie de notre main-d'œuvre, y compris au niveau du recrutement, de la rétention et de l'avancement pour tout individu. En plus de notre profond engagement sur le respect des principes des droits de la personne, nous nous engageons à prendre toute mesure positive pour influer sur les changements à mettre en place en vue de garantir la participation de tout individu dans le monde du travail et ce, sans obstacle, systémique ou autre, en particulier pour les groupes en quête d'équité généralement sous-représentés dans la main-d'œuvre au Canada, y compris les personnes qui s'identifient comme femmes ou personnes non-binaires/non conformes au genre, les Peuples et communautés autochtones, les personnes en situation de handicap (visible ou invisible), les personnes faisant partie des minorités visibles, les personnes racisées et des communautés LGBTQ2+.
Randstad Canada s'engage à créer et à maintenir un milieu de travail inclusif et accessible pour toutes les personnes candidates et employés en soutenant leurs besoins d'accessibilité et d'accommodation tout au long du cycle de vie de l'emploi. Nous demandons à toutes les personnes demandeuses d'emploi de bien vouloir identifier leurs besoins en matière d'accommodation en envoyant un courriel à accessibilite@randstad.ca pour s'assurer de leur capacité à participer pleinement au processus d'entrevue.
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