en quoi consiste le métier d’adjointe administrative?
En tant qu'adjointe administrative, vous assistez l’ensemble des collaborateurs d’une entreprise. Vous effectuez diverses tâches administratives, comme la planification des rendez-vous, l’élaboration des rapports et l’organisation des déplacements. Vous êtes également amené à réaliser diverses tâches de secrétariat, comme la prise de notes lors des réunions, la gestion de l’accueil téléphonique et la supervision de la logistique dans les locaux.
On retrouve le poste d'adjointe administrative dans tous les secteurs d’activité. Si vous souhaitez travailler dans un domaine précis ou si vous souhaitez évoluer vers un poste administratif au niveau de la direction, une formation ou une certification supplémentaire est requise. Ces postes nécessitent des compétences qui vont au-delà des tâches de secrétariat, telles que le réapprovisionnement des fournitures de bureau, l'envoi et la réception du courrier, ainsi que la planification des horaires de travail.
Lorsque vous occupez cette fonction, vous représentez physiquement l’entreprise lorsque vous rencontrez les clients et les visiteurs. Vous êtes également leur principale source d'information. Vous collaborez avec des responsables d'équipe, supervisez et complétez les évaluations relatives à la performance du personnel et vous contribuez à intégrer les nouveaux employés. Par conséquent, rester calme et professionnel dans toutes les situations est indispensable.
Vous avez pour mission de gérer un agenda complexe, comprenant les horaires des dirigeants et des responsables, ainsi que les rendez-vous personnels et les réunions professionnelles. La recherche de sujets spécifiques au secteur de l’entreprise, la préparation des réunions et la relecture des dossiers font partie de vos tâches quotidiennes.
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voir les emploissalaire moyen d'une adjointe administrative
Le salaire que vous pouvez gagner en tant qu'adjointe administrative au Canada dépend de votre expérience, de vos qualifications et de la région dans laquelle vous travaillez. Selon le Guide salarial 2023 de Randstad, une adjointe administrative débutante peut s'attendre à gagner entre 35 000 $ et 66 000 $. Après quatre ans d’expérience, ce professionnel peut gagner entre 39 000 $ et 71 000 $. En accédant à un poste d’échelon supérieur, il peut gagner entre 44 000 $ et 76 000 $. Les régions dans lesquelles les adjoints administratifs sont les mieux rémunérés sont le nord de l'Alberta, Chaudière-Appalaches, Montréal et le Saguenay–Lac-Saint-Jean.
Si vous êtes bilingue, vous pouvez vous attendre à toucher un salaire plus élevé, dans les secteurs où la maîtrise des langues est indispensable. Les adjoints administratifs bilingues débutants gagnent entre 37 000 $ et 73 000 $, puis entre 40 000 $ et 87 000 $ après quelques années. Les professionnels plus expérimentés maîtrisant une ou plusieurs langues étrangères gagnent entre 46 000 $ et 99 000 $. Les régions où les adjointes administratives bilingues sont les mieux payées sont le Nouveau-Brunswick, Terre-Neuve-et-Labrador, la Nouvelle-Écosse et l'Île-du-Prince-Édouard.
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les catégories d'adjointes administratives
Les adjointes administratives peuvent se spécialiser dans différents domaines. Voici quelques exemples :
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Adjointe administrative juridique
en tant qu’adjointe administrative juridique, vous assistez les avocats et les parajuristes en effectuant diverses tâches de secrétariat et de gestion administrative. Vous classez des dossiers et des documents confidentiels, prenez des notes lors des consultations et des procédures judiciaires. Vous envoyez et recevez de la correspondance juridique au nom des avocats.
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Adjointe administrative responsable
si vous exercez une fonction d’adjointe administrative responsable, vous mettez en œuvre et supervisez l’ensemble des démarches administratives de l’entreprise. Cette fonction comprend la définition et la délégation des tâches, le traitement des demandes d'information, l'attribution et la mise à disposition des ressources et l’assistance à la préparation du budget.
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Adjointe administrative médicale
le poste d'adjointe administrative médicale implique de nombreuses tâches de bureau et de secrétariat en vue d’aider les médecins exerçant dans les cabinets, les hôpitaux et les autres établissements médicaux. Vous planifiez les rendez-vous, préparez les dossiers médicaux, commandez des fournitures et prenez des notes lors des réunions.
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Assistant de direction
au sein des grandes entreprises ou des administrations, le poste d'assistant de direction consiste à aider les cadres dirigeants ou les fonctionnaires dans leur travail. En plus de coordonner les procédures administratives, vous vous assurez que les visiteurs reçoivent les services dont ils ont besoin, notamment en ce qui concerne les services publics gérés par le gouvernement.
travailler en tant qu'adjointe administrative
Votre rôle en tant qu'adjointe administrative consiste à assurer le bon déroulement de toutes les opérations pour le compte de l’entreprise ou de l’organisation qui vous emploie. Voici quelques-uns des aspects typiques du travail d'adjointe administrative.
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que fait une adjointe administrative?
Certaines des tâches les plus courantes que vous effectuerez en tant qu'adjointe administrative comprennent :
- Gestion des documents de l'entreprise : la gestion de la documentation peut inclure la création, l'édition et le classement de documents concernant les différents services de l'organisation. De plus, vous serez garant de la réalisation de toutes les démarches administratives dans les délais impartis.
- Réalisation des travaux bureautique et de secrétariat : cela comprend la gestion des appels téléphoniques, la rédaction de lettres et la distribution du courrier aux membres des différents services de l'organisation. Les autres tâches de bureau et de secrétariat comprennent la planification des réunions et des rendez-vous, l'organisation des voyages d'affaires et la gestion des agendas des cadres supérieurs.
- Tenue de la comptabilité : vous enregistrez les factures de vente et d'achat, préparez les états financiers et vous vous assurez que tous les registres comptables sont exacts et à jour. De plus, vous êtes également responsable de la gestion de la petite caisse de l'entreprise.
- Aide à la gestion des ressources humaines : votre fonction implique de contribuer à l'intégration des nouveaux employés et à vous assurer que tous leurs documents sont remplis et ordonnés. Vous mettez également à jour les dossiers de l'entreprise en vue de simplifier le processus de paie.
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environnement de travail d'une adjointe administrative
Le travail d'adjointe administrative est généralement effectué au sein d’un bureau, bien que vous puissiez être amené à réaliser des déplacements ponctuels pour des missions liées à vos responsabilités ou pour assister à des conférences d'affaires. Vous pourrez parfois assister à un événement pour faciliter l’organisation de vos collaborateurs. Par conséquent, vous aurez tout intérêt à sélectionner des plateformes et agences de voyages fiables.
Des postes d'adjointe administrative sont proposés dans de nombreux secteurs d’activité, qu’il s’agisse des hôpitaux, des écoles, des entreprises privées et des agences gouvernementales. Le télétravail à ce poste est rarement possible, car la plupart des adjoints administratifs accomplissent leurs tâches dans les bureaux. Vous travaillerez probablement avec des responsables d’équipe ou des cadres et pourrez partager votre espace de travail avec d'autres employés du secrétariat. Dans certains cas, le travail à distance est possible pour les postes d'assistants virtuels.
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qui sont vos collègues?
Vos collègues de travail peuvent varier en fonction de la politique de l’entreprise qui vous emploie. Dans la plupart des cas, vous partagerez un espace de travail avec des secrétaires, dactylographes, réceptionnistes et assistants personnels. Vous travaillerez probablement aux côtés des dirigeants et des responsables d’équipe, voire d’autres professionnels spécialisés comme des chefs de projet, des directeurs commerciaux et des gestionnaires comptables.
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horaires de travail d’une adjointe administrative
Ce poste implique un travail en semaine et à temps plein, de 9h00 à 17h00. Votre employeur s'attend généralement à ce que vous soyez présent pendant les heures d'ouverture pour répondre aux besoins des clients et à toutes les demandes relevant de la gestion administrative. Bien que la plupart des postes d'adjointes administratives nécessitent un travail à temps plein, les petites entreprises peuvent proposer des postes à temps partiel. En moyenne, une adjointe administrative travaille de 35 à 40 heures par semaine, bien que des horaires flexibles soient parfois envisageables. Ce poste ne nécessite généralement pas d'effectuer des heures supplémentaires ni de travail durant la fin de semaine. Cependant, certains projets urgents peuvent ponctuellement vous contraindre à faire quelques heures supplémentaires.
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opportunités de carrière en tant qu'adjointe administrative
La plupart des entreprises, indépendamment de leur secteur d’activité, ont besoin d’adjointes administratives pour fonctionner correctement. Autrement dit, vous aurez la possibilité de vous spécialiser dans divers domaines, tels que les technologies de l'information, la comptabilité et la paie. Grâce à une formation supplémentaire, vous pourrez devenir adjointe administrative juridique ou exécutive. Vous pourrez même évoluer vers des postes de superviseur et devenir responsable d’équipe ou administrateur, en particulier si vous suivez une formation en gestion.
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avantages d’utiliser randstad pour trouver un emploi d'adjointe administrative
Travailler avec Randstad vous offre de nombreux avantages :
- Il y a toujours un conseiller disponible à qui vous pouvez vous adresser et demander de l'aide.
- Vous bénéficiez de nombreuses possibilités de formation.
- Vous accédez à une large sélection d’emplois dans votre région.
compétences et formation d’une adjointe administrative
Pour bâtir une carrière d'adjointe administrative, les qualifications suivantes sont requises :
- Selon la Classification nationale des professions du gouvernement canadien, un diplôme d'études collégiales est une condition préalable aux études secondaires. À partir de là, un baccalauréat dans un domaine pertinent, comme l’administration des affaires, est indispensable pour acquérir les connaissances de base nécessaires pour travailler en tant qu’adjointe administrative. D'autres cours dans les domaines de la gestion et de l’administration sont disponibles si vous visez un poste d’assistant de direction. De plus, si vous envisagez de travailler dans certains domaines spécialisés, comme le secteur juridique, il est recommandé de suivre une formation spécifique.
- L'expérience de travail est un excellent moyen d'acquérir des compétences et des connaissances qui vous aideront à vous démarquer. Vous pouvez obtenir de l'expérience en occupant un poste en bas de l’échelle dans un bureau, qui pourrait à terme déboucher sur un emploi stable. Des programmes d'apprentissage rémunéré sont parfois disponibles.
compétences et qualités des adjointes administratives
Voici quelques exemples d’aptitudes et compétences dont vous avez besoin pour occuper ce poste :
- Compétences techniques : vous devez être capable d'effectuer des tâches basiques de saisie de données, de gérer des calendriers et de rédiger des rapports. Il est important de se familiariser avec les logiciels tels que les tableurs, les systèmes de gestion de la relation client et les centres d'assistance virtuels. Posséder les bonnes compétences techniques vous aidera à accomplir vos tâches efficacement.
- Compétences en communication : l'adjointe administrative représente l’entreprise lors des échanges avec les clients. Par conséquent, il est essentiel de posséder d’excellentes compétences en communication. Il est indispensable d’agir de manière professionnelle en toutes circonstances et garder une attitude amicale et positive lors des échanges avec les clients et les visiteurs.
- Sens de l'organisation : une bonne organisation de votre travail et de votre bureau est indispensable. Votre poste comprend la planification des horaires, des documents et des événements, pour que chaque membre de l'équipe puisse facilement trouver ce dont il a besoin. Un sens de l’organisation à toute épreuve limite le risque de perte des documents importants.
- Compétences en gestion du temps : les adjointes administratives sont d’une grande aide pour les employés d’une entreprise et, à ce titre, votre emploi du temps sera toujours bien chargé. D’excellentes compétences en gestion du temps sont nécessaires pour organiser et planifier correctement les horaires afin d’aider chaque service de manière équitable. Cette compétence contribue également à augmenter la productivité et les performances de vos collaborateurs, ce qui fait de vous une ressource d’autant plus précieuse.
FAQs
Vous trouverez ici les réponses aux questions les plus fréquemment posées sur le métier d'adjointe administrative.
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quelles sont les tâches administratives types?
Les tâches les plus courantes qui vous sont demandées en tant qu'adjointe administrative comprennent l'accueil des visiteurs, la planification des appels téléphoniques et l'organisation des documents ou des fichiers. De plus, vous pouvez organiser des déplacements à destination des cadres et organiser les réunions ou les rendez-vous des dirigeants.
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quelles sont les trois principales compétences d'une adjointe administrative?
Les trois principales compétences d’une adjointe administrative sont la communication, l'organisation et la gestion du temps. Ces compétences vous permettront de rester productif, d'accomplir toutes les tâches dans les délais impartis et d'améliorer l'efficacité opérationnelle globale de l’entreprise.
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que fait une adjointe administrative au quotidien?
Les adjointes administratives gèrent et animent un bureau. Vous planifiez des rendez-vous, rédigez des courriers, organisez des dossiers et prenez des notes lors des réunions.
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comment devenir adjointe administrative?
Après vos études collégiales, vous pourrez suivre une formation secondaire d'un ou deux ans. Obtenir un diplôme ou un certificat en administration des affaires vous fournira les compétences nécessaires pour exercer ce métier. D'autres formations spécialisées sont requises pour travailler dans des domaines tels que le droit et la médecine. Les stages et l’apprentissage rémunéré fournissent également une expérience supplémentaire.
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quelle est la différence entre un secrétaire et une adjointe administrative?
Les secrétaires sont uniquement tenus d'effectuer des tâches bureautiques et travaillent souvent sous la responsabilité des adjointes administratives. Ces derniers effectuent également des tâches de bureau, mais sont aussi sollicités pour travailler sur d’autres projets et peuvent avoir des responsabilités décisionnelles.
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comment puis-je trouver un emploi en tant qu'adjointe administrative?
Pour trouver facilement un emploi près de chez vous en tant qu'adjointe administrative, consultez les offres d'emploi sur Randstad. Lorsque vous aurez trouvé une annonce correspondant à vos attentes, il vous suffira de soumettre votre candidature en utilisant le bouton "Postuler", situé en haut à droite de la page. Aucun emploi n’est disponible en ce moment? Envoyez votre CV : il sera transmis à un recruteur qui vous contactera si une opportunité se présente.
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