Adjointe executive

Ce poste clé offre un soutien exécutif dans un environnement dynamique, en assurant la gestion des tâches administratives, la coordination avec les clients internes et externes, ainsi que la participation à des projets spéciaux. Le ou la candidat(e) idéal(e) devra posséder un niveau expert de maîtrise de la suite Microsoft Office, en particulier Outlook et PowerPoint, afin de gérer efficacement les communications, les agendas complexes et la préparation de présentations percutantes. La personne retenue devra également faire preuve d’un grand souci du détail, savoir gérer des informations confidentielles et avoir la capacité d’anticiper les besoins du ou de la HMBD.

Nous recherchons des candidat(e)s motivé(e)s à exceller dans ce rôle et à devenir le bras droit du ou de la chef du marketing.

Si cela vous ressemble, n’hésitez pas à postuler dès maintenant pour ce poste situé au centre-ville de Montréal!


Avantages
Nous offrons un ensemble complet de salaires et d'avantages sociaux très compétitifs, ainsi que des opportunités de croissance personnelle et professionnelle. Nos avantages comprennent :
• Une subvention santé et bien-être
• Un remboursement annuel des études et des frais de scolarité
• Des prestations médicales et dentaires flexibles (en vigueur dès le premier jour)
• Assurance invalidité de courte et de longue durée
• 2 jours personnels
• Programme d'aide aux employés et à leur famille
• Congés payés et jours de maladie
• Régime d'épargne-retraite collectif avec cotisations équivalentes
• Incitatif monétaire pour les références d'employés
• Modalités de travail flexibles (3 jours au bureau - 2 jours à distance)
• Possibilités de redonner à votre communauté grâce à des initiatives fermes
• Une culture d'entreprise engageante qui célèbre nos collaborateurs travailleurs et dévoués.

Responsabilités
**Les responsabilités incluent, sans s’y limiter :**

**Gestion de projets et intégration :**
Diriger la coordination des initiatives marketing et des projets spéciaux en utilisant des outils de suivi de projet et des tableaux de bord. Assurer une exécution fluide et une livraison dans les délais en appliquant des outils techniques avancés et de l’automatisation lorsque possible.

**Préparation de réunions :**
Préparer des présentations PowerPoint sophistiquées et visuellement percutantes, ainsi que des documents de préparation. Utiliser des outils numériques pour compiler et résumer des données. Assister aux réunions pour prendre des notes, consigner les actions à entreprendre et effectuer les suivis via des plateformes de gestion de tâches partagées.

**Communication et coordination :**
Agir comme point de contact principal du ou de la responsable du marketing (HMBD), en traitant les communications sensibles avec discrétion. Utiliser les fonctions avancées d’Outlook (drapeaux, catégories, etc.) pour gérer le flux de communication et assurer des réponses professionnelles et ponctuelles.

**Soutien financier et analytique :**
Appuyer le suivi budgétaire et la production de rapports à l’aide d’Excel et d’autres outils financiers. Concevoir et maintenir des modèles de rapports et tableaux de bord pour évaluer la performance marketing.

**Gestion du calendrier et des courriels :**
Gérer de façon autonome le calendrier complexe du ou de la CMO grâce aux fonctions avancées d’Outlook (calendriers partagés, sondages de planification, priorisation, etc.). Surveiller et trier les courriels, rédiger des réponses et faire remonter les enjeux critiques au besoin.

**Documentation et présentations :**
Préparer des rapports, notes de service et documents d’affaires à fort impact. Être expert(e) dans la création de présentations PowerPoint soignées et alignées à l’image de marque, destinées à des publics internes et externes.

**Coordination d’événements :**
Utiliser des plateformes de gestion d’événements pour organiser et soutenir des événements internes et externes, en assurant une logistique irréprochable et du matériel conforme à la marque.

**Gestion des déplacements :**
Coordonner des voyages complexes à travers plusieurs fuseaux horaires à l’aide d’outils de réservation numériques. Préparer des itinéraires détaillés et des plans de rechange.

**Soutien à l’équipe de direction marketing :**
Offrir un soutien administratif et opérationnel de haut niveau aux membres seniors de l’équipe. Anticiper les besoins et résoudre de manière proactive les enjeux techniques ou organisationnels.

**Confidentialité et discrétion :**
Gérer l’information sensible avec un professionnalisme rigoureux, en veillant à une conservation et une transmission numériques sécurisées.


Qualifications
Un diplôme d’études postsecondaires en administration des affaires, en marketing ou dans un domaine connexe.
Minimum de 5 à 7 ans d’expérience à titre d’adjoint(e) exécutif(ve) auprès de membres de la haute direction (C-suite), idéalement dans un environnement de marketing ou de services professionnels.
Bilingue (anglais et français), avec d’excellentes compétences en communication orale et écrite.
Maîtrise experte de la suite Microsoft Office, en particulier Outlook et PowerPoint — y compris la gestion avancée de calendrier, la mise en forme conditionnelle, la conception de masques de diapositives et la narration visuelle.
Solides compétences en Excel (par exemple : tableaux croisés dynamiques, formules, mise en forme conditionnelle) et aisance avec les outils de collaboration numérique (ex. : Microsoft Teams, SharePoint, OneDrive, Adobe Acrobat).
Aptitude démontrée à travailler avec des systèmes de marketing et de gestion d’entreprise (ex. : CRM, CMS, plateformes d’événements).
Très grande organisation, attention exceptionnelle aux détails et capacité à gérer des priorités concurrentes dans un environnement dynamique axé sur la technologie.
Solides aptitudes en communication, avec expérience dans la rédaction de correspondances professionnelles et de documents de niveau exécutif.
Capacité à faire preuve de discrétion, à anticiper les besoins et à résoudre les problèmes de manière proactive.
Flexibilité pour travailler en dehors des heures normales de bureau en cas de dossiers ou d’événements prioritaires.


Sommaire
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