détails d'emploi
Notre client, une fondation bien établie située au cœur du centre-ville de Montréal, recherche un coordonnateur exécutif à temps plein pour se joindre à sa petite équipe.
La mission de la Fondation est de promouvoir, de soutenir et de favoriser l'excellence et l'éthique dans les domaines de l'éducation, de la médecine, des arts, de l'environnement et des changements climatiques, en accordant des subventions à des initiatives caritatives partout au Canada.
...
Travaillant en étroite collaboration avec le directeur général, le directeur des subventions et des programmes et le conseil d'administration, le coordonnateur exécutif joue un rôle clé dans le bon fonctionnement quotidien de la Fondation.
Ce poste comprend un large éventail de fonctions administratives, organisationnelles et de gestion de bureau en soutien aux activités philanthropiques de la Fondation.
Si ce poste au centre-ville de Montréal vous intéresse, n'hésitez pas à postuler !
Avantages
- Travail permanent et temps plein
- Travail 100% présentiel
- Belle équipe a taille humaine
- Accès facile au transport en commun ( centre-ville de Montreal)
- Salaire compétitif
Responsabilités
Responsabilités principales
Gestion administrative et administrative
• Effectuer des tâches administratives, notamment la comptabilité, les états financiers annuels, les budgets annuels, le courrier, la correspondance, les fournitures de bureau et la planification des réunions.
• Gérer les opérations administratives courantes, notamment la planification, l'approvisionnement en fournitures, le traitement du courrier et le maintien d'un environnement de travail bien organisé.
• Être le premier point de contact pour les demandes de renseignements internes et externes ; répondre aux communications ou les rediriger, le cas échéant.
• Organiser et coordonner la logistique des réunions du conseil d'administration et des comités, notamment la préparation et la distribution des ordres du jour et des documents, la recherche de lieux ou de connexions virtuelles, et la gestion des suivis.
• Tenir à jour la documentation organisationnelle, notamment les dossiers de gouvernance, les listes des comités, les informations du registraire des sociétés et du conseil d'administration.
• Superviser les systèmes de gestion documentaire et les structures de classement (physiques et numériques), en garantissant leur exactitude, leur confidentialité et leur accessibilité.
• Assurer la liaison avec les fournisseurs et les prestataires de services pour les besoins administratifs (informatique, fournitures, maintenance, etc.). • Fournir un soutien administratif général à la haute direction et aux membres du conseil d'administration, y compris la planification et la correspondance.
• Toute autre tâche connexe requise pour le fonctionnement quotidien de la Fondation.
Coordination des réunions et des événements
• Planifier et coordonner les réunions avec les bénéficiaires
• Planifier et coordonner les réunions du comité consultatif et gérer le calendrier annuel des chaires.
• Coordonner les réunions entre les chaires et gérer les groupes de chaires.
• Assurer le suivi auprès des chaires (demande de rapports annuels, de rapports de dotation, coordination des réunions avec les bureaux de promotion, etc.).
• Coordonner et gérer les réunions et les événements avec d'autres fondations privées.
Soutien aux subventions et aux programmes
• Soutenir l'administration du cycle annuel de subvention de la Fondation, notamment le suivi et la supervision des activités de subvention et la rédaction de la correspondance destinée aux bénéficiaires.
• Procéder à l'examen initial des demandes de subvention et assurer le suivi des candidats si nécessaire.
• Coordonner les processus de paiement des subventions, y compris les demandes de chèques, les factures et les virements électroniques.
• Participer aux visites sur site des organisations bénéficiaires actuelles et potentielles, si nécessaire.
• Suivre et suivre les demandes, assurer le suivi auprès des organisations et envoyer les réponses et la correspondance.
Gestion des bases de données et des dossiers
• Gérer la base de données Salesforce de la Fondation, notamment la saisie des données, la mise à jour des fiches de contacts et des dossiers de subventions, ainsi que la génération de rapports à usage interne.
• Assurer l'exactitude et l'intégrité de toutes les données relatives aux subventions, aux parties prenantes et aux programmes de la Fondation.
Qualifications
• Formation postsecondaire pertinente
• 3 à 5 ans d'expérience en soutien administratif et en coordination
• Une expérience auprès de fondations philanthropiques, d'organismes de bienfaisance et/ou d'universités est un atout, mais n'est pas indispensable.
• Une excellente connaissance du français et de l'anglais est requise pour ce poste (à l'écrit comme à l'oral).
• Expérience avérée en gestion de bureau, en soutien à la direction ou en coordination administrative.
• Maîtrise approfondie de la suite MS Office, notamment Outlook, Word et Excel.
• Une expérience de l'utilisation de bases de données, notamment de Salesforce, est un atout majeur.
• Maîtrise des logiciels de comptabilité.
• Excellentes compétences interpersonnelles.
• Souci du détail.
• Compétences en comptabilité et en budgétisation.
• Capacité à respecter les délais et à exécuter les tâches dans les délais.
• Capacité à travailler de manière autonome au sein d'une petite équipe, à être proactif et débrouillard.
• Sens de l'initiative et esprit d'équipe.
• Intégrité, discrétion et confidentialité irréprochables.
Sommaire
Ce poste vous intéresse ?
Envoyez-nous un courriel en tout temps à dorine.sportouch@randstad.ca .
Si vous connaissez des gens intéressés par des postes en soutien administratif, n’hésitez pas à leur fournir nos coordonnées. Il nous fera plaisir de les aider!
Pour obtenir plus d’informations sur ce poste et tous les autres postes présentement disponibles, rendez-vous au www.randstad.ca.
Nous attendons votre CV avec impatience!
Tous les cv reçus seront examinés à part égal.
Seul les candidat(e)s sélectionné(es) seront contacté(e)s
Randstad Canada, 525, avenue Viger Ouest, bureau 501, Montréal, Québec H2Z 0B3
Randstad Canada s'engage à favoriser une main-d'œuvre représentative de toutes les populations du Canada. Nous nous engageons en conséquence à développer et à mettre en œuvre des stratégies pour promouvoir l'équité, la diversité et l'inclusion dans toutes nos sphères d'activité en examinant nos politiques, pratiques et systèmes internes tout au long du cycle de vie de notre main-d'œuvre, y compris au niveau du recrutement, de la rétention et de l'avancement pour tout individu. En plus de notre profond engagement sur le respect des principes des droits de la personne, nous nous engageons à prendre toute mesure positive pour influer sur les changements à mettre en place en vue de garantir la participation de tout individu dans le monde du travail et ce, sans obstacle, systémique ou autre, en particulier pour les groupes en quête d'équité généralement sous-représentés dans la main-d'œuvre au Canada, y compris les personnes qui s'identifient comme femmes ou personnes non-binaires/non conformes au genre, les Peuples et communautés autochtones, les personnes en situation de handicap (visible ou invisible), les personnes faisant partie des minorités visibles, les personnes racisées et des communautés LGBTQ2+.
Randstad Canada s'engage à créer et à maintenir un milieu de travail inclusif et accessible pour toutes les personnes candidates et employés en soutenant leurs besoins d'accessibilité et d'accommodation tout au long du cycle de vie de l'emploi. Nous demandons à toutes les personnes demandeuses d'emploi de bien vouloir identifier leurs besoins en matière d'accommodation en envoyant un courriel à accessibilite@randstad.ca pour s'assurer de leur capacité à participer pleinement au processus d'entrevue.
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Notre client, une fondation bien établie située au cœur du centre-ville de Montréal, recherche un coordonnateur exécutif à temps plein pour se joindre à sa petite équipe.
La mission de la Fondation est de promouvoir, de soutenir et de favoriser l'excellence et l'éthique dans les domaines de l'éducation, de la médecine, des arts, de l'environnement et des changements climatiques, en accordant des subventions à des initiatives caritatives partout au Canada.
Travaillant en étroite collaboration avec le directeur général, le directeur des subventions et des programmes et le conseil d'administration, le coordonnateur exécutif joue un rôle clé dans le bon fonctionnement quotidien de la Fondation.
Ce poste comprend un large éventail de fonctions administratives, organisationnelles et de gestion de bureau en soutien aux activités philanthropiques de la Fondation.
Si ce poste au centre-ville de Montréal vous intéresse, n'hésitez pas à postuler !
Avantages
- Travail permanent et temps plein
- Travail 100% présentiel
- Belle équipe a taille humaine
- Accès facile au transport en commun ( centre-ville de Montreal)
- Salaire compétitif
...
Responsabilités
Responsabilités principales
Gestion administrative et administrative
• Effectuer des tâches administratives, notamment la comptabilité, les états financiers annuels, les budgets annuels, le courrier, la correspondance, les fournitures de bureau et la planification des réunions.
• Gérer les opérations administratives courantes, notamment la planification, l'approvisionnement en fournitures, le traitement du courrier et le maintien d'un environnement de travail bien organisé.
• Être le premier point de contact pour les demandes de renseignements internes et externes ; répondre aux communications ou les rediriger, le cas échéant.
• Organiser et coordonner la logistique des réunions du conseil d'administration et des comités, notamment la préparation et la distribution des ordres du jour et des documents, la recherche de lieux ou de connexions virtuelles, et la gestion des suivis.
• Tenir à jour la documentation organisationnelle, notamment les dossiers de gouvernance, les listes des comités, les informations du registraire des sociétés et du conseil d'administration.
• Superviser les systèmes de gestion documentaire et les structures de classement (physiques et numériques), en garantissant leur exactitude, leur confidentialité et leur accessibilité.
• Assurer la liaison avec les fournisseurs et les prestataires de services pour les besoins administratifs (informatique, fournitures, maintenance, etc.). • Fournir un soutien administratif général à la haute direction et aux membres du conseil d'administration, y compris la planification et la correspondance.
• Toute autre tâche connexe requise pour le fonctionnement quotidien de la Fondation.
Coordination des réunions et des événements
• Planifier et coordonner les réunions avec les bénéficiaires
• Planifier et coordonner les réunions du comité consultatif et gérer le calendrier annuel des chaires.
• Coordonner les réunions entre les chaires et gérer les groupes de chaires.
• Assurer le suivi auprès des chaires (demande de rapports annuels, de rapports de dotation, coordination des réunions avec les bureaux de promotion, etc.).
• Coordonner et gérer les réunions et les événements avec d'autres fondations privées.
Soutien aux subventions et aux programmes
• Soutenir l'administration du cycle annuel de subvention de la Fondation, notamment le suivi et la supervision des activités de subvention et la rédaction de la correspondance destinée aux bénéficiaires.
• Procéder à l'examen initial des demandes de subvention et assurer le suivi des candidats si nécessaire.
• Coordonner les processus de paiement des subventions, y compris les demandes de chèques, les factures et les virements électroniques.
• Participer aux visites sur site des organisations bénéficiaires actuelles et potentielles, si nécessaire.
• Suivre et suivre les demandes, assurer le suivi auprès des organisations et envoyer les réponses et la correspondance.
Gestion des bases de données et des dossiers
• Gérer la base de données Salesforce de la Fondation, notamment la saisie des données, la mise à jour des fiches de contacts et des dossiers de subventions, ainsi que la génération de rapports à usage interne.
• Assurer l'exactitude et l'intégrité de toutes les données relatives aux subventions, aux parties prenantes et aux programmes de la Fondation.
Qualifications
• Formation postsecondaire pertinente
• 3 à 5 ans d'expérience en soutien administratif et en coordination
• Une expérience auprès de fondations philanthropiques, d'organismes de bienfaisance et/ou d'universités est un atout, mais n'est pas indispensable.
• Une excellente connaissance du français et de l'anglais est requise pour ce poste (à l'écrit comme à l'oral).
• Expérience avérée en gestion de bureau, en soutien à la direction ou en coordination administrative.
• Maîtrise approfondie de la suite MS Office, notamment Outlook, Word et Excel.
• Une expérience de l'utilisation de bases de données, notamment de Salesforce, est un atout majeur.
• Maîtrise des logiciels de comptabilité.
• Excellentes compétences interpersonnelles.
• Souci du détail.
• Compétences en comptabilité et en budgétisation.
• Capacité à respecter les délais et à exécuter les tâches dans les délais.
• Capacité à travailler de manière autonome au sein d'une petite équipe, à être proactif et débrouillard.
• Sens de l'initiative et esprit d'équipe.
• Intégrité, discrétion et confidentialité irréprochables.
Sommaire
Ce poste vous intéresse ?
Envoyez-nous un courriel en tout temps à dorine.sportouch@randstad.ca .
Si vous connaissez des gens intéressés par des postes en soutien administratif, n’hésitez pas à leur fournir nos coordonnées. Il nous fera plaisir de les aider!
Pour obtenir plus d’informations sur ce poste et tous les autres postes présentement disponibles, rendez-vous au www.randstad.ca.
Nous attendons votre CV avec impatience!
Tous les cv reçus seront examinés à part égal.
Seul les candidat(e)s sélectionné(es) seront contacté(e)s
Randstad Canada, 525, avenue Viger Ouest, bureau 501, Montréal, Québec H2Z 0B3
Randstad Canada s'engage à favoriser une main-d'œuvre représentative de toutes les populations du Canada. Nous nous engageons en conséquence à développer et à mettre en œuvre des stratégies pour promouvoir l'équité, la diversité et l'inclusion dans toutes nos sphères d'activité en examinant nos politiques, pratiques et systèmes internes tout au long du cycle de vie de notre main-d'œuvre, y compris au niveau du recrutement, de la rétention et de l'avancement pour tout individu. En plus de notre profond engagement sur le respect des principes des droits de la personne, nous nous engageons à prendre toute mesure positive pour influer sur les changements à mettre en place en vue de garantir la participation de tout individu dans le monde du travail et ce, sans obstacle, systémique ou autre, en particulier pour les groupes en quête d'équité généralement sous-représentés dans la main-d'œuvre au Canada, y compris les personnes qui s'identifient comme femmes ou personnes non-binaires/non conformes au genre, les Peuples et communautés autochtones, les personnes en situation de handicap (visible ou invisible), les personnes faisant partie des minorités visibles, les personnes racisées et des communautés LGBTQ2+.
Randstad Canada s'engage à créer et à maintenir un milieu de travail inclusif et accessible pour toutes les personnes candidates et employés en soutenant leurs besoins d'accessibilité et d'accommodation tout au long du cycle de vie de l'emploi. Nous demandons à toutes les personnes demandeuses d'emploi de bien vouloir identifier leurs besoins en matière d'accommodation en envoyant un courriel à accessibilite@randstad.ca pour s'assurer de leur capacité à participer pleinement au processus d'entrevue.
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