20 emplois trouvés pour Adjoint Administratif

présentation des missions d'adjoint administratif

En qualité d'adjoint administratif, vous remplissez des missions variées dans le domaine de l'accueil et du secrétariat. Vous êtes notamment chargé du classement, de la saisie informatique, du tri du courrier et du standard téléphonique. D'autre part, vous assurez la réception du public, la gestion des agendas ou l'organisation de réunions. Vous travaillez dans le secteur privé ou public.

le cadre de travail à un poste d'adjoint administratif

Votre travail d'adjointe administrative s'exerce principalement dans un bureau ou au sein d'un espace de réception. Vous répondez au téléphone et prenez en charge les visiteurs de l'entreprise ou du service où vous travaillez, ce qui implique généralement une présence tout au long des heures d'ouverture.

Cependant, grâce aux moyens de communication actuels, une bonne partie de vos tâches peuvent être effectuées à distance : standard téléphonique, correspondance, saisie informatique… Ceci explique le nombre croissant de postes d'adjoint administratif proposés en télétravail. Cette possibilité vous offre une grande liberté d'organisation.

Certaines compagnies offrent aussi des postes d'adjoints de bureau partagés entre travail en présentiel et à distance.

comment s’organise un emploi du temps d'adjoint administratif?

Votre emploi du temps et votre charge de travail dépendent grandement de ceux de vos chefs de service. Le travail à temps complet correspond souvent aux horaires de bureau, soit environ de 9 heures à 17 heures du lundi au vendredi.

Néanmoins, vos tâches d'adjoint administratif impliquent parfois d'effectuer des heures supplémentaires en soirée ou en fin de semaine. Cette contrainte reste ponctuelle et assujettie aux besoins des cadres avec lesquels vous travaillez.

Votre emploi du temps habituel dépend aussi du type de tâches qui vous sont demandées. Si vos missions d'adjointe administrative incluent une partie de comptabilité, par exemple, vous travaillerez davantage en fin de mois et en fin d'exercice.

Enfin, vous pouvez exercer votre profession d'adjoint administratif à temps partiel. Les horaires sont alors à envisager selon les besoins de l'entreprise.

quels avantages et inconvénients y a-t-il à être adjoint administratif?

En travaillant comme adjointe administrative, vous disposez de nombreux avantages :

• Il s'agit de l'une des professions de bureau les plus demandées au Canada, ce qui vous assure une offre de postes variée et étoffée
• En développant des compétences spécifiques, vous attirez les recruteurs et vous pouvez vous rendre indispensable au service qui vous emploie
• La numérisation des échanges et le développement des réunions en visioconférence vous permettent de travailler à domicile, au moins une partie du temps, si vous le souhaitez
• Le travail en équipe et la diversité de vos missions vous mettent à l'abri de la monotonie et vous fournissent de nouveaux défis professionnels
• Vous avez généralement accès à des avantages sociaux

Du côté des inconvénients, la profession d'adjoint administratif présente certaines contraintes que vous avez intérêt à garder en tête :

• Vous êtes tenu d'être flexible et réactif tout en étant disponible lorsque vos supérieurs ont besoin de vos services
• Vous avez intérêt à développer une grande polyvalence, afin de répondre aux nombreuses missions que l'on vous confie
• Vous êtes parfois confronté à un manque de reconnaissance

En restant conscient des exigences et des opportunités du poste d'adjoint administratif, vous saurez vite vous rendre indispensable tout en vous épanouissant à votre poste.

exemples de questions d'entrevue pour un recrutement comme adjoint administratif

Pour accéder à un emploi d'adjointe administrative, la procédure est similaire à toute recherche de poste.

Une fois que vous avez attiré l'attention d'un recruteur, il vous reste à transformer l'essai en passant l'entrevue. Outre les questions généralistes, préparez-vous à répondre à des interrogations ciblées. Le recruteur peut par exemple vous demander :

• Résumez-moi votre expérience d'adjointe administrative
• Quelles compétences spécifiques pouvez-vous mettre au service de l'entreprise (comptabilité, ressources humaines, environnement numérique…)?
• Décrivez-moi comment vous avez pris en charge l'organisation d'une réunion
• Quelles procédures mettez-vous en œuvre pour vérifier l'absence d'erreurs dans les documents produits?
• Quels systèmes maîtrisez-vous pour le stockage et la transmission des informations?
• Avez-vous déjà travaillé pour plusieurs chefs de service en même temps? Si oui, comment avez-vous concilié et hiérarchisé les priorités de chacun?
• Donnez-moi un exemple de situation où vous avez dépassé les attentes de vos responsables et fourni un travail d'organisation exceptionnel

Gardez à l'esprit que les compétences administratives à elles seules ne suffisent pas à vous différencier des autres candidats. Ce que les recruteurs attendent, ce sont des exemples concrets de vos réalisations et de ce que vous pouvez apporter au service.

D'autre part, selon le secteur dans lequel vous postulez, la maîtrise des notions et des logiciels spécifiques à celui-ci est un plus. Un recruteur peut notamment vous demander si vous avez déjà utilisé un logiciel de comptabilité ou une plate-forme de visioconférence.

Des aptitudes au management sont également utiles, dans la mesure où vous aurez parfois à superviser d'autres personnels de bureau.

préparer son cv et sa lettre de présentation pour être recruté comme adjoint administratif

Naturellement, votre CV d'adjointe administrative comporte les mentions générales habituelles. Cependant, il doit surtout mettre en avant de façon claire et immédiate vos dispositions, votre formation et vos expériences dans le domaine administratif.

Commencer votre CV par un résumé permet au recruteur - qui lit souvent rapidement par manque de temps - de cibler directement  l'essentiel. Par exemple, vous pouvez initier votre présentation par un texte du type : « Adjoint administratif titulaire d'un DEP en secrétariat, complété par un diplôme en administration des affaires. Réelles compétences en communication, excellentes capacités d'organisation et de priorisation. Maîtrise d'un logiciel de comptabilité et des outils de visioconférence. »

Votre CV d'adjoint administratif de bureau doit compiler votre cursus de formation, les différents postes que vous avez occupés ainsi que vos compétences et connaissances particulières. Attention cependant : il ne s'agit pas d'énumérer une suite d'informations, mais bien de mettre l'accent sur vos expériences. Vous étiez chargé de gérer la planification de plusieurs salles de conférence? Vous avez formé des stagiaires qui ont ensuite intégré l'entreprise? Vous avez permis à votre service de réaliser des économies substantielles et vérifiables? Voilà le genre d'informations qui intéresse les recruteurs.

N'hésitez pas à présenter en détail vos précédents secteurs d'emploi, en insistant sur vos missions précises (mettre en place des méthodes administratives efficaces, organiser les voyages d'affaires du service, etc.). Ceci permet à votre futur employeur de se faire une idée fiable de vos qualifications et de vos atouts pour le poste administratif convoité.

Votre CV d'adjointe administrative doit aussi mettre en lumière ce qui vous distingue, dans un domaine où la polyvalence est de mise. Si vous possédez des compétences en ressources humaines, que vous maîtrisez un logiciel médical ou que vous parlez couramment le chinois, ces points doivent être soulignés.

Si vous briguez un emploi d'adjoint administratif en télétravail, mettez en évidence vos qualités en termes d'autonomie, de maîtrise des outils de communication à distance, etc.

Pour créer un CV original et attractif, n'hésitez pas à consulter les conseils de Randstad.

possibilités d’évolution comme adjoint administratif

En tant qu'adjoint administratif, vos perspectives d'emploi et d'évolution de carrière sont proportionnelles à votre capacité à vous former et à diversifier vos talents. En d'autres termes, ne vous contentez pas de maîtriser une suite logicielle de bureau. Cherchez au contraire ce qui peut attirer les recruteurs : compétences numériques, connaissances en marketing, techniques de communication…

Les perspectives d'emploi d'adjoint administratif de bureau sont globalement stables au Canada et même bonnes au Nouveau-Brunswick.

Après quelques années en poste et en suivant éventuellement une formation complémentaire, vous pourrez accéder à de plus hautes responsabilités, voire à un poste de gestionnaire ou d'adjoint à la direction.

Enfin, si vous souhaitez changer de secteur d'activité, rien ne vous empêche de vous former pour exercer en tant que secrétaire juridique ou médicale, par exemple.

les types de postes d'adjoint administratif

Les emplois d'adjoint administratif demandent des compétences généralistes, mais sont aussi différents que les compagnies ou les services qui y ont recours. Imaginez : vous commencez votre carrière en tant que commis de bureau, puis vous montez en grade et devenez adjoint administratif. Au bout de quelques années, vous décidez de vous tourner vers un poste plus spécifique :

• adjoint administratif juridique : vous exercez vos talents auprès d'un cabinet d'avocats, d'un office notarial ou encore d'une instance gouvernementale
• adjoint administratif médical : vous travaillez au sein d'un centre hospitalier, d'une clinique ou d'un cabinet de médecins, pour lesquels vous prenez en charge les tâches de secrétariat, d'accueil et d'organisation
• adjoint de direction : vous accomplissez les mêmes tâches qu'un adjoint administratif, à ceci près que vous êtes véritablement le bras droit de votre supérieur.

Les emplois du soutien administratif ne se limitent pas à des missions de secrétariat, mais tendent à impliquer des aptitudes multiples et une expertise dans un ou plusieurs domaines. La comptabilité fait partie des spécialisations les plus demandées au Québec pour les adjoints administratifs, tous niveaux de postes confondus.

découvrez nos offres d’emploi les plus récentes pour les postes d'adjoint administratif

informations clés sur le salaire moyen pour un poste d'adjoint administratif

Le salaire d'une adjointe administrative se situe aux environs de 45 000 $ par an. La plus basse rémunération est de 36 000 $, tandis que les salaires les plus attractifs atteignent 60 000 $.

Différents facteurs ont un impact sur le salaire d'un adjoint administratif de bureau, notamment l'ancienneté, les diplômes ou les compétences complémentaires. Le secteur géographique, en revanche, n'a que peu d'influence sur le niveau de rémunération.

salaire moyen pour un poste d'adjoint administratif au canada

• annuel : 47 085 $
• mensuel : 3 924 $
• hebdomadaire : 902 $
• horaire : 22,56 $

Ces chiffres s'entendent pour un poste d'adjoint administratif à temps plein, soit 40 heures par semaine.

Parmi les régions du Canada où les salaires des adjoints administratifs sont les plus élevés se trouvent :

• Le Nunavut
• Les Territoires du Nord-Ouest
• Le Territoire du Yukon
• L'Alberta
• Certaines régions de l'Ontario (Kingston-Pembroke, Ottawa)
• L'Outaouais

Les perspectives salariales diffèrent grandement pour un adjoint junior et senior. À titre d'exemple, vous démarrez votre parcours en tant qu'adjointe administrative bilingue à Québec avec un salaire horaire de 40,20 $. Vous pouvez ensuite atteindre 43 à 48 $ au bout de 3 ans et jusqu'à 52,20 $ après 5 ans d'activité.

découvrez nos offres d’emploi les plus récentes pour les postes d'adjoint administratif

quelles sont les tâches et responsabilités associées à un poste d'adjoint administratif?

Votre poste d'adjoint administratif implique de nombreuses missions, notamment :

• La saisie et la vérification de toutes sortes de documents (courriers, factures, comptes-rendus…) à partir de notes ou de fichiers audio (enregistrement sur dictaphone)
• L'accueil et le renseignement des personnes (par voie téléphonique ou électronique), ainsi que l'orientation des visiteurs au sein de la compagnie ou du service qui vous emploie
• La réception et la diffusion des informations internes, externes et entre les différents services de votre entreprise
• La planification de réunions, conférences, rendez-vous…
• L'organisation de rencontres, séminaires, colloques…
• L'élaboration de rapports et de statistiques contribuant à améliorer le rendement de l'entreprise ou du service
• L'élaboration et le suivi d'un système de classement des données performant
• L'organisation complète des déplacements professionnels (réservations, itinéraires, locations…)
• L'encadrement et la formation de stagiaires ou d'employés subalternes
• La gestion des fournitures administratives

En résumé, vous êtes amené à jongler avec de multiples tâches, sans vous laisser déborder ni rien oublier. Vos superviseurs s'appuient sur vous en toute confiance et vous donnent, au fil du temps, des responsabilités accrues.

quels employeurs proposent des postes d'adjoint administratif?

L'une des particularités du poste d'adjoint administratif est qu'il s'exerce dans de très nombreux secteurs. Votre employeur peut être :

• Une compagnie privée, de la PME aux grands groupes
• Un organisme à but non lucratif (association, fondation…)
• Une société d'État
• Un établissement public (santé, enseignement, transports urbains…)
• Une municipalité
• Une agence de consultants…

En fonction de vos goûts, de vos aptitudes et des opportunités qui s'offrent à vous, choisissez d'intégrer une entreprise de communication, une industrie, une administration, une structure médicale… L'avantage des postes d'adjointe administrative est que vous pouvez aisément changer de branche, moyennant un effort de formation et une réelle motivation.

découvrez nos offres d’emploi les plus récentes pour les postes d'adjoint administratif

savoir-faire et compétences pour être adjoint administratif

Votre emploi d'adjointe administrative est polyvalent, c'est-à-dire qu'il exige des aptitudes multiples. Parmi les compétences incontournables pour réussir dans cette profession, citons :

• Une communication écrite et orale irréprochable, souvent à la fois en français et en anglais
• Des connaissances approfondies en technologies numériques et applications de bureautique
• La capacité de planifier et hiérarchiser des tâches multiples
• Une bonne gestion du stress
• Des compétences hors pair en termes d'organisation et de résolution de problèmes
• Une réelle aptitude au travail en équipe

Mais vos qualifications ne s'arrêtent pas là! Votre emploi d'adjoint administratif requiert également des qualités personnelles, par exemple :

• L'efficacité et la réactivité
• La discrétion
• Le sens de l'adaptation
• Le souci du détail et la qualité du travail

Plus vous développez vos compétences d'adjoint administratif - savoir, savoir-faire et savoir-être - plus vous avez de chances de trouver des débouchés passionnants et adaptés à vos envies.

formation et diplômes pour le métier d'adjoint administratif

Pour exercer la profession d'adjoint administratif, mieux vaut généralement justifier d'un diplôme d'études secondaires. Un diplôme d'études professionnelles en secrétariat ou un double DEP (secrétariat et comptabilité) vous permettent déjà d'accéder à un poste.

En complément, certains organismes ou compagnies exigent un programme collégial supplémentaire, comme une attestation d'études collégiales (AEC) en soutien administratif bilingue, en techniques de bureautique ou encore en bureautique, comptabilité et coordination bilingue.

Vous avez aussi la possibilité de compléter votre formation initiale par une attestation de spécialisation professionnelle (ASP en secrétariat médical ou juridique, par exemple).

Notez que certains recruteurs privilégient une première expérience d'un ou deux ans dans le travail de bureau, plutôt qu'un cursus de formation long.

découvrez nos offres d’emploi les plus récentes pour les postes d'adjoint administratif