présentation des missions de chef de bureau

Gérer, organiser, conseiller : ces trois mots vous parlent? Si vous possédez ces compétences, un poste de chef de bureau n'attend plus que vous pour améliorer et optimiser le fonctionnement interne d'une société ou d'un établissement public.
Parce que vos missions peuvent être très variées, exercer la profession de chef de bureau est un gage de découvertes multidisciplinaires, d'évolution professionnelle et d'épanouissement personnel.

le cadre de travail à un poste de chef de bureau

Vos alliés indispensables pour bien effectuer vos tâches quotidiennes de chef de bureau ne vous quitteront plus : un ordinateur et un téléphone, essentiels pour communiquer avec les employés et les clients à tout moment ou effectuer des vérifications au niveau logistique et budgétaire.

La présence physique d'un chef de bureau est toujours préférable pour bâtir des liens de communication spontanés et des relations professionnelles efficaces. Il est cependant parfois possible d'exercer la profession de chef de bureau en télétravail. Une seule obligation : être entièrement disponible durant les horaires de travail qui vous sont imposés, et avoir de bonnes connaissances en techniques numériques.

Visioconférences, réunions virtuelles à distance, contacts réguliers par courriel ou par téléphone : avoir une organisation et une disponibilité sans failles vous permet de diriger vos équipes de façon optimale, et surtout de garder le contact avec vos collègues ou tous les correspondants de la compagnie pour laquelle vous travaillez.

comment s’organise un emploi du temps de chef de bureau?

Le traditionnel 9 à 5 est couramment la plage horaire proposée à un chef de bureau. Cependant, exercer cette profession implique d'être flexible afin de s'assurer que les tâches et les délais impartis pour un projet sont bien effectués et respectés. Si vous êtes généralement sous la responsabilité d'un chef de service, vous devez néanmoins vous tenir prêt pour aider le personnel lors de circonstances particulières et selon les pics d'activité de la compagnie.

La profession de chef de bureau devient de plus en plus multitâche. Votre employeur peut par exemple vous demander :

• D'assurer le suivi d'un événement nocturne
• De superviser une livraison un samedi
• De prévoir à la dernière minute une commande de fournitures
• Pour un chef de bureau, la vigilance est de mise, mais elle est surtout très stimulante!

quels avantages et inconvénients y a-t-il à être chef de bureau?

Travailler en tant que chef de bureau présente de nombreux atouts :

• Vous apprenez à gérer l'organisation d'un établissement de manière logique et performante, pour améliorer le fonctionnement interne
• Vous effectuez des tâches administratives variées, comme la surveillance de la comptabilité, la commande de matériel et de fournitures de bureau ou la logistique générale de la compagnie
• Vous développez votre sens du contact humain grâce à des procédures appropriées aux besoins de l'établissement, comme l'organisation de réunions et de formations, l'intégration de nouveaux employés ou l'accueil de clients
• Vous devenez un véritable dirigeant qui améliore ou met en place une politique administrative adéquate et cohérente, qui contribue à la bonne marche et à l'essor d'une société
• Vous perfectionnez vos connaissances dans le domaine informatique en utilisant chaque jour les systèmes de communication numérique
• Vous favorisez l'épanouissement professionnel des employés en les conseillant et en les encourageant, tout en étant à leur écoute dès le moindre problème que vous constatez… ou qui vous est confié

Un chef de bureau est donc un dirigeant à tous les niveaux. Vous décidez de vous lancer dans cette voie? Ce poste demande parfois de réaliser des tâches difficiles comme par exemple :

• Régler rapidement des problèmes imprévisibles à tous les niveaux : tâches de travail mal accomplies, difficultés d'organisation ou conflits entre employés
• S'adapter à des horaires ou à des jours de travail variables, selon les besoins de l'établissement : vous pouvez être sollicité un soir ou en fin de semaine pour soutenir les employés d'une entreprise… et vérifier si le travail est bien effectué en temps et en heure
• Être réactif et performant à tout moment afin d'établir des procédures urgentes, comme la mise en place de formalités prioritaires ou la prise en charge de la réparation d'équipements
• Savoir proposer le licenciement d'un employé lorsque son travail n'est pas satisfaisant

exemples de questions d'entrevue pour un recrutement comme chef de bureau

Vous y êtes : vous avez repéré un ou plusieurs postes vacants de chef de bureau qui ont particulièrement attiré votre attention. Très convaincant, votre CV a attiré l'attention d'un recruteur, qui a programmé une entrevue. Lors de celle-ci, vous serez certainement face à au moins deux personnes : le responsable de l'établissement et un membre du service des ressources humaines. Des sujets généralistes aux informations beaucoup plus spécifiques, les questions pour un chef de bureau peuvent par exemple être les suivantes :

• Les missions d'un chef de bureau sont parfois très variées; quels sont vos domaines de compétences précis, que ce soit au niveau numérique, logistique ou relationnel?
• Vous serez bientôt chef de bureau : combien de personnes vous sentez-vous capable de conseiller et de diriger?
• Vous constatez des conflits entre vos employés, que faites-vous?
• Vous avez déjà été chef de bureau; avez-vous connu une mauvaise expérience en matière d'organisation et avez-vous réussi à régler ce problème?
• Le responsable de l'établissement pour lequel vous travaillez vous demande d'apporter des innovations dans l'organisation générale de sa société, que proposez-vous?
• Vous êtes expressément sollicité par votre responsable pour assurer, à distance ou en présentiel, la gestion exceptionnelle des employés durant une fin de semaine, que répondez-vous?
• Une panne informatique survient et empêche toute l'équipe de travailler, que faites-vous?
• Pouvez-vous citer une ou deux normes de sécurité générales à respecter dans un établissement?
• Naviguez-vous régulièrement sur internet, quel moteur de recherche préférez-vous et pourquoi?
• Côté logiciels de bureautique, lesquels considérez-vous comme essentiels pour mener à bien vos missions?
• Microsoft Teams, Google Meet ou Mikogo, cela vous dit quelque chose?

Les recruteurs de chef de bureau recherchent un dirigeant compétent dans le domaine administratif et informatique, mais avant tout une personne humaine, compréhensive et motivante. N'hésitez pas à décrire toutes les professions où vous avez eu un contact avec le public, quel qu'il soit.

Cette entrevue est l'occasion de montrer que vous savez convaincre la personne que vous avez devant vous, comme vous saurez le faire face à votre future équipe!

Si vous avez déjà eu une ou plusieurs expériences en tant que dirigeant de bureau, citez quelques exemples de situations que vous avez connues, positives, mais aussi négatives! L'honnêteté est toujours un gage de confiance pour les employeurs, qui sont souvent très conscients des problèmes rencontrés par un chef de bureau. Parler de vos difficultés passées durant votre entrevue peut vous aider à avoir une bonne vision de la société dans laquelle vous travaillerez peut-être bientôt, et de donner lieu à un dialogue franc et ouvert.

Durant cette entrevue, n'hésitez pas à poser quelques questions à propos du développement de l'entreprise ou de la composition de l'équipe que vous aurez peut-être à diriger. Ceci prouvera votre intérêt à intégrer et à bien connaître la société, votre sens de la curiosité et votre esprit de communication : des qualités représentatives d'un bon chef de bureau!

préparer son cv et sa lettre de présentation pour être recruté comme chef de bureau

Un bon chef de bureau est généralement très à l'aise dans le domaine informatique et maîtrise plusieurs outils numériques. Avec sa présentation impeccable, votre CV parlera de lui-même pour éveiller l'attention d'un recruteur de chef de bureau. Prenez le temps de bien le soigner à tous les niveaux, afin de prouver que vous êtes un véritable expert dans le domaine de la mise en page, mais aussi de la rédaction.

Parce qu'un chef de bureau peut exercer sa profession au sein de nombreux secteurs, n'oubliez pas de focaliser votre CV et votre lettre de présentation sur le domaine concerné. Commerce, industrie, établissement administratif ou culturel… : ne soyez pas généraliste et montrez que vous portez beaucoup d'intérêt aux spécificités de l'établissement concerné.

Pour vous démarquer, indiquez toutes les expériences professionnelles que vous avez eues et qui ont un lien, même minime, avec le travail de chef de bureau, en listant les compétences concernées.

Si vous avez été employé dans un établissement recevant du public, mais que vous n'avez jamais été chef de bureau, mettez en avant les compétences que vous avez acquises : communication, compréhension, bienveillance, disponibilité…

Un chef de bureau peut aussi faire ses premiers pas dans cette profession en n'ayant jamais eu d'expérience dans ce secteur… mais à condition de posséder les acquis élémentaires et de les mettre en avant lors d'une entrevue! Vous êtes particulièrement connaisseur en informatique, vous avez une organisation quotidienne sans failles et vous aimez communiquer? Il ne vous reste qu'à tenter votre chance.

possibilités d’évolution comme chef de bureau

Après plusieurs années et si vous avez mis en évidence vos capacités pour être un chef de bureau accompli, de nombreuses opportunités d'évolution s'ouvrent à vous.

En présentiel ou en ligne, des formations supplémentaires vous permettent d'évoluer de manière progressive et enrichissante. Vous pouvez choisir de développer vos compétences en suivant une formation dans les domaines suivants :

• La gestion et l'économie des entreprises
• Le secrétariat et la comptabilité
• Le lancement d'une entreprise
• La gestion des ressources humaines

Choisissez plutôt un organisme de formation reconnu pour la qualité de ses prestations, qui vous aidera à progresser sûrement dans votre profession de chef de bureau afin de devenir par exemple :

• Directeur technique
• Directeur commercial
• Responsable ou président d'une entreprise
• Responsable des ressources humaines
• Vice-président d'une compagnie
• Responsable général d'une société

les types de postes de chef de bureau

Devenir chef ou directeur de bureau englobe beaucoup de spécialisations. Parce que les profils de chef de bureau proposés par les compagnies sont très diversifiés, vous pouvez croiser de nombreux intitulés de poste, comme :

• Responsable de bureau d'études : vous contrôlez l'activité d'une équipe et vous proposez des solutions innovantes pour améliorer la productivité d'une entreprise
• Responsable de commis de bureau ou responsable administratif : vous assistez avant tout les employés d'une entreprise en repérant les éventuels problèmes au niveau professionnel, mais aussi relationnel

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informations clés sur le salaire moyen pour un poste de chef de bureau

Les postes de chef de bureau sont très recherchés… et proposés! La rémunération varie naturellement selon le type d'établissement, les exigences imposées et vos compétences. Dans une société spécialisée, comme une compagnie de construction ou un cabinet de médecine, vous pouvez toucher un meilleur salaire.
La zone géographique a également un impact sur le salaire d'un chef de bureau.
Avec le temps et en prouvant vos compétences, votre employeur peut décider d'augmenter votre salaire… mais parfois en vous confiant des tâches supplémentaires, destinées à améliorer encore plus le fonctionnement de l'établissement.

salaire moyen pour un poste de chef de bureau au canada

• annuel : 63 000 $ 
• mensuel : 5 250 $ 
• hebdomadaire : 1 211 $ 
• horaire : 32 $ 

Parmi les régions du Canada où les salaires des chefs de bureau sont les plus élevés se trouvent :

• L'Alberta
• La Colombie-Britannique
• La province de l'Ontario

À Calgary, ville dynamique et très attractive, les chefs de bureau sont très recherchés et bien payés. Vous pouvez ainsi toucher un salaire annuel qui atteint un peu plus de 70 000 $. Vancouver et Toronto sont aussi des villes très prisées pour ce poste, avec une rémunération maximale presque équivalente, allant jusqu'à 69 000 $. La ville de Montréal se maintient dans la moyenne salariale, avec une rémunération qui peut monter jusqu'à 65 000 $.

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quelles sont les tâches et responsabilités associées à un poste de chef de bureau?

Être chef de bureau est une profession enrichissante, mais aussi multiforme! Selon les établissements et leurs besoins, vous serez amené à effectuer des tâches différentes :

• Superviser le travail quotidien des employés et surveiller le bon déroulement de leurs activités quotidiennes
• Veiller à la bonne intégration des nouveaux employés
• Accueillir le public ou les partenaires professionnels de la compagnie
• Proposer des méthodes adéquates et créatives pour améliorer le fonctionnement global de l'entreprise
• Organiser des réunions ou des rendez-vous avec le personnel
• Programmer et contrôler la maintenance ou la réparation des équipements informatiques
• Vérifier que la comptabilité est à jour, à tous les niveaux (bons de commande, livraisons, factures, paie…)
• Essayer de maintenir un environnement de travail paisible, gage d'une société efficace et vivante

quels employeurs proposent des postes de chef de bureau?

La profession de chef de bureau peut s'effectuer dans de nombreux secteurs. Petits ou grands, tous les établissements professionnels ont inévitablement besoin d'un chef de bureau lorsqu'ils souhaitent optimiser l'activité de leur société. Les types d'entreprises qui proposent ce poste sont donc innombrables. Ceci vous permet de découvrir différents cadres de travail et d'enrichir au fil du temps vos compétences, si vous décidez de naviguer régulièrement d'un poste à un autre.

Vous pouvez par exemple travailler au sein des établissements suivants :

• Un établissement institutionnel ou administratif (hôtel de ville, musée, commissariat, bibliothèque…)
• Un bureau de poste
• Un cabinet de santé (clinique médicale, dentiste…)
• Un entrepôt de marchandises ou de transport
• Une PME, jeune ou déjà implantée depuis des années, qui cherche à développer ou à rectifier son fonctionnement interne

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savoir-faire et compétences pour être chef de bureau

Que vous soyez un chef de bureau débutant ou déjà expérimenté, vous devez être polyvalent et prêt à accomplir les tâches variées qui vous seront confiées. Vous mettrez toutes les chances de votre côté en démontrant vos aptitudes et vos compétences grâce aux éléments suivants :

• Vous avez suivi une formation universitaire ou en ligne et vous possédez une certification dans le domaine de l'administration ou de la gestion
• Vous avez déjà géré une équipe en appliquant tous les critères qui favorisent le bon fonctionnement d'une équipe (dialogue, conseils, motivation…)
• Vos connaissances dans le domaine de l'informatique sont excellentes
• Vous savez analyser rapidement le fonctionnement d'un établissement
• Vous avez le souci du détail, qui fait toute la différence pour améliorer la gestion d'une compagnie
• Suivre des formations dans le domaine de l'administration ou du numérique fait partie de vos projets, afin de développer davantage vos compétences

formation et diplômes pour le métier de chef de bureau

Si le minimum requis pour devenir chef de bureau est un diplôme d'études secondaires, un candidat qui détient d'autres diplômes plus spécialisés, comme un certificat en affaires, en gestion ou en communication, a forcément plus de chances d'attirer l'attention d'un recruteur.

Vous avez brillamment suivi des études dans une école d'ingénieur, de direction ou de commerce? Ce parcours vous permettra de promouvoir sans peine votre candidature.
Dans tous les cas, n'oubliez pas qu'un recruteur peut aussi donner sa chance à un candidat qui n'a pas encore d'expérience dans ce milieu, si vous arrivez à le convaincre de votre aptitude à exercer cette profession et à démontrer votre motivation!

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