Nous recherchons un Spécialiste des opérations proactif, organisé et adaptable pour rejoindre notre équipe. Ce n'est pas un poste de cadre, mais il est essentiel et agit comme une personne à tout faire pour nos opérations canadiennes. Vous gérerez tout, de la gestion de bureau aux tâches de conformité, et vous deviendrez la personne-ressource pour tout ce qui concerne nos activités au Canada.
Nous recherchons une personne ayant une formation en administration, en conformité ou en ressources humaines, qui est douée pour résoudre les problèmes et sait utiliser les ressources pour trouver des réponses. Si vous êtes un excellent communicateur avec un grand souci du détail et une passion pour aider les autres, nous voulons vous entendre. Il s'agit d'une excellente occasion pour une personne qui veut s'approprier un nouveau domaine et évoluer au sein de l'entreprise.
Responsabilités
... - Responsable d'un groupe ou d'une région de bureaux.
- Aider au traitement des commandes de fournitures de bureau, d'articles promotionnels, de commandes d'équipement et de demandes de matériel marketing, au besoin, pour les ressources sur le terrain et le talent.
- Dépistage récurrent de drogues, examens de santé et vérifications des antécédents pour le talent (après l'embauche) conformément aux exigences contractuelles.
- Aider à la rédaction de lettres de vérification d'emploi.
- Aider occasionnellement lors d'audits clients et de processus internes – vérifier la conformité des antécédents (annuels, mensuels, etc.), et d'autres tâches de conformité au besoin.
- Aider aux demandes de voyage du talent au besoin, lorsque requis par le client.
- Gérer la commande de tout équipement pour le talent au Canada tel que requis par le client (ordinateurs portables, identifiants et logins, autres équipements informatiques).
- Peut gérer un peu de traitement des comptes fournisseurs.
- Fournir une couverture et un soutien aux autres spécialistes des opérations de l'équipe et former l'équipe sur diverses tâches.
- Fournir un soutien général sur place (badges, configuration de laissez-passer de stationnement, soutien occasionnel pour des événements, organisation de bureau, commandes de fournitures, et plus encore au besoin).
- Fournir un soutien pour les réunions et événements locaux et sur place des dirigeants, au besoin.
Éducation
Expérience
Compétences requises
- Bilinguisme en anglais et en français, requis.
- Maîtrise de la suite Google (Gmail, Google Drive, Sheets, Docs) ainsi que de MS Word et d'Excel (niveau intermédiaire). Toute connaissance de l'IA Gemini est un atout.
- Professionnalisme lors des réunions vidéo (Google Meet).
- Solides compétences en communication verbale et écrite et capacité à communiquer de manière professionnelle avec les dirigeants.
- Grand souci du détail.
- Excellentes compétences interpersonnelles et organisationnelles.
- Intérêt pour la conformité et les mandats et règlements locaux en matière d'emploi.
- Capacité à établir des priorités et à effectuer plusieurs tâches dans un environnement en évolution rapide.
- Solide capacité de rédaction - peut se tenir à jour sur la rédaction de guides de processus et d'autres documents.
- Capacité à fixer des objectifs et à respecter les échéances.
- Fait preuve de solides compétences en gestion du temps et sait quand et comment faire remonter les problèmes.
- Capacité à assurer un suivi continu des tâches importantes et à maintenir une communication transparente avec l'équipe au besoin.
- Capacité à développer et à maintenir des relations avec les principaux partenaires commerciaux en bâtissant une crédibilité et une confiance personnelles.
- Maintient des relations de travail courtoises, professionnelles et efficaces avec les employés à tous les niveaux de l'organisation.
- Maîtrise des situations difficiles et des problèmes de relations humaines avec professionnalisme et respect.
- Capacité à maintenir la confidentialité des documents, de l'organisation, etc.
- Engagement et respect des valeurs fondamentales de l'entreprise.
- Est ouvert à recevoir des commentaires.
- Agit avec un sens de l'urgence.
- Fait preuve d'une attitude professionnelle et attentionnée et de compétences d'écoute de qualité.
Pourquoi Randstad Digital?
- Il s'agit d'un poste hybride avec un minimum de 50% de temps en bureau. Plus de jours peuvent être requis en fonction des besoins de l'entreprise.
- Compte de dépenses de bien-être et un programme de remboursement d'équipements ergonomiques pour équiper votre bureau à domicile.
- Randstad a été nommée l'un des meilleurs milieux de travail au Canada par Great Places to Work pendant plus de 10 années consécutives, et l'un des meilleurs milieux de travail pour les femmes.
- 3 semaines (15 jours) de vacances payées pendant les 12 premiers mois, plus des journées de soins supplémentaires et des jours fériés d'entreprise.
- Travaillez dans une atmosphère dynamique, où chaque jour est différent et les défis sont variés.
- La chance de progresser au sein d'une organisation authentique, solidaire et en pleine croissance.
- Un style de leadership collaboratif et participatif
Notre organisation est présente à travers le Canada ainsi que dans 38 pays.
Comme illustré dans la description des tâches, il implique notamment de communiquer, oralement et par écrit, avec les autres équipes de Randstad situées partout au Canada et avec nos clients et partenaires internationaux. En effet, les clients et les partenaires internationaux représentent la majeure partie de nos activités. À la suite d'une évaluation, nous avons déterminé que les tâches liées au poste de Spécialiste des opérations nécessitent la connaissance de l’anglais en plus du français (à l’oral et à l’écrit). Nous avons également déterminé que la connaissance de l’anglais déjà exigée des autres employés ne permet pas l’exécution des tâches nécessitant la connaissance de l’anglais liées au poste deSpécialiste des opérations. Cependant Randstad restreint le plus possible le nombre de postes pour lesquels elle exige la connaissance d’une autre langue pour assurer l’accomplissement efficace de sa mission.
-------------English-----------------
Looking for a proactive, organized, and adaptable Operations Specialist to join our team. This isn't a senior role, but it's a vital one, serving as a jack-of-all-trades for our Canadian operations. You'll handle everything from office management to compliance tasks, and you'll become the go-to person for all things related to our business in Canada.
We're looking for someone with an administrative, compliance, or HR background who is great at solving problems and knows how to use resources to find answers. If you are a great communicator with strong attention to detail and a passion for helping others, we want to hear from you. This is an excellent opportunity for someone who wants to take ownership of a new area and grow with the company.
Responsabilites:
- Responsible for a group/region of offices
- Assist in the processing of office supply orders, promotional items, equipment orders, and marketing material requests as needed by the field and talent
- Recurring contractually required drug, health and background screening for talent (post-hire)
- Assist with employment verification letters
- Occasionally assist in client audits and internal processes – audit recurring (annual, monthly, etc) background screens for compliance, auditing for talent completion of any mandated employee trainings, and other compliance as requested.
- Assist with talent travel requests as needed, when contractually required by the client.
- Handle the ordering of any equipment for talent in Canada as required by the client (laptops, credentials and logins, other computer equipment)
- May handle some AP processing
- Provide coverage and back up to other Operations Specialists on the team and cross train tasks throughout the team
- Provide general onsite office support (badging, parking pass set up, occasional event support, office organization, supply orders, and more as needed)
- Provide support for local and onsite Executive Leadership meetings and events as requested Other operations support as needed.
Education:
- Associates Degree or higher preferred
Experience
- 3 -5+ year’s related experience or the equivalent combination of education and experience required
Skills required:
- Bilingual in English and French required
- Must be proficient with Google Suite (Gmail, Google Drive, Sheets, Docs) as well as MS Word, Intermediate Excel. Any level of knowledge with Gemini AI is a plus.
- Maintains professionalism on video meetings (Google Meet)
- Strong verbal & written communication skills and can communicate professionally with executives
- Strong attention to detail
- Demonstrate excellent interpersonal and organizational skills
- Has an interest in compliance and local employment mandates and regulations
- Ability to prioritize and multi-task in a fast paced, changing environment
- Has a strong writing ability - can keep up to date with writing process guides and other documentation
- Ability to set goals and meet deadlines
- Exhibits strong time management skills and knows when and how to escalate issues
- Ability to maintain continuous follow up on important tasks and keep communication transparent with team when needed
- Ability to develop and maintain relationships with key business partners by building personal credibility and trust
- Maintains courteous, professional and effective working relationships with employees at all levels of the organization
- Proficient in handling difficult situations and human relations issues with professionalism and respect
- Ability to maintain confidentiality of documents, organization, etc.
- Commitment and adherence to Firm Core Values
- Openly receives feedback
- Acts with a sense of urgency
- Exhibit professional and considerate demeanor and quality listening skills
Why Randstad Digital?
- This is a hybrid position with 50% in-office minimum. More days may be required based on business needs.
- Wellness spending account and an ergonomic reimbursement program to equip your home office
- Randstad has been named one of Canada's Best Workplaces by Great Places to Work for more than 10 consecutive years, and one of the Best Workplaces for Women
- 3 weeks (15 days) of paid vacation during the first 12 months, plus additional care days and corporate holidays
- Work in a dynamic atmosphere, where every day is different and the challenges are varied
- The chance to progress within an authentic, supportive and growing organization
- A collaborative and participative leadership style
