Nous évoluons rapidement vers une société sans papier. La technologie a non seulement révolutionné notre façon de faire des affaires, mais également nos comportements et les relations que nous entretenons avec les gens. En raison de ces changements, avons-nous sacrifié l'art de la communication au profit de la vitesse?

Les gens de moins de 30 ans utilisent-ils encore le stylo? Pour quelle raison le feraient-ils lorsque les commissions scolaires de niveau primaire ont décidé de retirer l'écriture cursive du programme, au grand dam des parents?

On comprend que les aptitudes pour la saisie au clavier et l'envoi de textos soient bien plus pertinentes et utiles dans le monde actuel. Dieu seul sait quelles répercussions les textos auront sur l'évolution de nos deux pouces! Il existe cependant des compétences insoupçonnées qui peuvent sembler inutiles et désuètes jusqu'à ce qu'elles deviennent nécessaires.

est-ce que l'écriture est encore nécessaire?

Nous disons que oui! La rédaction est une aptitude laborieuse qui nous force à penser, à nous arrêter, à formuler des énoncés et des phrases de manière cohérente. Le processus d'examen minutieux, de révision et de vérification de l'orthographe et de la grammaire demande du temps. Ce sont là des qualités que nous avons un peu oubliées dans notre empressement à transmettre notre message. C'est bien si vous partagez une photo de votre repas sur Instagram, mais cela devient un problème lorsque vous faites des affaires et devez vous comporter de façon mature et professionnelle.

Une révolution ne commence pas par une description de ce qui a changé. Les technologies innovatrices continuent d'influencer tous les aspects de nos vies. Notre façon de faire des affaires, d'organiser nos vies, d'entretenir des rapports avec les gens et d'interagir entre nous diffère totalement de ce qu'elle était il y a une dizaine d'années.

Les normes d'échanges ont aussi changé. Même si nous communiquons à la vitesse de l'éclair, nos communications ne sont pas nécessairement de meilleure qualité. Le courriel est l'exemple parfait d'une technologie perturbatrice à laquelle nous devons nous ajuster. Alors que les modèles d'affaires ne cessent d'évoluer, de plus en plus d'entrepreneurs utilisent des lieux de travail indépendants et virtuels.

Nous voulons que nos communications par courriel créent des résultats. Dans bien des cas, le courriel représente votre premier contact avec un client ou un employeur éventuel. Comme le dit le dicton, vous n'avez qu'une chance de faire une première bonne impression. Que révèle votre courriel à votre sujet? Est-il intelligent, mature, bref et correct sur le plan grammatical et sans la moindre faute d'orthographe? Votre objet est-il clair et révélateur ou se retrouvera-t-il à la poubelle? Votre adresse courriel est-elle professionnelle, reflète-t-elle votre nom et celui de votre organisation ou est-elle plutôt le reflet de l'époque de vos études alors que vous étiez toujours en train de faire la fête?

Voici quelques aspects sur lesquels vous devez réfléchir afin de communiquer de manière plus efficace par courriel.

1. rien ne vaut un français impeccable

Ne vous fiez pas au vérificateur d'orthographe ou au correcteur automatique. Facebook déborde d'échanges où le correcteur automatique est venu bouleverser le sens. C'est amusant, mais également gênant. Cela vient miner votre crédibilité en tant que professionnel. Procurez-vous un dictionnaire (on en vend encore en format papier!) ou trouvez-en un en ligne.

Évitez également les phrases aux structures complexes et le langage trop sophistiqué. Vous voulez que les gens comprennent facilement votre message (d'un coup d'œil sur leur téléphone intelligent), en particulier dans le monde des affaires moderne où les communications sont fréquentes entre les pays, les fuseaux horaires, les cultures, les sexes, les générations et les niveaux de gestion au sein de votre organisation.

2. employez des salutations professionnelles

En utilisant des mots, comme « salut », vous attirerez probablement leur attention, mais sûrement pas de la façon dont vous espériez. Dans la mesure du possible, utilisez le nom du destinataire précédé d'un simple « Bonjour ». Si vous faites parvenir un courriel à un collègue que vous connaissez bien et avec lequel vous entretenez une bonne relation, vous pouvez assurément utiliser une approche plus informelle. Cependant, soyez conscient de la différence entre les deux contextes.

De même, réservez les abréviations, les émojis, les smileys, les GIFs et les autres détails personnalisés pour les destinataires que vous connaissez bien. Vous n'avez aucune raison de les utiliser dans les courriels à caractère professionnel.

3. sélectionnez bien vos destinataires

La plupart des gens reçoivent tellement de courriels qu'ils vous seront reconnaissants si vous ne leur renvoyez pas une réponse superflue. De plus, certains contenus n'ont pas été conçus pour être partagés. Rappelez-vous qu'une fois envoyés, vous ne pouvez plus les récupérer. Il n'existe aucune façon de supprimer un courriel après qu'il ait atterri dans la boîte de réception d'un autre.

4. inscrivez le nom du destinataire à la fin

Si vous avez déjà vécu un moment « oh non! » après avoir cliqué sur « Envoyer » mais avant d'avoir bien vérifié le contenu de votre courriel, vous savez pourquoi. Relisez attentivement votre courriel et, je vous le répète, ne vous fiez pas au vérificateur orthographique. Lorsque vous inscrivez l'adresse de courriel du destinataire souhaité, assurez-vous qu'il s'agit de la bonne personne. Il arrive, dans notre hâte, que nous acheminions le courriel à la mauvaise personne. Si cela ne vous gêne pas, vous aurez tout de même l'air d'avoir bâclé votre travail!

5. choisissez vos messages

Le courriel peut ne pas être la manière la plus efficace de transmettre des instructions et des procédures longues et complexes ou la solution à un problème. Vous aurez plus de facilité à le faire par téléphone ou sur FaceTime. Les courriels deviennent souvent interminables et il est plus difficile de s'y retrouver que dans une conversation active.

6. rappelez-vous que tout le monde est différent

Personne n'interprète un message de la même façon. C'est particulièrement le cas sur nos lieux de travail diversifiés où les différences culturelles et générationnelles peuvent donner lieu à des quiproquos, en particulier avec les courriels, qui empêchent de voir les expressions faciales et le langage corporel. Pour cette raison, soyez prudent quand vous employez un jargon ou si vous utilisez un ton humoristique.

Assurez-vous que vos communications par courriel sont à la fois professionnelles et directes. Un dernier conseil : n'envoyez aucun message que vous seriez incapable d'exprimer en personne à son destinataire. La technologie évolue à un rythme effréné, mais elle est encore incapable de nous protéger de nous-mêmes.

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